合同管理系統

完善的合同管理是公司健康運作的一個重要標誌。然而，完善的合同管理需要公司許多的資源，如何簡化合同的管理而不失其完整、科學是許多公司頭痛的問題。

秉承“為中小企業服務”的宗旨，潛心研究開發了《合同管理專家CMExpert》，有效的解決了簡單易用和功能強大的矛盾，提供近100個合同模板，結合WORD、EXCEL、ACCESS軟件，可以將以前的WORD格式合同導入系統，保護用户的投資，做到半小時可以用順手。

並且，結合中國公司的實際情況，將客户管理和項目管理也融合到合同管理中，真正體現優化公司資源的目的。自動化的合同結算提醒有效的保護了公司的資金運營安全。統計功能使拖放字段的方式即可實現不同的統計，真正簡化了煩瑣的統計過程，而且非常高效。

合同依其標的不同，劃分為一定的類型，包括：轉移標的物所有權的合同(買賣合同、供用電水氣熱力合同、贈與合同)；轉移標的物用益權的合同(租賃合同、融資租賃合同、完成工作的合同、承攬合同、建設工程合同)；給予信用的合同(借款合同)；提供服務的合同(運輸合同、保管合同、倉儲合同、委託合同、行紀合同、居間合同)；轉移智慧成果的合同(技術合同)，同時也可以按照金額來劃分。

採用手工管理合同，由於涉及的部門眾多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，實時性不強，導致各部門協作，業務流程組建，監控制度執行方面效率不高，費時費力等問題，具體表現在如下方面：

(1)文檔管理困難：傳統紙質合同與電子版合同共存，但對於不同的人員想閲讀參考合同時，存在查找不方便的問題。尤其是領導需要了解合同文本時需要耗費很多時間。

(2)進度控制困難：由於合同數目多，參與人員多，合同進度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很難滿足公司發展需要，並且當領導想全局或全程瞭解合同情況時存在很大障礙。財務人員的付款依據也與進度密切相關，但同樣存在障礙。

(3)信息彙總困難：採用手工或EXCEL管理時，由於不同部門的數據格式不統一，採集也不能夠及時繼續，彙總工作需要耗費大量時間還不一定準確。對於領導的決策時間有一定的影響。

(4)缺少預警機制：缺少對合同進度、結款等關鍵節點的預警，不能準確地預測近期可能的收支項目，不能幫助公司進行財務規劃，掌控現金流，更好地發揮資金運作。

合同管理在房地產企業運作過程中有着重要的作用，房地產企業在運作過程中所產生的合同有以下的特點：

合同類型多：一個大型的房地產項目運作過程中可能包括土地合同、設計合同、監理合同、工程總包合同、工程分包合同、設備安裝合同、設備採購合同、材料採購合同、銷售代理合同、廣告代理合同等類型。

合同數量大：一個大型的項目可能會包括幾十個甚至上百個合同。

合同週期長：很多合同都是跨年度的，有些合同的生命週期甚至可能是兩年以上的，這就給合同的持續跟蹤管理帶來很多問題。

合同之間存在複雜的制約關係：房地產開發項目的複雜性也反映在合同之間存在複雜的制約關係，例如：工程總包合同與分包合同、工程施工合同與採購合同、工程施工合同與設備安裝合同在時間上存在一定的制約關係，為確保合同之間順利的協調開展，需要對合同科目進行詳細的分解，形成嚴密的進度計劃。

合同專業性強：如構成工程施工合同、安裝合同的文本包括了大量的工程量清單文件、概預算文件，而設備及材料採購合同中也有大量的有關採購對象的技術文件，因此需要提供給專業的項目管理人員強有力的工具協助其對合同進行管理。

在合同管理系統搭建和運行中，不斷規範和優化合同管理業務流程，有效地把簽約授權管理、相對人管理、合同立項選商、合同申報、合同審查審批、合同簽訂、合同履行和合同歸檔等工作藉助合同管理系統平台進行了規範管理，實現了合同管理工作由以往淺層被動管理向深層寬幅度主動管理的質的飛躍——合同管理系統上線，改變了以往合同審查審批流於形式、審查不嚴、把關不到位等問題。系統流程通過劃分合同承辦範圍、確定部門職責、專業地位及審查審批權限等，使管理層次明確，承辦範圍固定，專業技術、經濟商務、法律及企業管理人員全過程參與，人性化地體現了責權利的有機統一，實現了合同簽訂事前、事中和事後管理，有效控制了法律風險。

合同管理系統上線，使管理幅度延伸、管理層次清晰，合同簽訂的時效性明顯提高。在運行中合同審查人員能更加直觀、透明、一目瞭然地把好“三項審查”關，特別是加強了對合同相對人主體資格的審查，對不具備資質、沒有履約能力的，堅決不與之簽訂合同。部門合同申報人員説：“現在這種操作太先進了。”

合同管理系統上線，最大限度地實現了合同管理的權限和歸口要求。通過信息系統的運作，實現了合同規範、嚴格、嚴謹管理，有效促進了合同管理科學化、規範化、標準化管理目標的實現。

業務管理是合同管理的核心需求，合同管理軟件必須解決實際業務管理中的問題，專注於企業合同管理的動態化、智能化、網絡化，為企業提供合理的流程和業務約束以及全方位的合同管理功能，包括合同起草、合同審批、文本管理、履約監督、結算安排、智能提醒合同收付款、項目管理、合同結款情況統計分析、報表輸出和決策支持等。

合同起草：提供合同示範文本庫，起草人選擇對應的合同範本，填寫合同要素，合同示範文本只允許起草人填空，不允許修改固定條款格式。

合同審批：根據企業的業務流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見，幫助評審人員參考，最後打印出合同審批單。

合同文件：管理所有與合同有關的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內容，將任意格式的電子版文檔可以直接導入系統中。

結算管理：解決企業的資金管理，為合同細化了何時應該結算賬款，無論是對收款還是付款均有重要意義，可以及時安排資金調度及收回款項，既保證按時守信，又合理充分利用資金，降低執行風險。

實際進度：明確記錄合同進度，並與計劃情況進行對比，方便領導隨時瞭解合同動態執行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便領導調整進度，安排下一步的工作。

商品管理：採用合同商品清單、詢價、報價表單管理對應標的物型號、規格等明細，可以按商品類型、交貨期等信息統計合同商品數量和金額，為公司市場策略、財務規劃、招投標管理等提供依據。

合同變更：記錄合同變更的原因、影響，並將變更依據作為附件導入系統，從而兼顧了變更過程管理的嚴謹和自動性，關聯結果，有據可查，權責明晰。

預警系統：系統自動掃描並對所有快到期的結款、審批、收貨、驗收、付款等關鍵節點或事項進行預警，幫助用户提前做好財務規劃和分析決策。

報表：從不同角度對系統數據進行統計分析，輔助經營決策，多樣化的統計方式，自定義統計條件，並將統計結果輸出圖形。

合同管理系統可以為企業管理帶來如下價值：

1.規範基礎數據管理

合同管理系統採用集中的數據管理，可以有效地改變企業信息分佈比較散亂的現狀。同時，系統提供自定義字段功能，可以為企業實現完整、規範的數據管理提供一個良好的平台支撐。

2.提高管理效率

合同管理系統避免了手工管理合同出現，利用審批流管理，可以方便、快捷地處理企業管理事務；預警平台可以協助合同管理人員更輕鬆地應對日常管理事務；報表管理的靈活定義，為管理部門的統計分析提供強大的技術支持。

3.實現標準化管理和個性化管理的有機結合

合同管理系統通過全局設置和權限分配，可以由公司制訂統一採用的管理標準，比如，由公司設置業務單據必填字段，信息錄入必須填寫這些信息；數據字典可以為某些信息項提供標準的選擇項，防止錄入人員的錄入隨意性；設置統一的報表格式，信息輸出時可以保證一致性。同時，系統也允許用户根據自身的實際情況採取個性化的措施，比如網格的列顯示、自定義報表等。

4.為領導決策提供準確及時廣泛的信息

利用互聯網，領導可以在任何時間、任何地方進入系統，隨時查閲與合同管理相關基本信息，準確定位下屬人員的工作情況，掌握合同執行現狀，並方便地生成各種數據報表或圖表。同時，系統還提供強大的管理工具模塊供客户選擇，對這些信息進行深入分析，為公司決策人員提供更多的智力支持。

5.為用户提供全面合同管理解決方案

合同管理系統與企業管理諮詢相結合，可以為客户提供全面的合同管理解決方案。比如，通過系統的開放性和靈活性，可以有效地固化專業諮詢的工作成果，這就為客户合同管理能力及水平的提升提供足夠的平台支持。

總之，通過合同管理系統的應用和實施，可以為合同管理信息化和合同管理能力提升提供一個最佳的結合點，切實打造企業核心競爭力。