檔案管理

檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑑定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由於現代檔案管理工作已成為複雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實體管理分收集、整理、鑑定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻彙編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閲覽、複製、諮詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨着檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，並有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。例如價值鑑定工作有時與收集、整理工作結合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑑定。

檔案管理的對象是檔案,服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決於檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。二者處在從不適應到適應的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發展。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨立系統到獨立系統、由簡單管理到複雜管理、由經驗管理到科學管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統到開放系統而發展的。

檔案管理就其基本性質和主要作用來説，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務，是檔案管理工作區別於其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編着等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發展。在階級社會中，檔案管理工作體現一定的階級關係和階級利益，為一定的統治階級所掌握，為一定階級的經濟、政治和文化服務，這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現。由於檔案的內容關係到國家的政治利益和經濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數檔案則要在規定期滿後才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質。

進行檔案管理工作，要遵循集中統一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便於利用的原則。集中統一指國家全部檔案要由國家設立的各級各類檔案保管機構分別集中保存,並制定統一的法規進行管理。維護完整有兩方面的含義：一是從數量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；一是從質量上要保持檔案的有機聯繫，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，儘量延長檔案的壽命；一是保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。便於利用是全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標準。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

檔案管理系統是整個國家文獻信息系統的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中佔有重要地位，成為社會信息系統的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。

檔案與工齡：

◆很多大學畢業生找到工作後，沒有及時辦理參加工作手續，工作幾年後仍然是學生身份，從而影響了自己的轉正定級，也影響到工齡和退休金的計算。 ^[1] 

檔案與福利：

◆畢業生在個人辦理養老保險、繼續深造(如出國、考研)、考公務員等事關個人切身利益的問題時，都要用到檔案。

檔案與因公出國政審：

◆因公出國政審也必定要依據人事檔案進行政治審查，如果檔案材料不全，政審機構就會拒絕審查。

補辦檔案與原始材料：

◆雖然有的單位可以補辦新檔案，但以前的經歷、工資、職稱等歷史原始材料將不復存在，勢必造成一定損失。

國家對於畢業未就業的大學生的檔案，一般採取三種方法：

1把檔案轉至生源地，由所在地級市的人事局接收。

★ 適合對象：比較適合準備在生源地範圍內就業的畢業生和暫時不想就業的畢業生。

★ 優點：在生源地就業後辦理手續簡單方便。

★ 缺點：兩年內如離開生源地就業，需重新辦理改派手續。

2把檔案留在學校。2002 年國家下發文件，允許畢業時尚未落實單位的畢業生户口、檔案留校兩年。待落實工作單位後，將户籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案和户口遷回生源地，學校不再為其發放就業報到證。

★ 適合對象：適合有就業願望但尚未就業的畢業生。

★ 優點：學校誠信度較高，代為保管户口關係和檔案不收取額外費用。

★ 缺點：畢業生檔案留校只是延長了擇業期，與學校沒有人事隸屬關係，涉及人事關係的證明都不能出具。

3把檔案轉至就業代理或人才交流中心。

★ 適合對象：比較適合創業、靈活就業的畢業生。

★ 優點：易於畢業生解決一些實際問題。

★ 缺點：由於畢業生與指導中心交流相對少，容易造成信息不暢。

1把檔案轉至有人事管理權的單位。

Tips 1: 在沒有搞清楚用人單位是否具有人事主管權之前，不要把檔案轉入這個單位，應該把檔案轉遞到這個單位所在地的人才交流中心去。個別沒有檔案管理權的單位會把學生的檔案弄丟了或是扣住不放。

Tips 2: 要詢問清楚用人單位的性質。國家機關、國有事業單位、國有企業，他們或他們的主管單位是有人事管理權的，可以接收檔案。其它各類非公企事業單位、各類民營機構是無人事管理權的，要通過人才交流中心來接收學生，學生的檔案要放到人才中心去。

2把檔案轉至單位所在地的人才服務中心。 如果接收你的單位不具備檔案管理權，那麼你的檔案就應該“落户”於單位所在地的人才服務中心。這種方式通常需要收取一定費用，一般每年一百二。

Tips 1: 人才服務機構是什麼性質的機構？在編制上，它屬於事業單位，在運行上，則實行企業化管理。但實際上，它履行着部分行政職能，提供的“服務”具有明顯的行政屬性。這種“半官半商”、“亦官亦商”，在“官”與“商”之中左右逢源，模稜兩可。不少地方人才中心的負責人堅持：“補齊代管費用及相關手續後，再提供人事服務”。

Tips 2: 檔案的轉遞是有規定程序的，在離開學校之前最好弄清楚你的檔案在什麼時間被轉到哪個地方去了。在現階段，主管學生分配的單位沒有統一，有人事局、人才交流中心、教育局、專門的分配辦等，而且檔案轉進轉出比較麻煩，最好一步到位。

1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業錄用的具有本市城鎮户口的員工，其原始資料由本企業調入、保管。

2、凡本企業錄用的具有城鎮常住户口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿後，按本企業調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能在指定期限內完成調檔手續的，本人須向人資行政部提交詳細的書面説明材料，未經批准不調檔者或逾期未調檔者企業有權與期解除勞動合同。

3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑑別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。

4、查閲原始人事檔案管理規定：

⑴ 查閲員工原始人事檔案前必須填寫《查閲員工人事檔案申請單》，經主管領導審批後，由人資行政部統一辦理，其它任何部門無權查閲員工原始檔案。

⑵ 查閲員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統一保存或使用後統一銷燬。

⑶ 員工存檔卡由人資行政部負責統一保管，員工離職辦理完畢各種手續後，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續。

⑷ 非本企業人員查閲原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閲員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閲審批程序，人資行政部協調辦理。

⑸ 員工在本企業工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經主管領導審批後，由人資行政部辦理。

5、員工業績、培訓檔案：

員工業績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的複印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。

⑴ 人資行政部負責員工的培訓、業績檔案的整理歸檔及日常管理。

⑵ 員工培訓、業績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓、業績檔由人事文員管理。

⑶ 部門部長可以調閲本部門員工的培訓、業績檔案。

⑷ 員工培訓、業績檔案按國家有關檔案管理規定記入員工的人事檔案。

⑸ 員工離職後，員工的培訓、業績檔案由人資行政部留存作為備查。

社會現代化的發展，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化。其檔案管理在系統中，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那麼檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示着檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息。必須有一個精選的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性，真實性、有價值性，用户才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

1、社會的現代化發展管理軟件缺乏統一性。

檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，並且沒有一個既適用於文件檢索又可用於檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由於不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2、檔案管理基礎工作標準化規範化仍需改進。

檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規範化和標準化。但由於歷史原因，館藏檔案業務基礎差。案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅着眼於某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

3、檔案管理的技術標準，組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

4、檔案信息管理人員的素質有待提高。

實現檔案信息電子化。首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足於一般的計算機操作。許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理複合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。甚至有現代文盲現象。儘管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

報道稱，全國檔案收費每年或達數十億元。一時輿論譁然。

2014年8月13日消息，從2016年元旦起，全國都將取消檔案管理費，財政撥款解決檔案管理問題。 ^[2] 

根據人社部發【2014】90號，中共中央組織部、人力資源和社會保障部等五部門《關於進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》第七項完善流動人員人事檔案基本公共服務經費保障制度。自2016年1月1日起，取消收取人事關係及檔案保管費、查閲費、證明費、檔案轉遞費等明目費用。 ^[3]