發文字號

發文字號由發文機關代字、年份代碼和發文順序號三部分組成。發文代字用漢語簡化字標識，固定使用；年份代碼、發文順序號用阿拉伯數碼標識，年份代碼應採用四位阿拉伯數字標識的公曆年份並置於六角括“〔〕”中；發文順序號不編虛位（即1不編為001），不加括號，不加“第”等虛字。如“國辦發〔1996〕2號”，即説明這是國務院辦公廳在1996年向下級機關公開下發的第2號文件；“人外發〔1994〕1號”即為人事部外事司1994年對外發布的第1號文件。

發文字號中的機關代字由發文機關自行擬定（有直接主管上級機關的須經上級主管機關同意），為保持發文權威性和保證法律嚴肅性，一般的應固定使用，避免頻繁更改。機關代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發文機關（企事業單位）名稱代字，第二個層次是發文機關主辦文件的部門或歸口方向的代字。如鐵道部文件的機關代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”代表主辦這份文件的是鐵道部辦公廳、“財”代表主辦這份文件的是財務部門或由財務工作歸口管理。讀懂機關代字很重要，特別是知道了文件的主辦部門是誰，可以比較準確地對文件進行分辦、查詢和保存歸檔。有的機關代字還包合其他的層次，如國務院發文的機關代字有“國發”、 “國函”，“國”代國務院，而“發”和“函”則代“國務院文件”和“國務院函”這兩種發文形式。機關代字宜統一、規範且具有權威性和法律嚴肅性。

發文字號中的年份代碼須用四位阿拉伯數字標識文件發文所屬公曆年份，不得簡化，如使用“87”、“93”等均屬不正確的標識方法。年份代碼應置於半角六角括號“〔 〕”中。發文字號中的半角六角括號是發文字號專用標點符號，不是數學中的中括號或方括號。

公文中發文字號為什麼要用六角括號、是從何時出現的基本上沒有人進行過歷史探源，因為六角括號是怎麼來的、為什麼發文字號要用六角括號，無論其答案如何，都不影響現行的規定。六角括號的出現實際上是為了適應蘇維埃時期、邊區政府時期所使用的印刷技術和印刷設備，並不具有什麼特殊的含義。在此後的歷史演進過程中，由於六角括號在黨和國家機關公文書中的長期使用，使得六角括號與發文字號及公文書有了強烈的聯繫感，一定程度上代表了正規、正統、公信力、權威性和組織的公有制機關單位屬性，同時六角括號也具有一定程度上的防偽性，提高了仿造難度，於是在後來直至現今的公文處理條例和習慣中沿用下來了。公文中使用的六角括號不具備數學意義，部分網絡信息中所謂使用六角括號作為公文發文字號是為了避免所謂”違反了低級符號中不得包合高級符號的原則”，或者説使用六角括號是為了“基於與數學的中括號相區別”，等等説法都是個別人的主觀揣測，民國以來的歷屆政府及有關公文處理的歷次版本的條例中從未出現類似或相關説法。這些説法的出現，無從稽考。

發文字號中的發文順序號是一個年度內同一單位發文的流水號，用阿拉伯數碼標識，不編虛位（即1不編為001），不加“第”等虛字。一般都是按文件的形式統一編制，即文件由哪個部門主辦的，只要是同一發文形式，就要統一編制流水順序號。有的機關按主辦部門或按文件內容歸口方向劃分序列分別編制流水順序號，是一種較繁瑣的辦法。

發文字號根據發文的行文方向不同，其排布位置有所變化。一般的發文字號位於發文機關標識（即文件首頁頁眉處發文單位名稱，一般用正紅色的較大字體標識，故俗稱“紅頭”）下空2行，用3號仿宋體字，在平行文和下行文中居中排布、在上行文中居左排布（簽發責任人簽字居右）。在發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的正紅色反線，發文字號即位於發文機關標識和紅色反線之間，靠近紅色反線但不重合，黨的機關發文在紅色反線中間置有一實心五角星標識，顏色與發文機關標識和紅色反線保持一致。

發文字號中的機關代字、年號和序號三部分要完備，缺一不可，不能在三者之間隨意加“字”“第”等字樣。如某市財政局發文字號寫成“X市財發〔1992〕字第36號”，其中的“字”“第”就是多餘的。年號和序號的括號不能濫用，如寫成“（1995）12號”“（1995）（12號）”“（1995）（12）號”“[1995][12號]”“1995年[12]號”等，都是錯誤的。