財務外包

財務外包在西方發達國家發展較快的一種財務管理模式，美國是最早進行財務外包服務的國家。主要是將整個財務管理活動根據企業的需要分解成若干模塊，如總賬核算、往來賬款管理、工資管理、固定資產管理、系統報表、納税申報等模塊，將這些模塊中企業不擅長管理或不具有比較優勢 的部分外包給那些在該方面居於行業領先水準的專業機構處理，如將財務資金管理外包給銀行等金融機構管理、 將應收帳款外包給收帳公司去管理等。隨着經濟全球化的到來和互聯網技術的高速發展。財務外包領域開始不斷的拓展，不僅限於交易管理，還包括了財務分析、風險管理等，逐漸成為了增加企業活力的方式和進行業務轉變的戰略武器。

傳統財務外包主要是將整個財務 管理活動根據企業的需要分解成若干模塊，如總帳核算、往來帳款管理、工資核算、固定資產管理 、報表系統、納税申報等模塊， 將這些模塊中企業不擅長管理或不具有比較優勢的部分外 包給那些在該方面居於行業領先水準的專業機構處理 。如將財務資金管理外包給銀行等金融機構管理、將應收帳 款外包給收帳公司去管理等。

現代網絡財務外包是利用提供財務應用服務的網絡公司（如ASP，即應用服務提供商）搭建的網絡財務應用平台，通過合同或協議的形式，企業將全部或部分財務系統業務外包給服 務商，由服務商通過互聯網上的專營網站替代企業執行財務操作流程及財 務信息的生產職能，而分析、決策的職能仍由本單位高層財務管理人員執 行，同時服務商保證財務信息質量並給予必要的諮詢和指導的一種財務外 包方式。現代網絡財務外包是網絡技術普及後傳統財務外包發展的高級形 式，各項外包財務職能通過網絡技術平台形成有機的邏輯聯繫，這種方式 還可以實現整體財務職能的外包，而且效率極高。

傳統財務外包主要是將整個財務管理活動根據企業的需要分解成若干模塊，如總帳核算、往來帳款管理、工資核算、固定資產管理、報表系統、納税申報等模塊，將這些模塊中企業不擅長管理或不具有比較優勢的部分外包給那些在該方面居於行業領先水準的專業機構處理。如將財務資金管理外包給銀行等金融機構管理、將應收帳款外包給收帳公司去管理等。

現代網絡財務外包是利用提供財務應用服務的網絡公司（如ASP，即應用服務提供商）搭建的網絡財務應用平台，通過合同或協議的形式，企業將全部或部分財務系統業務外包給服務商，由服務商通過互聯網上的專營網站替代企業執行財務操作流程及財務信息的生產職能，而分析、決策的職能仍由本單位高層財務管理人員執行，同時服務商保證財務信息質量並給予必要的諮詢和指導的一種財務外包方式。現代網絡財務外包是網絡技術普及後傳統財務外包發展的高級形式，各項外包財務職能通過網絡技術平台形成有機的邏輯聯繫，這種方式還可以實現整體財務職能的外包，而且效率極高。

這樣可以很好地解決員工工資保密性問題。所有的信息都在服務商那裏，企業內部員工無法打聽。員工的工資外包是國外最受歡迎的財務外包形式，在美國有五分之一的企業把員工的工資、福利待遇等外包。

國內企業在税務方面對政府依賴性強， 國內的税務制度十分複雜，合規性要求很高，一旦違規將支付很高的成本。企業難以在內部找到足夠精通税務的員工，所以國內企業税務外包機會很多。國外企業在進行經濟交易之前，都以税務優先，需要諮詢税務顧問，還經常請税務顧問對公司財務進行健康檢查以降低成本。

中國的企業在經營管理過程中需要受到許多主管部門或市場監管部門的監督，監督的主要形式是對財務報告進行審查，而且公司還要將財務報告提供給各種類型的利益關係人。財務報告是否滿足各主體的要求，是否符合會計制度和準則的規定，對企業的發展至關重要。因此，企業可以選擇專業服務機構來編制財務報告。

差旅費和招待費外包

對於企業而言，差旅費和招待費不是小問題，往往佔了費用的相當大比例。而且，這兩種費用的控制比較複雜和繁瑣，企業往往是鞭長莫及，是違規違紀多發地段。要想管理好，需要大量的專業人員和十分具體和詳細的制度。例如，什麼級別的員工出差住什麼標準的房間，乘坐什麼類別和級別的交通工具，什麼級別的員工有多大的招待費金額及授權等等。這些制度均需要詳細規定並定期監督檢查執行情況，給企業管理帶來很大的複雜性和內耗。因此，將差旅費和招待費外包給專業化的服務商，可以及時反饋費用支出信息，幫助企業監控費用預算執行情況，外部監管部門也比較能夠認可支出的合法合規性。而且，這些服務商往往與酒店和交通部門採取業務協作的方式，還可以取得較好地價格折扣，降低差旅費和招待費支出。

應收帳款對企業特別是商業流通性企業的財務管理十分重要，如果因管理不善而出現大量拖欠，會給公司造成資金緊張、壞帳損失等不良後果，嚴重的甚至會撼動公司的財務基礎。應收帳款核算、分析及管理需要耗費大量的時間和人力，而且需要的專業化管理能力較高。所以，應收帳款外包可以解決公司自身管理能力不足的問題，提高資金運轉效率，具有較大的市場前景。

由此可見，企業不僅可以將工資、報告、應收帳款等外包，還可以委託外部專業公司設置財務制度和納税諮詢、編制工程預算決算和單位審計任務等等。財務外包的內容可以是一個部門，也可以是一項業務，甚至是一項具體的財務職能。

在決定把應收賬款、薪酬管理或其他財務方面的業務外包出去之前，先仔細地考慮一下，從長遠的角度來説，這樣做的效果是否比在企業內部自己處理更好。企業可以參考以下的指導原則：

只有當出現迫切的理由時，企業才應該考慮進行業務外包。而且，企業必須能夠確定，從長期來講，將這些業務外包的效果要比自行處理更好。

在選擇外包合作伙伴的時候，企業應該重點尋找的服務商，必須是那些對其業務有所瞭解，並且能夠提供適當水平的服務的公司。和其他規模相近、情況類似，並且曾經和外包服務商打過交道的企業進行交流，會是一個幫助你掌握情況的好辦法。雖然節省成本是進行外包的一個主要目的，但是如果採用價低者得的方式則不會有什麼好的收效。這樣做通常會使企業陷入被拖欠付款的境地，因為服務商的成本使得它們的服務無法及時跟進。

管理者一旦確定了要外包的業務類型和具體內容，下一步就是擬訂一份合同或服務協議，具體闡明合作關係中雙方的責任和義務，以及用於評估這一關係的相關指標。對大多數企業來説，最困難的就是如何在把成本進行具體細分和制定令人頭痛的績效評估標準之間取得平衡。要找到一個平衡點，企業必須找出績效的5個最主要的動因，並且為每個動因制定5項評估指標。這些指標不能是主觀的，而且不能被任意解釋。它們必須能夠被清楚地量化，而且具有客觀性，比如説完成一項交易所需要的時間，或者是交易成本。

一旦指標被確立，在外包合作關係開始之前，企業就應該給每項指標制定相應的績效標杆，也可以使用最佳實踐的數據作為提高績效的指引。

在整個的外包過程中，最大的挑戰可能就是如何在保持業務的正常運作不受過多影響的前提下，使這個外包業務能夠順利過渡。要做到這一點，企業就必須考慮專門為此設立一個項目辦公室，由首席財務官或其他有着重大影響力的企業成員發起並主導這一過程。

決定能否順利過渡的另外一個環節是溝通和人員管理的問題。讓企業裏的每個人都知道你在做什麼，為什麼要這麼做，外包的合作伙伴是誰，以及這個決定會起到什麼樣的效果。這些對於確立起員工對這一過程和外包決策的信心和鼓舞士氣是非常重要的，同樣，它們對於爭取員工在過渡時期和建立良好外包合作關係上的配合也是很重要的。如果有人會因此丟了飯碗（或者認為會因此而丟飯碗），那麼企業可能就要提供額外的獎金來留住核心人員。

財務外包是企業解決自身財務問題的捷徑，但是它並不能讓企業所有的財務問題都得到解決。事實上，財務外包只能減輕企業的一部分工作量，而不是全部。管理人員要擺脱那種認為業務外包意味着某項工作不重要，把財務外包看作是“問題外包”，放棄責任的看法，應該認識到財務外包是一種充分利用外部資源、發展企業核心業務的重要手段。要使財務外包行之有效，企業要善於利用外面的特殊人才和能力，這是最能產生價值的因素。

因此，必須從戰略的角度看待財務外包，將企業資源集中在效率高、效益好、柔性強、有發展前途的財務業務中；最大限度的利用外包商在專業技能上的長處。同時還要注意自身財務人員的培養。企業將簡單的財務業務外包出去，目的就是將自己有限的財務人員用於財務分析及戰略的制定上來，所以財務外包之後，對財務人員的培養仍然必不可少。只有這樣才能從根本上提高本企業的財務管理水平，更好地為企業決策服務。

確定財務外包的邊界就是確定哪些業務可以外包，哪些業務必須自己來做。任何一個企業不論規模大小實力強弱，都擁有其核心技術和優勢資源。任何產品和服務的生產都牽涉到一系列的活動， 核心職能業務需要其他非核心業務的支持。如果擬外包的職能對其核心競爭能力、核心控制力起着舉足輕重的作用，構成長期戰略的一部分，就不宜為了短期目標實施外包策略。 也就是説，決定是否外包的時候，不能過分強調短期效益。

因此，企業在實施財務外包策略時，要充分考慮其自身的財務管理能力和可能涉及到的商業機密及潛在的風險，合理確定財務外包邊界，權衡利弊輕重，將財務中的弱勢資源外包出去，同時保證外包策略的實施不會損害其它部門的利益或影響企業的戰略規劃。

選擇外包商

由於外包會導致對外部供應商或服務提供商某種程度上的依賴，並考慮到高昂的轉移成本和財務信息泄漏的風險，因此，確定好將要外包的部門或職能後 ，最重要的就是選擇合適的合作伙伴。選擇合作伙伴時，最應考慮的問題就是戰略伙伴的業務能力、發展戰略與經營理念，因為雙方不是簡單的買賣關係，而是一個利益共同體。企業應對外包商進行充分評估，選擇那些真正與企業的業務有一定關聯，並有足夠的能力且願意解決本企業困難的外包商作為長期外包合作伙伴。

企業在選擇外包服務提供公司時應客觀考慮以下幾個因素：首先，質量承諾能否滿足企業預期要求、是否有能力解決企業的問題等是挑選外包商的首要因素。其次，價格是企業應考慮的另一個因素。企業進行財務外包的一個重要原因是降低成本，在選擇外包商時，當其他條件相差無幾時應該選擇要價最低的外包商。再次，外包服務的專業程度，服務過的企業越多，財務管理時間越長，財務管理經驗越豐富，市場地位及市場成熟度越高的外包商越值得信賴。

中國的信譽體系還是比較脆弱，只能靠制度來培育信用，財務外包的最大目的是降低成本、遵從法規、行業整合、降低環境複雜性和接觸新技術和管理門户。如果受信用危機的打擊，公司的成本必然加大，外包就沒有任何意義。所以企業在實施財務外包之前，要制定好詳細的合約。與外包商簽定的合約中不僅要包括外包的具體業務、價格、期限、雙方的責任和義務等問題，還要根據財務外包的特殊性，就某些特殊問題進行詳細説明。

首先，企業與外包商必須在合約中明確財務的收益分配和風險承擔原則。即選擇合適的外包方式，通過與外包商進行充分協商，在外包商的獨立程度與企業的控制能力之間建立有利於雙方的制衡機制，明確收益分配標準和責任歸屬，權利與義務，使風險和收益得到理想的平衡。其次，由於財務部門涉及眾多的商業機密，所以簽訂合約時必須在充分了解提供外包的公司為保守商業秘密而採取的措施、處理相關業務人員的職業道德和外包公司內部制定的防範制度的基礎上，就財務信息的保密措施簽訂詳細的條款。既要提高效率，又要避免商業秘密的泄漏是財務外包決策的原則。同時還要注意外包的應只是公司財務中相對基礎的部分和薄弱的管理部分。最後，合約中應當考慮可能發生的變化並商定一個處理這些變化的程序。這樣才能保證財務外包的健康進行。

對於國內大多數實施財務外包的企業來説，由於企業與外包商之間的財務信息和單證傳遞的頻率較低（基本上一個月兩三次），所以多用人工或信件傳遞的方式。但在路途遙遠、信息傳遞量大而頻繁的情況下，人工傳遞就顯得效率低下。因此，在信息技術快速普及和廣泛應用的今天，企業實行財務外包策略，必須以網絡信息技術為依託。在網絡環境下，企業要保證財務外包策略的有效實施，除了更新經營管理理念，使之與時俱進外，還必須更新和升級配套的硬件設備，完善企業內聯網，並充分利用企業外聯網、國際互聯網等信息高速流通渠道。同時，還要提高企業內部財務人員處理信息的技術能力和水平，利用網絡平台和信息技術，對財務外包實行全天候監控，並做出及時反應。真正實現企業同外包商的對接。

企業通過財務外包的方法來擺脱財務管理失控的局面，獲得較高品質的專業服務，可以説已經得到了廣泛的認可。但是，企業很可能會因為長期依賴外部條件，形成永久性弱視，從而喪失自身財務在計劃制定和決策支持方面的能力。隨着企業的發展壯大，業務量達到一定程度時，企業要有意識地擺脱對財務外包的過分依賴。在外部諮詢力量的幫助下，建立健全自己的財務組織和財務流程，否則將難以適應物流、應收賬款和現金流管理日益增長的壓力。只有這樣才能讓財務外包真正成為公司進一步發展的戰略資源。

據IBM的全球財務總監(CFO)調查顯示：信息化、外包和共享服務是現代企業三種最有效削減成本的途徑。隨着現代財務管理的規範化和電算化的發展，企業必須購買相應的財務軟硬件設備，而這些設備設施的購買成本非常昂貴。

財務外包後，首先，企業不需要為完成一些財務職能而購建相應的軟硬件設備，這樣可以減少一次性資本支出，節省軟件調試費用。

其次，財務外包使企業避免系統運行所需的日常維護成本和系統的升級成本，不會被財務軟件和硬件系統的日常維護工作困擾，從而真正將資源投放在提高企業管理水平及發展企業自身的核心競爭力上來。而且，財務外包可根據實際使用外包服務的情況逐期發生運營費用，均衡了企業的運營費用。

財務外包將企業業務繁雜、價值含量小的環節或者企業並不擅長的環節進行外包，可以削減開支，而且能通過外包商獲得的規模效應從而享受極低的外包成本。

最後，財務外包降低了人工成本。企業財務外包避免了維護財務管理應用系統僱傭的IT人員和從事外包環節的財務人員的成本，尤其是IT人員，其成本往往高於企業整體人員的成本水平。不僅如此，財務外包還可以減少大量的附加成本，包括休假、福利、加班費等。從國外企業外包的實踐來看，外包能夠大幅降低企業成本。

財務中的某些流程外包，必然會給管理者節省一些時間，管理者可以利用這些時間去關注企業的主營業務，提高管理質量。而且，財務外包打破了財務管理的空間、時間界限，實現財務工作的在線辦公，大大提高了工作效率，準確及時的財務信息可以使企業決策更加科學，更為迅速地應對市場的變化。

財務外包屬於一種商業手段，目標是要實現內外部最優資源的整合，提升企業競爭力。隨着市場經濟的發展，在追求價值最大化的驅動下，企業間的競爭也日益增強，促使企業努力提高各方面的比較優勢，以便在競爭中獲勝。作為一個企業，資金、人員等方面的資源具有一定的限制，提高管理不可能面面俱到，主輔不分。這就使企業不得不將有限的精力專注於自己的核心領域，集中發展和管理核心部門，突出主營業務優勢，佔據更大的市場份額。財務外包一方面可以突出企業的主業，另一方面可以借用外部機構的專業優勢來實現和挖掘外包流程的增值潛力。

財務外包服務商的性質和使命決定了它一般是市場上同類業務的領先者，具有先進的管理理念和技術手段。財務外包不僅使企業獲得高質量的服務效果，而且可以使企業的相關人員接觸該行業的先進財務管理方法，這對企業人員是一種最直接的培訓和技術轉移。而且外包服務商還可以給企業提供先進的技術幫助，幫助企業改善管理水平。如工資發放業務，美國的普華永道事務所就會給公司提供比較深入的計劃，在不影響員工士氣的情況下，安排福利的標準、人員的調撥以及幫助員工迅速適應當地環境等。通過他們的服務，企業借鑑並採用了一些先進的管理方式，受益匪淺。

財務外包不僅能夠降低成本，而且有利於人事管理。由於財務部門的特殊性，許多崗位不能兼職，只能分設，如出納不能兼會計檔案管理工作等；財務部門為了防範風險，還需定期進行崗位輪換或強制休假；財務軟件運行和維護也需要一定數量的IT人員。因此，一般企業的財務部門人員較多。人員越多，人際關係越複雜，越不利於人事管理。外包後，不僅可以減少大量的相關業務人員；而且也避免了由於員工的工作情緒、傷病事假而引起的人員更換帶來的工作不連貫，消除了人事經理甚至總經理為管理這些人員花費的時間和精力，他們可以利用這些時間更好地協調、管理現有的人力資源管理工作。

擬外包的管理業務是否涉及長期戰略

任何產品和服務的生產都牽涉到一系列的活動，核心職能業務需要其他非核心業務的支持。如果擬外包的職能對核心競爭能力、核心控制力起着舉足輕重的作用，構成長期戰略的一部分，就不宜為了短期目標實施外包策略。也就是説，決定是否外包的時候，不能過分強調短期效益。管理職能外包決策時必須明確一個問題，即公司由此可以得到的收益以及潛在的風險。如果企業把諸如信用管理作為企業的一種核心能力和利潤增長點來打造，那麼就不能草率地開展外包。換言之，我們不能把管理外包決策簡單地、完全地歸集為控制成本問題，實際上，戰略、成本、服務質量、風險控制和企業制度、溝通環境等因素都必須考慮全面。

由於外包會導致對外部供應商或服務提供商某種程度上的依賴，因此，確定好將要外包的部門或職能後，最重要的就是選擇合適的合作伙伴。選擇合作伙伴時最重要應考慮的問題就是戰略伙伴的業務能力、發展戰略與經營理念，因為雙方不是簡單的買賣關係，而是一個利益共同體。NOL的案例中，NOL在合約履行前，已經估計八年內總共能夠節省約2600萬美元的成本，而埃森哲同樣能在未來八年中獲得金額不菲的穩定收入。“外包”將合作雙方的長處結合在一起，打造雙贏藍圖。另外值得一提的是，埃森哲為履行此合約專門在上海建立一個客户服務中心，通過全球互聯網進行離岸交易來從事管理服務工作。這種動作也是忠誠合作的標誌之一。

涉及到眾多的商業秘密是財務部門的一大特色，也是限制財務部門外包的最主要的因素之一。從業務計劃和經營戰略到定價策略和客户關係，無一不屬於商業秘密。客户資源及其信息是公司重要的無形資產。所以，將財務職能外包之前，首先要了解外包公司為保守商業秘密而採取的措施，這涉及到外包公司處理相關業務人員的職業道德和外包公司內部制定的防範制度。既要提高效率，也要避免商業秘密的泄漏是管理業務外包的決策原則。為避免商業機密外泄，外包的應只是公司財務會計管理中相對基礎的部分和薄弱的管理部分。

財務與會計部門是一個綜合性的部門，其他各部門的工作都需要財務會計部門頻繁的信息支持。一旦將財會部門外包出去，很可能面臨決策制訂過程失去控制，缺乏有效的溝通渠道的局面。企業在與外包伙伴打交道時，應能始終保持與客户、供應商之間良好的關係。雙方在利益共享的基礎上，要制定可行的服務條款、風險控制要求、資金回籠指標、費用節約指標和利益分配機制，在此基礎上建立一體化的運作體系，並不斷改進雙方合作的深度與廣度，持續提升在外包狀態下的財會管理水平。

1.與潛在客户溝通，瞭解客户合作意向。

2.為了更周到地為客户提供良好的服務，深入瞭解客户公司以下內容：公司成立的時間、所屬行業、營業收入狀況、主要流轉税為增值税的，是增值税一般納税人還是小規模納税人，或營業税的納税人。企業所得税是查賬徵收還是核定徵收。公司是外資、中外合資、內資等。公司的員工人數。

3.報價。根據第二條瞭解客户情況後，結合公司的服務定價政策，初步向客户提供報價。

4.登記客户意向表。

5.跟蹤客户至少3次，並與客户達成或上門作進一步溝通計劃。

1.與客户達成合作意向後，就客户提出的服務開始日期、服務期限、服務內容、服務價格等初步協議轉交客户。

2.若與客户達成一致意見，則簽訂服務協議，否則將服務條款修改後直到客户滿意後簽訂最終協議。

1.財務顧問與客户相關人員初步確定第一次服務前的工作準備。服務前的準備工作具體內容如下：

（1）確定客户專職或兼職出納人員。

（2）財務顧問指導出納建立內部管理用現金與銀行存款日記賬。

（3）指導客户日常資金暫支單和費用報銷單等單據的填制和辦理工作。

（4）要求客户提供：營業執照與税務登記證複印件，税務局批准的税種及税率表複印件。

（5）要求客户提供客户單位所屬税務局地址、税務專管員姓名及聯繫方式。

（6）客户出納人員每月25日將費用報銷單、暫支單、發票、銀行往來收據、工資及社保金明細表、原材料、半成品、產成品、庫存商品等出入庫單、購銷發票、經濟合同等資料快遞鋭卓公司指定的財務顧問。

2.做賬。每月25日至30日財務顧問整理發票並及時做賬。做賬過程中，對不確定的問題如發票等資料短缺或內容不清楚的問題及時與客户方溝通。

3.報税。每月1號至10號填制税務報表資料並指導客户出納劃轉税款。

4.需到客户税務局國、地税報税的，由財務顧問或客户出納上門報税。實行網上申報的，進行網上申報。

5.財務顧問將税單、財務報表、納税申報表、記賬憑證等資料快遞給客户公司。

6.財務顧問就税務局提出的問題及最新財税政策及時反饋給客户。