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行政助理
鎖定
- 中文名
- 行政助理
- 外文名
- Administrative Assistant
- 具 體
- 公司職位
- 參與事務
- 行政、採購事務管理
- 重要能力
- 組織能力
- 拼 音
- xíng zhèng zhù lǐ
- 性 質
- 具有寬泛性
行政助理職責
不同行業的行政助理有不同的職責,工業企業的行政助理的主要職責:
1.負責員工的考勤,於次月第一個工作日提供考勤報表並存檔;
3.對一般文件的起草和行政人事文件的管理;
4.依據人力資源要求計劃,組織各種形式的招聘工作、收集招聘信息、協助招聘工作;
5.處理人事日常管理工作,負責請假、招聘、錄用、保險、合同等人事手續的辦理;
6.及時辦理相關證件的註冊、登記、變更、年檢等手續;協助做好公司人力工作的管理、培訓與指導;
7.組織公司各種活動的策劃;
8.負責辦公用品採購計劃制定及物品領取管理。
行政助理能力要求
分析性思維很重要,因為他們經常需要對自己的工作進行輕重緩急的判斷,並且要對公司的發展和表現進行逐步地監控。
行政助理教育要求
初級職位的最低要求一般是專科文憑和熟悉基本辦公技能。
很多職業技術機構和社區學院都提供一到二年的能對申請人有利的辦公管理課程。
公司可能提供現場培訓,尤其針對那些醫學或法學領域的專業職位。
行政助理職業前景
該職業的就業前景預計會以中等增長速度持續增長過2012年。
2.參與公司績效管理、考勤等工作;
3.參與公司行政、採購事務管理。
行政助理具體工作
在各種行政事務方面幫助和服務於公司員工,例如負責訂機(車)票,聯繫各種培訓事宜,聯繫和管理公司交通班車服務,食堂餐飲服務管理,與外部物業管理聯絡督促其更好的服務於公司,聯繫和協調各種集體活動例如集體外出旅遊、受訓、公司運動會、年會和晚會等。還包括管理和組織辦公室文具供應,辦公設施的管理等。
行政助理具體工作如下:
1.記載員工出勤情況;
3.考核計算扣加工資和加班工資等;
4.處理和維護主管日程,準備和完成各類文件報表;
5.閲讀和分析各類信息,制定工作計劃,做好時間分配;
7.傳達通知、分發文件;
8.安排公司各種會務和組織員工各種活動;
9.接待訪客並決定是否讓主管或其他工作人員與之會談;
10.對公司各種文件和檔案進行整理、歸檔;
11.履行辦公日常職責,如辦公用品採買、管理和分發,維護記錄管理系統和執行基本的簿記工作等;
12.辦理各種行政事務和手續,比如填報報表、公司年檢、複印打印等;
行政助理成功方式
年齡越大危機感越強,及時明確職業定位、做好長遠發展規劃勢在必行。眾多前來諮詢的“30歲女秘書”出現職業困惑的根本原因,是她們沒有明確個人的職業定位,對未來的職業發展沒有做好準備,因此在現有的崗位上混日子、無從突破。因此,要想走出職業困境,第一步就是要儘早地確定職業目標,並且確定長遠的職業發展方向,這樣才能在未來的職業之路上有的放矢、少走彎路,朝着目標的方向邁進。
第二步:積極充電,緊繞職業目標提升。
在職業發展的過程中,綜合能力、經驗定位和學歷的契合程度決定了你的發展高度和方向。把握好三者之間的關係,是突破職業發展瓶頸的關鍵。因為入職門檻不高,很多輔助性崗位上的從業人員沒有建立起自己的核心競爭力。要建立核心競爭力,除了在崗位上努力學習各種工作技能之外,另外一個重要的途徑就是及時充電。需要強調的是,充電不可盲目,而應該圍繞自己的職業規劃和目標進行學習與提升,才能使學習“投資”得到收益。
第三步:積累人脈,為未來發展做儲備。
輔助性崗位有一種潛在的優勢:與人溝通和交流的機會多。以秘書為例,企業中只有經理及以上的人員才可以配備秘書,與他們工作往來的人大多身居要職。所以,作為領導身邊的貼心人,秘書就擁有了和這些人員打交道的絕佳機會。聰明的秘書總是可以從中積累豐富的經驗、閲歷、良好的人際關係以及各種知識和能力,包括心理素質,甚至可以從管理者的失誤中吸取失敗的教訓。
行政助理面試注意事項
第二,反應靈敏,一個行政人員,絕不能呆板,當你睜着茫然的大眼睛看着招聘人員的時候,你就直接回家等消息吧。一個成功的行政人員一定是聰明與才智兼備的。