檔案目錄

檔案館(室)編制的，由眾多著錄條目組成並按一定次序編排的，揭示、報道與查找檔案的工具。是檔案檢索系統的重要組成部分。

檔案目錄按其加工文獻和處理信息的手段可分為手檢目錄和機檢目錄兩大類。手檢目錄是由人工製作，可直接查找檔案的檢索工具，常見的有卡片式和書本式兩種形式。卡片式目錄是把文件或案卷的內容和形式特徵記錄在卡片上，按一定規則組合排列而成，是一種離散式目錄載體；書本式目錄是將文件或案卷的內容和形式特徵著錄成條目，按一定規則組合排列並書寫或複印在空白書頁上，裝訂成冊，是一種聚合式目錄載體。機檢目錄是藉助於電子計算機等機械設備存儲目錄信息和查找檔案的檢索工具，一般有機讀和縮微兩種形式。機讀目錄是把記錄文件或案卷特徵的文字、圖形、數字和符號轉換成機器可以識別的代碼輸入計算機，以特定的格式存儲於計算機磁帶、磁鼓或磁盤上，檢索時經過特定的程序轉換成文字並編製成各種目錄,顯示在屏幕上,或直接打印成各種目錄；縮微目錄是將手檢目錄拍攝在縮微膠片上，檢索時藉助閲讀器將其放大，顯示在屏幕上。

在中國的檔案館(室)中仍以手檢目錄為主,其中常用的有案卷目錄、分類目錄、專題目錄、主題目錄、全宗文件目錄、人名目錄等。

即著錄案卷內容和成分並按一定次序編排的一覽表，也稱案卷名冊。其主要作用：①固定全宗內檔案分類體系和案卷排列順序；②登記和統計檔案的基本形式；③查找檔案最基本的檢索工具，併為編制其他檢索工具提供數據單元。

案卷目錄必須按全宗編制，一個全宗編一本或幾本。其類型基本有兩種：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，另一種是以全宗內各種門類的檔案編分冊目錄。分冊目錄一般以全宗內的類別為單位，或按保管期限、年度、階段、機密程度為單位分別編制。目錄類型的選擇和設置的數量，應考慮便於檔案的檢索和管理。案卷目錄的封面和格式如圖1。

以若干能表達案卷或文件中心內容的主題詞作為檢索標識,將檔案著錄成卡片條目,按主題詞的字順排列組織而成。主題詞是經過優選和規範化處理，能表達各種概念的詞或詞組。在中國,制定有統一的<中國檔案主題詞表>，可供製作目錄時選用。這種目錄具有專指性、集中性、直觀性、靈活性的優點，便於特性檢索，可以彌補因受分類體系、歸類標準等因素限制而造成的不便,其缺點是缺乏邏輯體系,系統性差；又由於每一條目往往標引若干個主題詞，手檢的主題卡片須為每一主題詞各制一卡，將同一形式的若干張卡片分別按不同主題詞排列，因而造成卡片數量龐大，不便於編制和管理。

打破全宗及其原有整理系統，按照檔案內容性質，採用等級體系的分類法組織而成，通常依據統一制定檢索分類大綱進行分類排列，如《中國檔案分類法》、《蘇聯國家檔案館分類卡片目錄中文件情報統一分類方案》等。這種目錄在揭示文件或案卷的內容和形式特徵方面，具有分類系統、問題集中的特點，是溝通利用者與貯存系統的基本媒介，是檔案館（室）起主導作用的檢索工具。編制方法：以文件級或案卷級為單位著錄成卡片條目，再按類別及分類號的順序分別集中和排列，形成大類、類、項、目、細目的層次分明的線性系統，其格式一般以《檔案著錄規則》的規定為準。

超越年度、全宗的界限，按照一定題目，將涉及同一專題的檔案著錄成卡片條目，集中組合而成。其針對性強，便於迅速查找專門需求的檔案材料。

編制程序大致為：選題、選材、制卡，按問題、部門、時間、地域或其他特徵設置類別體系，各類和類內再依照一定順序系統排列。

卡片格式可採用分類卡片格式，亦可自行設計本館（室）適用的格式。通常有如下兩種：①單一卡，即一個案卷或一份文件填一卡；②組合卡，即若干內容相近的案卷或文件組合填一卡。

以邏輯體系分類的形式，將一個全宗內各種文件的內容和形式特徵著錄成卡片條目，按內容反映的主題分類排列組織而成。它突破按年度和組織機構等全宗內檔案分類體系，便於從專業和專題的角度查找檔案，有較高的查全率和查準率。其著錄格式、填制方法和排列順序大致與分類卡片目錄相同，如將其條目編上順序號，印製成簿冊即為全宗文件目錄。

將檔案中涉及到的人名情況著錄成卡片條目，集中排列而成。它向利用者提供姓名及其有關信息的線索。有兩種：簡單的只著錄人名(包括別名、曾用名)和材料出處的檔號;詳細的包括人物生平簡況、檔案內容提要和材料出處的檔號、備考等。條目排列順序,中國人名一般按姓氏筆劃或漢語拼音字母等順序，外國人名一般按姓的外文字母順序，並在不同筆劃或字母的人名卡片間放上突出的指引卡片。 ^[1]