HRIS

信息系統可以是人工的，也可以是計算機化的。小型組織 （少於 250人）中使用人工的檔案管理和索引卡片系統比較有效。而在大型組織中，人力資源信息的計算機存取則是必須的。管理者在決策時需要準確、及時和相關的信息資料，如果信息不完整、不準確、不考慮需要哪種信息，那麼使用計算機也是徒勞的。

建立人力資源信息系統必須具體地考慮四個方面：

首先是對系統要進行規劃。這其中包括使全體人員充分理解人力資源信息系統的概念；考慮人事資料設計和處理的方案；作好系統發展的時間進度安排；

建立起各種責任制和規章制度等等。

其次是系統的設計與發展。其中包括：分析現有記錄、報告和表格，以確定對人力資源信息系統中數據的要求；確定最終的數據庫內容和編碼結構 ；説明用於產生和更新數據的文件保存和計算過程；規定人事報告的要求和格式；決定人力資源信息系統技術檔案的結構、形式和內容；確定上計算機的員工工資福利表的格式及內容等要求；確定工資和其他系統與人力資源信息系統的接口要求。

再次是系統的實施。其中包括 ：考察及以後系統的使用環境以找出潛在問題 ；檢查計算機硬件結構、所用語言和影響系統設計的軟件約束條件；確定輸入－輸出條件要求、運行次數和處理量；提供有關實際處理量、對操作過程的要求、使用者的教育情況及所需設施的資料；設計數據輸入文件、事務處理程序和對人力資源信息系統的輸入控制。

最後是系統的評價。這包括 ：估計改進人事管理的成本；確定關鍵管理部門人員對信息資料有何特殊要求 ；確定人們對補充特殊信息的要求；對與人力資源信息系統有關的組織問題提出建議；提出保證機密資料安全的建議。

人力資源信息系統的用途之一是為人和資源規劃建立人事檔案。人事檔案既可以用來估計勞動力的知識、技術、能力、經驗和職業抱負，又可用來對未來的人力資源需要進行預測。這兩種信息必須互相補充，否則對人力資源規劃是無用的。例如：如果不以組織內現有人員狀況為基礎作出的預測，顯然對組織是無用的。並且我們也只有對未來人員的數量、技術及經驗等有所瞭解，方能制定行動規劃去解決預計的問題。

人力資源信息系統的用途之二是通過人事檔案對一些概念加以説明。如晉升人選的確定、對特殊項目的工作分配、工作調動、培訓；肯定性行動規劃和報告、工資獎勵計劃、職業生涯計劃和組織結構分析。這些工作的完成都必須依靠人力資源信息系統。

人力資源信息系統的用途之三是可以為領導者決策提供各種報告。如用於日常管理的工作性報告：包括崗位空缺情況、新職工招聘情況、辭職情況、退休情況、提升情況和工資情況等。還可以向政府機構和一些指定單位提供規定性的報告和用於組織內部研究的分析性報告，以表明勞動力在各個部門或各管理層次上的性別、種族和年齡分佈，按消費水平劃分的僱員福利情況，也可表明錄用新職工的測驗分數與工作績效考核分數之間統計關係的有效性研究等等。總之，人力資源信息系統，是人力資源管理中的一項基礎性工作，它可為決策者提供許多必不可少的決策信息，使管理和決策更加科學化和更符合實際。