文件中心

文件中心最早誕生於第二次世界大戰時期的美國。當時美國一些軍事機關把利用率較低的非現行文件移出辦公室單獨保存，逐漸形成一種獨立的機構，稱為文件中心。戰後各政府機關因檔案文件大量增加,機關本身無法容納,紛紛要求向國家檔案館移交,而國家檔案館亦無法容納。為解決這個矛盾，聯邦政府1952年決定在全國劃分檔案區，建立了14個聯邦文件中心，其中兩個是全國性的、12個是地區性的(見美國檔案事業)。此後歐洲一些國家也成立了類似的機構，名稱不一。如英國的海斯中間檔案館、法國的楓丹白露現代檔案城、蘇聯的聯合機關檔案館和跨機關檔案館等。在美國，除聯邦文件中心外，還有本機關的、州的、甚至以贏利為目的的商業性文件中心。

建立文件中心的理論根據是文件生命過程三階段論：現行階段，也叫文書處理階段，由文件形成單位自行保存；半現行階段，也叫休眠階段，由文件中心保存；非現行階段，即銷燬或永久保存階段，按規定的保管期限由各機關自行銷燬或移交檔案館永久保存。

文件中心所保管的文件屬原形成單位所有，保持原來的順序和標記，只供原形成單位使用，其他單位未徵得原形成單位同意不得利用。文件一旦從文件中心移交到檔案館，就成為公共財產，可在解密後向公眾開放。

建立文件中心可使政府機關或私人企業的辦公室擺脱大量非現行文件的沉重負擔，提高工作效率，降低文件保管費用，並保證有永久保存價值的文件得到妥善保護和最終移交檔案館。但也有少數檔案工作者不贊成，認為有了文件中心會拖延對文件的鑑定和向檔案館的移交，不利於檔案利用。