檔案統計

檔案統計調查的內容和形式，根據不同目的和作用，可分為兩大類：一是綜合性統計和臨時性調查統計。主要是各級檔案事業管理機構為了掌握全國或某一地區、某一部門的檔案工作基本情況而制定的統計制度，包括定期統計報表、專題普查、抽樣調查、重點調查和典型調查等多種方法。中國目前施行的有：①統計報表。如1987年國家檔案局制發、國家統計局批准施行的《檔案工作基本情況統計年報》，是全國統一的綜合性定期統計報表制度，具有法規性，並納入國民經濟和社會發展的統計指標體系。其主要統計指標有:中央國家機關、大型企業檔案部門、全國縣以上各級檔案事業管理機構和檔案館機構的設置和數量，現有專職人員的人數、年齡、文化程度、檔案專業程度、業務職稱，檔案專職教育情況，檔案事業經費，保存檔案的種類、數量和保管期限，檔案庫房建設與面積,檔案提供利用人次、調卷數量,整理編目,檔案資料編輯出版等，共200餘項統計指標。②全宗卡片。根據《檔案館工作通則》規定，全國各級檔案館均以全宗為單位，逐級向同級和上一級檔案事業管理機關填報館藏全宗卡片。內容有：全宗名稱及其起止年月，立檔單位的性質及主要職能，全宗初次入館日期，檔案數量 (包括統計日期、已整理編目的案卷數量、上架排列長度、未整理編目的數量) 等。並規定每年年終報送全宗內檔案成分和數量變化情況報道表。二是專項性情況和數量的登記，主要是檔案館(室)結合具體業務工作進行的各項原始記錄和統計台帳。它具有基礎統計和檢索工具的雙重性。通常的項目有：①卷內文件目錄和案卷目錄，②檔案收進、移出登記簿，③全宗名冊或全宗目錄，④全宗單，⑤檔案目錄登記簿，⑥檔案利用與效果登記簿等。原始登記是統計調查的基礎，各檔案館(室)的原始登記與各級檔案部門的統計工作相互結合，即形成檔案統計網絡。

檔案部門將統計調查得到的數字進行分組、整理、系統化，再根據不同需要把這些資料加以分析、對比，計算出各種統計指數，以瞭解檔案事業各方面發展的現狀、速度，預測發展趨勢，掌握髮展規律，實現對檔案事業的科學管理。