美國檔案事業

建國前的13個殖民地雖屬同一宗主國,在政治和行政管理方面有一定聯繫，但卻是各自為政的獨立實體，各擁有自己的文件、檔案機構。1783年獨立戰爭結束後，13個殖民地組成邦聯政府。按同年的《美英和約》規定，凡屬任何一州和公民所有的、而在戰爭中落入英軍手中的一切檔案，應立即歸還給它們所屬的原主。有的州就得到了殖民初期的一些檔案史料。1787年美利堅合眾國成立，實行中央與地方分權治理的聯邦制。聯邦政府各機關的檔案、各州政府的檔案、公私企事業的檔案均由其擁有者自行管理。全國沒有統一的檔案業務指導中心，也沒有聯邦政府的檔案機構。各州的檔案機構建設多是在歷史協會支持下開展的，發展極不平衡，缺少全社會性的有意識、有組織的管理。

聯邦政府各機關的檔案在1800年定都華盛頓前存留數量不多,定都後數量雖顯著增多,但因各機關自存，管理不善，天災人禍，損失嚴重。僅1800和1801年的兩次大火就燒掉了財政部、陸軍部和國務院的許多檔案。總統在任期內形成的檔案自第一任總統G.華盛頓起，就作為私有財產而於離任後帶走並任意處理。

檔案的損失和任意佔有，引起了學者特別是歷史學者的關注。他們促使國會於1810年建立一個專門委員會，調查和統計聯邦政府各機關的檔案，並建議政府採取措施預防火災。後因1814年英軍入侵，火燒華盛頓而未見成效。1877年又成立一個總統委員會,專門調查公務檔案的保管狀況。R.B.海斯總統根據調查情況在1878和1879年的諮文中提出建立國家檔案館,但未能實現。1895年美國曆史協會發起成立歷史手稿委員會，1899年又成立了公共檔案委員會，力圖擔負起指導、促進、協調和規劃歷史檔案、手稿和現行檔案的收集、整理、保管和提供利用的責任。由於他們的積極活動，國會於1913年委託一批學者研究歐洲各國經驗，促成建立國家檔案館，但又因第一次世界大戰爆發而夭折。在此期間美國已由13個州擴展到50個州，各州檔案管理十分混亂，有的州把檔案隨意堆放在州辦公室，有的由州秘書保管，有的交州歷史協會或州圖書館,有的散落在民間,而許多重要檔案被離任州長或其他官員帶走。在歷史手稿委員會和公共檔案委員會的推動下，許多州政府着手組建了專門的檔案保管機構。州檔案工作儘管管理體制不統一，保管形式多樣，卻領先於聯邦政府的檔案建設。

第一次世界大戰後，美國曆史協會、公共檔案委員會及學術界發表許多論著，介紹地方檔案的收集和保管情況,掀起了要求建立國家檔案館的運動。美國國會終於1929年通過撥款建造國家檔案館大樓的決議案，1934年又批准F.D.羅斯福總統簽署的《關於建立國家檔案館的法令》。這是美國建國史上第一個專門的檔案法令。它宣佈美國國家檔案館的誕生，確立該館作為政府直屬機構在美國政府機關係統中的獨立地位。從此迅速改變了聯邦政府檔案建設長期落後於地方檔案建設的局面。在美國形成 3種不同性質的互無統屬關係的檔案機構：聯邦政府檔案機構、州縣市檔案機構、公私企事業檔案機構。它們之中，聯邦檔案機構建設發展最快。1949年改組國家檔案館,成立國家檔案與文件局(見美國國家檔案與文件署) ,對聯邦政府的檔案工作實行集中管理;1950年頒佈《聯邦檔案法》，是聯邦政府檔案工作實行集中管理的法律依據，加強了對政府機關文件和檔案的管理，但將國家檔案與文件局由直屬於政府的獨立局改屬總務署。直至1984年該局才脱離聯邦總務署而獨立。

美國是文件中心的發源地，其數量和類型比檔案機構還多，這與40年代出現的文件管理理論有關。美國把在承辦機關和文件中心保存的各種文件材料統稱為文件只有送檔案部門永久保存的文件，才稱檔案。1954年國會通過《文件管理法》，授權國家檔案與文件局負責建立一套聯邦文件中心和國家檔案館分館。到1987年聯邦政府的檔案機構系統包括：美國國家檔案與文件署及其領導下的一個國家檔案館和12個分館、14個聯邦文件中心和 8個總統圖書館。這個機構系統共擁有3000多名工作人員，收藏各種檔案1640多萬立方英尺，含 465個文件組合，205239個系列。在這些檔案中有：美國建國前的檔案500多卷,建國後至1861年的檔案2800多立方英尺；1861年至第一次世界大戰的檔案4 萬多立方英尺；第一次世界大戰至1934年的檔案約10萬立方英尺。從20世紀60年代末，美國聯邦檔案機構開始研究和試用計算機管理檔案。到80年代末較普遍地實現了計算機的存儲和檢索,其中以聯邦人事文件中心的現代化管理水平最高。這裏保存着曾任職於聯邦政府各部門及軍隊和軍事部門的人員的人事檔案1億多卷,全部實現了電子計算機自動化檢索。

美國各州縣市的檔案機構是非聯邦檔案的保管機構，從成立時間上，有些可追溯到殖民時期，有些則成立於第二次世界大戰之後。從管理體制上，有些隸屬於州政府，有些則附屬於州歷史協會或州圖書館。檔案管理的現代化程度不如聯邦政府的檔案。

公私企事業的檔案機構，係指各類大學、科研機構以及企業的檔案收藏機構。按美國法律中關於財產歸屬權的規定，公私事業的檔案，歸這些機構所有，由它們設機構保存，國家檔案與文件署無權過問。大學和科研機構一般設檔案館，永久保存自己的檔案，如哈佛大學檔案館收藏了該校成立以來的所有重要檔案和資料。企業視規模大小設有兩種文件、檔案機構：一種是企業檔案館(也稱文件中心)，保存本企業的檔案，如美國電話電報公司檔案館，保存着該公司1878年成立以來的全部檔案，部分檔案已對外開放,如1984年一次宣佈開放500盒公司檔案和一批商業性來往文件；另一種是商業性文件服務中心，中小企業一般按交費規則將文件、檔案送這裏代管，每盒每月收保管費23美分，一盤磁帶收15美分。如底特律的一家商業性文件服務中心,為400多家企業代管檔案，用電腦控制，存取方便。美國企業檔案現代化管理水平高於聯邦和州縣市的檔案管理。有些企業已經採用了光盤同計算機聯機使用的技術，不僅可以檢索目錄，還可以檢索和顯示全文。

20世紀30年代之前，美國各種類型的檔案機構多按《杜威十進分類法》分類管理檔案。國家檔案館成立後逐漸改用了來源原則，把所有檔案按文件組合、分組合、系列、案卷序列歸類整理，組卷裝盒，上架保管。對無特殊限制的檔案，滿30年向社會開放，提供公眾查用。

美國至今沒有專門的正規檔案專業教育，只在大學相關係科開設季度性檔案課程，由圖書館學、歷史學等專業的碩士研究生選修，隨意性很大。檔案學術研究由美國檔案工作者協會負責協調和組織。主要學術園地是《美國檔案工作者》。70年代開始組織編寫和出版了一套檔案專著和系列叢書。此外，一些美國檔案學者還出版了個人的研究成果(見T.R.謝倫伯格、E.波茲奈爾)。國際檔案活動，聯邦的和非聯邦的檔案機構、檔案學術團體、 檔案工作者個人都可參加。 聯邦政府檔案部門是國際檔案理事會的甲類會員，代表美國參加國際交往。各州縣市及公私企事業的檔案機構、個人等也可申請參加國際檔案理事會，從事國際檔案活動或出國考察，這些都體現了美國檔案事業發展的特點。