項目管理工具

項目管理是基於現代管理學基礎之上的一種新興的管理學科，它把企業管理中的財務控制、人才資源管理、風險控制、質量管理、信息技術管理（溝通管理）、採購管理等有效的進行整合，以達到高效、高質、低成本的完成企業內部各項工作或項目的目的。項目管理已成為繼MBA之後的一種“黃金職業”。

隨着IT行業的發展，IT行業內的項目拓展和投資比比皆是。為了提高項目管理水平，贏得市場競爭，特別是在加入WTO後在國內、國際市場上擁有與國際接軌的項目管理人才，越來越多的業界人士正通過不同的方式參加項目管理培訓併力爭獲得世界上最權威的職業項目經理（PMP）資格認證。同時，大部分的IT行業項目管理人士正嘗試使用項目管理軟件對自己的項目進行輔助管理，為了方便大家的使用，現對項目管理作一簡要介紹。

隨着微型計算機的出現和運算速度的提高，20 世紀80 年代後項目管理技術也呈現出繁榮發展的趨勢， 湧現出大量的項目管理軟件。

根據管理對象的不同，項目管理軟件可分為： ①進度管理；②合同管理；③風險管理； ④投資管理等軟件。根據提高管理效率、實現數據、信息共享等方面功能的實現層次不同，又可分為：①實現一個或多個的項目管理手段，如進度管理、質量管理、合同管理、費用管理，或者它們的組合等；②具備進度管理、費用管理、風險管理等方面的分析、預測以及預警功能；③實現了項目管理的網絡化和虛擬化，實現基於Web 的項目管理軟件甚至企業級項目管理軟件或者信息系統， 企業級項目管理信息系統便於項目管理的協同工作，數據/信息的實時動態管理，支持與企業/項目管理有關的各類信息庫對項目管理工作的在線支持。

建設工程項目管理，是指從事工程項目管理的企業（以下簡稱項目管理企業），受工程項目業主方委託，對工程建設全過程或分階段進行專業化管理和服務活動。

非工程項目管理一般指建築工程項目管理之外的企業中涉及多人員、跨部門事務項目管理，比如研發項目管理、IT/系統集成項目管理、銷售項目管理、市場項目管理等等，它以任務管理為核心，實現從項目立項、啓動、計劃、執行、控制至項目結束和總結的項目全過程管理。這些項目型事務用建築工程類項目管理軟件無法管理，而如果用協會辦公OA管理起來則會非常麻煩，多任務不能統籌、比較分散，管理者不能整體把握全局，且容易使目標明確的項目型工作事務失去明確的目標和有效的監管，導致項目失敗。

2010年市面上有這類非（建築）工程項目管理軟件，一般是與協同OA、知識管理、流程管理等功能模塊結合起來。

要實現企業管理的項目化，需要一套符合項目化管理思想的管理工具，領導企業執行與溝通平台核心機制就是實現企業管理的項目化，既可以管理有生命週期項目、也可以管理常規事務、還可以將產品或客户建立為項目、甚至可對具體的員工進行項目化管理。

項目化管理軟件需要符合以下特性：

簡化項目管理流程，輕量級的項目管理

減少對項目經理的依賴，項目成員參與項目管理。項目管理按“項目→任務→事件”的方式，“自上而下”地進行工作的部署，人員調動和資源分配。項目執行中所有涉及的信息將按照“事件→任務→項目”的方式，“自下而上”地進行彙總，數據化和圖表展示。

單一項目管理的全面性

在做項目管理的時候，需要考慮到項目管理的方方面面如：項目資源的配置，階段的劃分，項目里程碑設定等。需要有完善的項目任務管理、團隊管理、財務管理、合同管理、文檔管理、時間管理、績效管理。

具備項目溝通平台

只有溝通好了，才能談得上項目管理。在領度軟件的溝通平台中，採用活動流方式記錄項目實施過程，驅動項目執行力。通過類微博化的活動流方式將項目執行的溝通過程記錄，並且把信息同步關聯到項目，關聯到任務，關聯到客户，關聯到同事。這樣溝通記錄便存在於項目活動流、任務活動流、客户活動流、個人活動流中，便於事後追溯，一方便將知識精華記錄下來形成企業的知識庫，利於傳承，另一方面消除信息孤島，減少扯皮現象，責任分明，避免各部門間互相推諉。

在滿足單一項目管理的全面性外，還需要勝任多項目管理，將各個項目數據提煉成動態的圖形，提供給管理層有力的決策依據。比如在多項目管理中有如下數據圖形：

1.項目泳道圖——展現全部項目的投入與收益情況；

2.項目動態圖——展現全部項目推進情況；

3.項目時間評估——展現全部項目所投入人力成本；

4.項目季度複審——展現全部項目的收款、付款及合同資金情況的工具；

5.項目甘特圖——提供計劃甘特圖和追蹤甘特圖，可掌握任務的計劃和任務的執行，瞭解工作的進度。

下面是購買項目管理軟件包時應考慮的一些因素。根據你個人的需要，下面的某些因素相對其他人而言，可能對你會更重要或不十分重要。

這主要是考慮系統能否處理你預計進行的項目數量、預計需要的資源數以及預計同時管理的項目數量。

各個項目管理軟件包的文件編制和聯機幫助功能質量各不相同，差別較大。主要考慮用户手冊的可讀性、用户手冊裏概念的邏輯表達、手冊和聯機幫助的詳細程度，舉例説明的數量、質量、對高級性能的説明水平。

這一點主要應考慮系統的"觀看"和"感覺"效果、菜單結構、可用的快捷鍵、彩色顯示、每次顯示的信息容量、數據輸入的簡易性、數據修改的簡易性、報表繪製的簡易性、打印輸出的質量、屏幕顯示的一致性，以及熟悉系統操作的難易程度。

一定要考慮系統是否具備項目組織所需要的各種功能。例如，程序是否包含工作分析結構以及甘特圖和網絡圖，資源平衡或均衡算法怎麼樣？系統能否排序和篩選信息、監控預算、生成定製的日程表，並協助進行跟蹤和控制？它能否檢查出資源配置不當並有助於解決？

在當今的數字化社會里，大量的電子系統日趨統一。如果你的工作環境裏，切合數據儲存在各個地方，比如數據庫、電子數據表裏，這時就要特別注意項目管理軟件的兼容統一能力。有些系統只能與少數幾種常見的軟件包進行最基本的統一，有些卻可以與分佈數據庫甚至對象向數據庫進行高級的綜合統一。另外，項目管理軟件通過電子信箱向文字處理及圖形軟件包轉入信息的能力也會影響到你的決策。

這裏主要考慮運行項目管理軟件對計算機硬件和軟件的要求：存儲器、硬盤空間容量、處理速度和能力、圖形顯示類型、打印設置以及操作系統等。

各種項目管理軟件系統的主要不同之處是它們提供的報表種類和數量。有些系統僅有基本的計劃、進度計劃和成本報表，而有一些則有廣泛的設置，對各個任務、資源、實際成本、承付款項、工作進程以及其他一些內容提供報表。另外，有些系統更便於定製化。報表功能應給予高度的重視，因為大多數用户非常注重軟件這種能生成內容廣泛、有説服力的報表的功能。

有些項目管理軟件有相對更好的安全性。如果安全問題很重要，那麼就要特別注意對項目管理軟件、每個項目文件及每個文件數據資料的限制訪問方式。

要特別注意，經銷商或零售商是否提供技術支持、支持的費用，以及經銷商的信譽。

預算及成本控制

大部分建築工程項目管理軟件系統都可以用來獲得項目中各項活動、資源的有關情況。人員的工資可以按小時、加班或一次性來計算，也可以具體明確到期支付日；對於原材料，可以確定一次性或持續成本；對各種材料，可以設立相應的會計和預算代碼。另外，還可以利用用户自定義公式來運行成本函數。大部分軟件程序都應用這一信息來幫助計算項目成本，在項目過程中跟蹤費用。項目過程中，隨時可以就單個資源、團隊資源或整個項目的實際成本與預算成本進行對比分析，在計劃和彙報工作中都要用到這一信息。大多數軟件程序可以隨時顯示並打印出每項任務、每種資源（人員、機器等）或整個項目的費用情況。

日程表程序主要用來對項目中各個單項資源或一組資源確定工作時間。可以用這些日程表計算出項目的進度計劃。大部分系統軟件都對基本工作時間設置一個默認值，比如星期一到星期五，早上8點到下午5點，中間有一小時的午餐時間。對於各個單項資源或一組資源，可以修改此日程表。例如：修改上、下班時間，按非工作時間輸入公司假期，輸入各種換班（白天、夜晚），包括節假日以及數量單位（小時、天、周）。彙報工作進程時要用到這些日程表，它通常可以根據每個單項資源按天、周或月打印出來，或者將整個項目的日程打印成一份全面的，可能有牆壁大的項目日程表。

一些項目管理軟件程序的共同特徵是可以通過電子郵件發送項目信息。這一功能使得用户不必通過打印機或屏幕顯示，直接從電子郵件中獲得信息。通過電子郵件，項目團隊成員可以瞭解重大變化，比如最新的項目計劃或進度計劃，可以掌握當前的項目工作情況，也可以發出各種業務表格。

對於有大量活動事項的項目工程，人工製出一份甘特圖或網絡圖，或人工進行修改製圖是一件極其乏味而又容易出錯的工作。當前項目管理軟件的一個最突出的特點是能在最新數據資料的基礎上簡便、迅速地製作各種圖表，包括甘特圖及網絡圖。有了基準計劃後，任何修改就可以輕易地輸入到系統中，圖表自動會反映出這些改變。項目管理軟件可以將甘特圖中的任務連接起來，顯示出工作流程。特別是用户可以僅用一個命令就在甘特圖和網絡圖之間來回轉換顯示。另外，圖形和表格通常有以下功能供用户使用：

. 進行任務和關係的交互式操作處理。例如，通過圖表連接任務，改變優先關係或通過擴展活動持續顯示功能來改變活動持續時間。

. 定製格式，例如圖形大小、標題、顏色、字型以及文件佈局。

. 顯示任務或成本的基準對照表。

. 突出關鍵路徑，顯示出任何活動的延緩。

. 放大或縮小顯示圖像。

許多項目管理軟件包允許用户從其他應用程序，比如文字處理、電子表格以及數據庫程序中獲得信息。為項目管理軟件輸入信息的過程叫做轉入。例如，你只需在需要時轉入某個電子表格的信息就可以了，而大可不必將電子表格中有關人員或機器的成本信息重新鍵入項目管理軟件程序，而且這樣還可能會輸入相互衝突或錯誤的資料。例如，可能要把對某一承包商的進度計劃報告轉出到文字處理備註文件中。