合同管理

合同管理全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同失效為止。不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂後的管理。系統性就是凡涉及合同條款內容的各部門都要一起來管理。動態性就是注重履約全過程的情況變化，特別要掌握對自己不利的變化，及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。

在項目管理中，合同管理是一個較新的管理職能。在國外，從二十世紀七十年代初開始，隨着工程項目管理理論研究和實際經驗的積累，人們越來越重視對合同管理的研究。在發達國家，八十年代前人們較多地從法律方面研究合同；在八十年代，人們較多地研究合同事務管理（Contract Administration）；從八十年代中期以後，人們開始更多地從項目管理的角度研究合同管理問題。近十幾年來，合同管理已成為工程項目管理的一個重要的分支領域和研究的熱點。它將項目管理的理論研究和實際應用推向新階段。

（Supplier Classification）

供應商(supplier)很多，但不一定每一個都應簽訂合同。因為籤合同費時費力，要考慮投入產出比。所以公司一般與公司作用重要的供應商簽訂合同。這種供應商在美國講就是Under Contract，意即有合同主導雙方關係，是衡量供應管理工作的一個重要指標。這類供應商要麼採購金額大，要麼有關鍵技術，要麼競爭對手少。從採購金額上講，帕累託原則是一個很好的尺度：20%的供應商往往佔掉80%左右的採購額，那麼這20%的供應商就是籤合同的對象。

根據對公司的重要性，供應商可分類為戰略供應商（Strategic Supplier）、優先供應商（Preferred Supplier）、待定供應商（Provisional Suppliers）、消極淘汰供應商（Passive Exit Supplier）、積極淘汰供應商（Active Exit Supplier）和身份不明供應商（Undetermined Supplier）。這些定義要在專文中説明。戰略供應商和優先供應商是簽訂合同的重點對象。

（Contract Creation）公司大了，管理供應商的人多，一定要有標準的合同文本。但供應商那麼多，情況各異，所以標準文本不能定得太死，要有個浮動範圍。可由專人收集以前合同談判中的例外，以及主要負責人、律師的意見，規定哪些條款變動可以接受，哪些可以談判，哪些則絕對不能變動。在標準文本的基礎上，供應商管理經理可加入與特定供應商有關的內容，這樣就產生合同的初版。要注意的是，做為採購方，應儘量用本公司的合同文本。有些供應商會推薦自己的“標準文本”。用本公司的文本，起點就高，就順着自己公司的思路。

（Contract Negotiation）

合同談判其實是兩部分：對內徵得內部意見一致，對外説服供應商。這兩部分交替進行，很容易曠日持久。幾個做法可幫助合同談判順利進行：（1）單頁戰略總結（Single Page Strategy）來幫助內部人員達成共識。合同很大，但真正要想達到的目標就那麼幾個。絕大多數內部人員所關心的也就是那幾個目標。這些人很忙，不會有時間去讀整個合同。所以可把合同的關鍵點總結在一頁紙上，同時附上供應商的基本信息（例如規模、採購額、採購產品、與本公司的產品的關係、現有合同狀況、當前最大的問題等），有助於儘快達成內部共識。這個總結主要用於通過合同初稿。（2）談判總結（Negotiation Summary）。談判過程往返很多，變化頻頻。可維持一個文件，分欄、逐點説明我方立場、供應商立場、雙方是否達成共識等，並標明時間。這份文件有助於和上級主管層的溝通。因為他們需要知道更詳細的內容，以供拍板決策；也可約束供應商，防止他們對已達成共識的內容反悔。（3）升級渠道（Escalation Channel/ Process）。這是為防止內部決策者不及時做出決策或提出反饋意見。有些合同可能牽扯到產品設計、銷售、客户服務、供應管理、律師等多個部門。每一個部門的頭都得點頭。而這些人都是忙人，不一定會及時審閲。升級渠道可詳細規定各級主管在多少時間內應作出決策，不然的話應升級到上一級。這樣，期望明確，內部客户就會更配合。

（Contract Compliance and Execution）

簽了合同，並不意味着合同就自動生效、執行。原因往往並不是供應商拒絕執行，而是採購方忽略有些條款。例如Volume Rebate，一般是根據對供應商的每年採購額來提成，有時候採購量超過下限但採購方沒有去收。年復一年的降價也是如此。有時候到了降價時間但採購方的訂單上還是老價錢。這主要原因是採購方缺乏自動的合同管理系統，所以錯過一些大的合同里程碑。再就是雙方的理解不一樣。例如年復一年的降價定在3月1日生效，供應商的理解是從3月1日起新收到的訂單用新價，採購方的理解是3月1日以後收到的產品都用新價。如果一個產品的供貨週期是6星期的話，這爭議就是一個半月的採購量。這些都得在合同中具體説明。對內部來説，確保內部客户使用合同供應商也是合同執行的重要一環。情況往往是，你簽訂了合同，工程設計部門卻在用沒簽訂合同的供應商，辦公室耗材部仍在隨便從別的供應商採購。缺乏自動的合同管理系統是一個原因，因為內部客户不一定知道哪些供應商是合同供應商。合同供應商的績效表現是另一個原因：表現不理想，內部客户不願意用。這些都得供應管理部門去解決。

合同管理的任務必須由一定的組織機構和人員來完成。要提高合同管理水平，必須使合同管理工作專門化和專業化，在承包企業和建築工程項目組織中應設立專門的機構和人員負責合同管理工作。

對不同的企業組織和工程項目組織形式，合同管理組織的形式不一樣，通常有如下幾種情況：

1．工程承包企業應設置合同管理部門(科室)，專門負責企業所有工程合同的總體的管理工作。主要包括：

參與投標報價，對招標文件，對合同條件進行審查和分析；

收集市場和工程信息；

對工程合同進行總體策劃；

參與合同談判與合同的簽訂，為報價、合同談判和簽訂提出意見、建議甚至警告；

向工程項目派遣合同管理人員；

對工程項目的合同履行情況進行彙總、分析，對工程項目的進度、成本和質量進行總體計劃和控制；

協調項目各個合同的實施；

處理與業主，與其它方面重大的合同關係；

具體地組織重大的索賠；

對合同實施進行總的指導，分析和診斷。

2．對於大型的工程項目，設立項目的合同管理小組，專門負責與該項目有關的合同管理工作。在美國凱撤公司的施工項目管理組織結構中，將合同管理小組納入施工組織系統中，設立合同經理、合同工程師和合同管理員。

3．對於一般的項目，較小的工程，可設合同管理員。他在項目經理領導下進行施工現場的合同管理工作。而對於處於分包地位，且承擔的工作量不大，工程不復雜的承包商，工地上可不設專門的合同管理人員，而將合同管理的任務分解下達給各職能人員，由項目經理作總體協調。

4．對一些特大型的，合同關係複雜、風險大、爭執多的項目，在國際工程中，有些承包商聘請合同管理專家或將整個工程的合同管理工作(或索賠工作)委託給諮詢公司或管理公司。這樣會大大提高工程合同管理水平和工程經濟效益，但花費也比較高。

1. 合同內容不夠嚴謹

合同內容不夠嚴謹主要表現為以下幾個方面：

(1)合同文字不嚴謹。不嚴謹就是不準確，容易發生岐義和誤解，導致合同難以履行或引起爭議。依法訂立的有效的合同，應當體現雙方的真實意思。而這種體現只有靠準確明晰的合同文字。可以説，合同講究咬文嚼字。

(2)只有從合同而沒主合同。主合同是指能夠獨立存在的合同。從合同是指以主合同的存在為前提才能成立的合同。沒有主合同的從合同是沒有根據的合同，是“無源之水”，而“無源之水” 是不存在的。

(3)合同條款不全面、不完整，有缺陷、有漏洞。常見漏掉的往往是違約責任。有些合同只講好話，不講醜話，只講正面的，不講反面的，一旦發生違約，在合同中看不到違約如何處理的條款。

2. 合同簽訂後沒有進行合同交底

很多單位在簽訂合同時，公司總部一級都很重視，但一旦合同簽訂後，對合同分析和合同交底往往不夠重視，甚至忽視了這項工作，合同簽訂與合同執行脱節，致使合同往往被鎖在文件櫃或項目負責人的抽屜內，其它人員只知其相關工作職責，而對合同總體情況知之甚少，甚至完全不瞭解合同的具體內容，給日後的合同糾紛埋下了隱患。

3. 合同執行過程中忽視變更管理

應變更合同的沒有變更。在履約過程中合同變更是正常的事情，問題在於不少負責履約的管理人員缺乏這種及時變更的意識，結果導致了損失。合同變更包括合同內容變更和合同主體變更兩種情形。合同變更的目的是通過對原合同的修改，保障合同更好履行和一定目的的實現。

1. 對市場與合同的關係缺乏認識。在市場經濟條件下，這是一種相互依存的關係。一方面，市場的運作需要合同。市場是靠合同動作的，市場主體各方都是靠合同去履行其權利義務的。另一方面，合同的成立必須以市場為前提。沒有市場談不上什麼合同。合同是市場的產物，是市場可持續發展的動力。有些業內人士只顧到市場上承攬任務，卻不去簽訂合同或者草率簽訂，結果遇上糾紛就沒有協商與調解的依據，或者依據不足。

2．對合同與合同管理的關係缺乏認識。這也是一種相互依存的關係。合同管理是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止或解除全過程的管理。合同產生在合同管理的前期階段。在這一階段往往受到高度重視。一旦合同簽訂了，合同就束之高閣了，甚至忘記了合同履行過程是實現權利義務的過程，而僅僅把它看成是生產過程。因此，合同管理的問題大多數產生在中期和後期履行階段。但這並不是説前期階段就沒有問題。前期階段所出現的問題，多數是由於急於籤成合同而過於草率或者對發包人的遷就。

3. 企業的從業人員的合同法律意識淡薄。最明顯的表現是不認識合同與合同法律的關係。訂立和履行合同往往離開合同法律，缺乏依法訂立和履行的意識，以致產生了合同管理上的問題，造成不少失誤和損失。合同法律的作用，從宏觀來説是維護社會主義市場秩序，發展社會主義市場經濟；從微觀來説是規範合同各方主體的行為，維護他們的合法權益。任何離開合同法律所簽訂的合同都是無效合同，不受法律保護。

企業合同管理是市場經濟條件下企業管理的―項核心內容，企業管理的方方面面都應圍繞着這個核心而開展。在市場競爭日趨激烈的當今，加強合同管理是爭取企業經濟效益的最佳途徑。放鬆工程建設過程中的合同管理，就很難取得工程盈利，甚至造成工程虧損。

1. 增強合同和索賠意識

由於中國長期受計劃經濟影響，國內工程管理中合同管理和索賠尚未引起業主和承包商的高度重視。所以，首先應加強對經理部各層次的管理人員進行合同、合同管理及索賠的宣傳、培訓和教育。其次還要研究FIDIC合同條件、研究國際工程承包商的合同管理方法與程序、研究國際工程合同與索賠案例，使項目組成員認識到這個問題的重要性，重視合同和合同管理。合同意識是市場經濟意識、法律意識、工程管理意識的綜合體現。

2. 嚴格進行合同交底

首先應該由公司合同管理人員向項目負責人及項目合同管理人員進行合同交底，全面陳述合同背景、合同工作範圍、合同目標、合同執行要點及特殊情況處理。其次，項目負責人向項目部職能部門負責人進行合同交底，並解答各職能部門提出的問題，形成書面交底記錄。然後再由各職能部門負責人向其所屬執行人員進行合同交底，陳述合同基本情況、本部門的合同責任及執行要點、合同風險防範措施等，並解答所屬人員提出的問題。最後，各部門將交底情況反饋給項目部合同管理人員，由其對合同執行計劃、合同管理程序、合同管理措施及風險防範措施進行進一步修改完善，並形成合同管理文件，下發各執行人員，指導其活動。

3．加強合同變更管理

合同變更是索賠的重要依據，因此對合同變更的處理要迅速、全面、系統。合同變更指令應立即在工程實施中貫徹並體現出來。在合同變更中，量最大、最頻繁的是工程變更，它在工程索賠中所佔的份額也最大。這些變更最終都是通過各分包商體現出來。對工程變更的責任分析是工程變更起因與工程變更問題處理，是確定索賠與反索賠的重要的直接的依據。

4. 建立合同實施的保證體系

首先要建立合同管理的工作程序。在工程實施過程中，要協調好各方面關係，使總承包合同的實施工作程序化、規範化，按質量保證體系進行工作。其次還要建立文檔系統。項目上要設專職或兼職的合同管理人員。合同管理人員負責各種合同資料和相關的工程資料的收集、整理和保存。最後還要建立報告和行文制度。總承包商和業主、分包商之間的溝通都應該以書面形式進行，或以書面形式為最終依據。對在工程中合同雙方的任何協商、意見、請示、指示都應落實在紙上，使工程活動有依有據。

第一章 總則

第一條 為了實現依法治理企業，促進公司對外經濟活動的開展，規範對外經濟行為，提高經濟效益，防止不必要的經濟損失，根據國家有關法律規定，特制定本管理辦法。

第二條 凡以公司名義對外發生經濟活動的，應當簽訂經濟合同。

第三條 訂立經濟合同，必須遵守國家的法律法規，貫徹平等互利、協商一致、等價有償的原則。

第四條 本辦法所包括的合同有設計、銷售、採購、借款、維修、保險等方面的合同，不包括勞動合同。

第五條 除即時清結者外，合同均應採用書面形式，有關修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。

第六條 國家規定採用標準合同文本的則必須採用標準文本。

第七條 公司由法律顧問根據總經理的授權，全面負責合同管理工作，指導、監督有關部門的合同訂立、履行等工作。

第二章 合同的訂立

第八條 與外界達成經濟往來意向，經協商一致，應訂立經濟合同。

第九條 訂立合同前，必須瞭解、掌握對方的經營資格、資信等情況，無經營資格或資信的單位不得與之訂立經濟合同。

第十條 除公司法定代表人外，其他任何人必須取得法定代表人的書面授權委託方能對外訂立書面經濟合同。

第十一條 對外訂立經濟合同的授權委託分固定期限委託和業務委託兩種授權方式，法定代表人特別指定的重要人員採用固定期限委託的授權方式，其他一般人員均採用業務委託的授權方式。

第十二條 授權委託事宜由公司法律顧問專門管理，需授權人員在辦理登記手續，領取、填寫授權委託書，經公司法定代表人簽字並加蓋公章後授權生效。

第十三條 符合以下情況之一的，應當以書面形式訂立經濟合同：

1. 單筆業務金額達一萬元的；

2. 有保證、抵押或定金等擔保的；

3. 我方先予以履行合同的；

4. 有封樣要求的；

5. 合同對方為外地單位的；

第十四條 經濟合同必須具備標的（指貨物、勞務、工程項目等），數量和質量，價款或者酬金，履行的期限、地點、和方式，違約責任等主要條款方可加蓋公章或合同章。經濟合同可訂立定金、抵押等擔保條款。

第十五條 對於合同標的沒有國家通行標準又難以用書面確切描述的，應當封存樣品，有合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別保管。

第十六條 合同標的額不滿一萬元，按本辦法第十三條規定應當訂立而不能訂立書面合同的，必須事先填寫非書面合同代用單，註明本辦法所規定的合同主要條款，註明不能訂立書面合同的理由，並經總經理批准同意，否則該業務不能成立。第十七條 每一合同文本上或留我方地合同文本上必須註明合同對方的單位名稱、地址、聯繫人、電話、銀行賬號，如不能一一註明，須經公司總經在我方所留的合同上簽字同意。

第十八條 合同文本擬定完畢，憑合同流轉單據按規定的流程經各業務部門、法律顧問、財務部門等職能部門負責人和公司總經理審核通過後加蓋公章或合同專用章方能生效。

第十九條 公司經理對合同的訂立具有最終決定權。

第二十條 流程中各審核意見簽署於合同流轉單據及一份合同正本上，合同流轉單據作為合同審核過程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章後留存並及時歸檔。

第二十一條 對外訂立的經濟合同，嚴禁在空白文本上蓋章並且原則上先由對方簽字蓋章後我方才予以簽字蓋章，嚴禁我方簽字後以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章；如有例外需要，須總經理特批。

第二十二條 單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。

第二十三條 合同蓋章生效後，應交由合同管理員按公司確定的規範對合同進行編號並登記。

第二十四條 合同文本原則上我方應持單份，至少應持二份，合同文本及複印件由財務部、辦公室、法律顧問、具體業務部門等各部門分存，其中元件由財務部門和辦公室留存。

第二十五條 非書面合同代用單也視作書面合同，統一予以編號。

第三章 合同的履行

第二十六條 合同依法訂立後，即具有法律效力，應當實際、全面地履行，

第二十七條 業務部門和財務部門應根據合同編號各立合同台帳，每一合同設一台帳，分別按業務進展情況和收付款情況一事一記。

第二十八條 有關部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應及時向公司總經理彙報並通知法律顧問。

第二十九條 財務部門依據合同履行收付款工作，對具有下列情形的業務，應當拒絕付款：

1. 應當訂立書面合同而未訂立書面合同，且未採用非書面合同代用單的；

2. 收款單位與合同對方當事人名稱不一致的。

第三十條 付款單位與合同對方當事人名稱不一致的，財務部門應當督促付款單位出具代付款證明。

第三十一條 在合同履行過程中，合同對方所開具的發票必須先由具體經辦人員審核簽字認可，經總經理簽字同意後，再轉財務審核付款。

第三十二條 合同履行過程中有關人員應妥善管理合同資料，對工程合同的有關技術資料、圖表等重要原始資料應建立出借、領用制度，以保證合同的完整性。

第四章 合同的變更和解除

第三十三條 變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經業務部門、財務部門、法律顧問等相關職能部門負責人和公司總經理審核通過方可。

第三十四條 我方變更或解除和同地通知或雙方的協議應當採用書面形式，並按規定經審核後加蓋公章或合同專用章。

第三十五條 有關部門收到對方要求變更或解除合同的通知必須在三天內向公司總經理彙報並通知法律顧問。

第三十六條 變更或解除合同的通知和回覆應符合公文收發的要求，掛號寄發或由對方簽收，掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。

第三十七條 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本辦法規定的管理範圍。

第三十八條 合同變更後，合同編號不予改變。

第五章 其他

第三十九條 合同作為公司對外經濟活動的重要法律依據和憑證，有關人員應保守合同秘密。

第四十條 業務部門、財務部門應當根據所立合同台帳，按公司的要求，定期或不定期彙總各自的工作範圍內的合同訂立或履行情況，由法律顧問據此統計合同訂立和履行的情況，並向總經理彙報。

第四十一條 各有關人員應定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料（包括與有關的文書、圖表、傳真件以及合同流轉單等）按合同編號整理，由法律顧問確認後交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷燬、遺失。

第四十二條 公司定期對合同管理工作進行考核，並逐步將合同簽約率、合同文本質量、合同履行情況、合同台帳記錄等納入公司對員工和部門的工作成績考核範圍。

第六章 責任

第四十三條 凡因未按規定處理合同事宜、未及時彙報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的，追究其經濟和行政責任。

第四十四條 因故意或重大過失而給公司造成重大損失的，移送有關國家機關追究其法律責任。

第七章 附則

第四十五條 本辦法適用於公司各部門。

第四十六條 本辦法解釋權歸公司總經理。

第四十七條 本辦法自下發之日起生效實施。