檔案收集

檔案收集就是接收和徵集檔案的意思，檔案收集工作就是按照規定，通過例行的接收制度和專門的徵集方法，把分散在各機關、部門、個人手中和散失在社會上的檔案，集中到機關檔案室和國家檔案館進行科學管理的一項業務環節。

檔案收集工作在整個檔案管理中處於一種特殊地位，做好此項工作對整個檔案管理工作具有重要意義： ^[1] 

第一，檔案收集工作是檔案館、檔案室取得和積累檔案的一種手段，它為檔案工作提供了實際的物質對象，是檔案業務工作的起點。

第二，檔案收集工作是實現檔案集中統一管理的重要內容和一項重要的具體措施。

第三，檔案收集工作質量的高低，會直接影響到檔案業務工作的其它環節的工作質量。

第四，檔案收集工作是檔案部門與外界各方面發生聯繫的重要環節之一，這是一項政策性強、接觸面廣，工作要求較高的工作。

檔案館(室)取得和積累檔案及有關資料的一項工作，是檔案管理工作的重要環節。其手段主要有接收、徵集和寄存 3種形式。

按照法定的原則、程序和規定的制度移交和接收檔案，是檔案館和檔案室補充檔案資源的最基本形式。其基本內容包括兩個方面：①各級國家機關和各種社會組織的檔案室，按照規定接收本機關業務部門和文書處理部門辦理完畢移交歸檔的文件；②各級各類檔案館依據國家法律和有關規定接收現行機關和撤銷機關的檔案。接收的範圍和要求：①檔案室接收本機關工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案，包括科學技術檔案、會計檔案等各種專門檔案,錄音帶、錄像帶、照片等各種特殊載體的檔案；②各級檔案館接收本級各機關、團體及其所屬單位具有長遠保存價值的檔案，以及與檔案有關的資料。各個國家對於檔案館保管接收檔案的範圍不盡相同，有些國家的檔案館只接收具有永久保存價值的檔案，有的也接收定期保管的檔案。中國省以上檔案館接收具有永久保存價值的、在立檔單位保管已滿20年左右的檔案，省轄市(州、盟)和縣級檔案館接收永久和長期保管的、在立檔單位保管已滿10年左右的檔案;③檔案室和檔案館正常接收的檔案，要求齊全並按規定整理好，進館檔案應遵循全宗和全宗羣不可分散的原則,保持原有全宗的完整性及相關全宗的聯繫性。

徵集流散在各機關、各部門、個人與國外的有價值的各種歷史檔案和相關資料，是檔案館收集工作中必不可少的補充手段，分為非強制性的和強制性的兩種。一般採取在協商的基礎上，通過複製、交換、捐贈、有償轉讓等方式，將檔案集中到檔案館；在特殊情況下，集體和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或需保密的檔案，當其保管條件惡劣或者由於其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全時，國家可將其收購或徵購入館，也可代為保管。

寄存一般是通過協議的形式將檔案存放到檔案館。寄存檔案的單位或個人不失其所有權，並享有優先使用權以及能否准許其他人利用的決定權。已保存在博物館、圖書館、紀念館等單位的，同時也是檔案的文物或圖書資料等，一般由其自行管理。

一、檔案收集包括檔案的接收、徵集以及網絡數據採集等方式。 二、檔案材料收集範圍：凡是對全區各項事業發展有參考利用價值的各類原始材料都屬於檔案收集範圍。

三、任何個人都不得以任何理由拒絕向區檔案館歸檔移交有價值的檔案材料。

四、檔案材料收集應該形成定期送交制度和聯繫催要制度。

（一）定期送交制度。形成檔案材料的各職能部門，應在文件材材料辦理完畢的第二年，按照區檔案館所要求的歸檔時間、歸檔質量的要求，歸檔移交到區檔案館。

（二）聯繫催要制度。區檔案館工作人員應經常瞭解和掌握形成檔案材料的信息，及時向形成材料的部門催收應歸檔的材料。

五、收集材料的要求。

（一）收集進檔案室的材料必須是辦理完畢的原始材料（原件），要完整齊全、真實、文字清楚。

（二）不符合歸檔要求的檔案材料，檔案館將責成檔案材料形成的相關職能部門按要求完成。

1．載體紙張要求。歸檔材料統一使用A4（80G）規格的辦公用紙（專業特殊要求的除外）。

2．載體字跡要求。只能用炭素墨水、藍黑、黑色墨水書寫。禁止使用純藍、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書寫。

3．現代化設備形成的材料要求。禁止色帶打印、墨水打印材料歸檔；禁止傳真形成材料歸檔。

（三）材料必須齊全、完整。

1．各部門完成的當年工作職責應該有相應材料佐證。包括錄音、錄像、照片、幻燈片、圖片、表格及文字材料。

2．整件事情形成的成套材料必須配齊，保持文件材料之間的邏輯聯繫。