供應商管理系統

在當今的商業市場上，人們對於能夠為企業戰略採購提供幫助的應用軟件的需求持續增長。尤其是對於製造型企業而言，這種需求增長的一個主要原因就是採購決策對企業的收益越來越重要。據投資銀行的一項調查顯示：現在採購及購買成本佔到了整個銷貨成本(Cost of Goods Sold, COGS)的60%，而幾十年前採購成本所佔的比例大概只有20%。

採購及購買成本所佔比例大幅增長的主要原因是，現代製造型企業越來越依賴於供應商為企業製成品所提供的增值部件。企業終端產品的大部分價值都來自供應商，因此，製造型企業在尋求成本控制以及競爭優勢的時候就需要更好的供應商管理系統。

公司現有幾百家供應商、幾千個零件，供應商大會時統計供應商質量異常、業績評價等數據工作量非常大，供應商最近三個月是否有是否有重複發生的質量問題？供應商業績評價顯示供應商供貨保證能力或價格水平得分較低？要想了解某新產品供應商開發進展怎樣、供應商現場准入審核發現了什麼問題、哪些零部件樣件/小批鑑定通過都非常困難…這些信息供應商管理有關人員完全依靠手工統計效率低下，且無法共享，向質量異常反饋等交互郵件、傳真方式，週期長、費用高、效率低且跟蹤難度大。

供應商管理系統是一種致力於實現與供應商建立和維持長久、緊密夥伴關係的管理思想和軟件技術的解決方案，它的宗旨在於改善企業與供應商之間關係的新型管理機制，實施於圍繞企業採購業務相關的領域。目標是通過與供應商建立長期、緊密的業務關係，並通過對雙方資源和競爭優勢的整合來共同開拓市場，擴大市場需求和份額，降低產品前期的高額成本，實現雙贏的企業管理模式；同時它又是以多種信息技術為支持和手段的一套先進的管理軟件和技術，它將先進的電子商務、數據挖掘、協同技術等信息技術緊密集成在一起，為企業產品的策略性設計、資源的策略性獲取、合同的有效洽談、產品內容的統一管理等過程提供了一個優化的解決方案。

供應商管理中的關鍵步驟之一是能夠快速找到最佳供應商，並附帶完整的歷史交易記錄，以支持商務決策。下面以本土功能比較齊全的某供應商管理系統為例，簡要分析供應商管理系統的功能模塊。

通過IT技術打造公正、透明的供應商管理平台，實現供應商檔案、供應商准入、供應商年度監察、供應商業績評價、供應商質量統計分析等業務功能。將實現供應商開發過程管理、供應商業績評價公平透明、供應商監察、准入考察及來料質量異常的改進跟蹤管理等功能。將實現供應商開發准入現場審核情況、樣件鑑定及小批試生產情況及開發進度的有效跟蹤；並對供應商業績評價展開協同及評價得分排名和紅黃牌監控；通過與其他子系統的集成，實現供應商來料合格率、製造過程零部件在線淘汰率、售後PPM值質量水平的全面量化，為供應商大會及改進溝通提供全面、高效的數據支撐；並展開供應商改進的跟蹤管理。支持對供應商物料質量展開質量監控，如同一物料一個月內出現2批不合格即發出質量預警消息等。支持跟進業務需求展開與供應商的在線協同、交互，如供應商索賠通知單的確認、改進協同等。為供應商質量改進監控提供平台支撐。解決方案模型示例如下：

供應商管理中的關鍵步驟之一是能夠快速找到最佳供應商，並附帶完整的歷史交易記錄，以支持商務決策。下面以本土功能比較齊全的某供應商管理系統為例，簡要分析供應商管理系統的功能模塊。

基於供應商管理系統展開幾方面建設內容，實現原材料檢驗流程優化、供應商管控能力提升、供應商質量檔案建設、供應商改進協同/交互，全面提高供應商管理水平。開發公司將供應商管理重點建設的6個項目融入系統中，促使企業在完成選擇到進貨的流程優化。

實現從進料檢驗到入庫全程信息的有效貫通，通過QIS從QAD系統中導出供應商來料信息（供應商編號、供應商名稱、物料料號、物料名稱、來料數量等），並實現自動報檢。

系統自動識別出檢驗狀態，抽樣數量和檢驗項目，檢驗完成後QIS系統進貨檢驗結果狀態（合格、特採、不合格）回寫QAD系統，倉庫人員辦理入庫手續。:

非合格供應商無法進料；

來料質量情況動態監控，超出目前自動預警發起改進；

供應商材料認證更嚴謹，未承認完成的物料無法進料；

供應商交貨材料別不在認證範圍內，無法入料；

供應商業績評價得分監控：評價得分低於於某目標線自動發起預警消息，提交改善；

收集供應商管理相關的資料，可以隨時查閲，統計分析的報告可以隨時導出使用，如供應商現場評審以及引入資料，現場審核、供應商月度考評、供應商季度考評信息查閲；

實現公司品質問題異常信息數據共享，可查閲任意時間段、任意供應商、任意料號、任意不良現象的信息。

改進流程規範，改進過程可跟蹤，逾期預警。

建立品質問題經驗庫，以便經驗傳承。

為供應商質量問題改進交互及跟蹤提供平台支撐；

實現所有與供應商溝通、要求、質量改善信息的傳遞在平台上共享。

6：客户審核應對能力提升:

所有與供應商質量管理相關的資料直接在系統裏查閲顯示，提供給客户審核；

1、供應商信息管理

該系統提供了一個實時的信息庫，幫組織與維護所有供應商的基本信息以及重要的業務信息。

*基本信息

*組織信息

*聯繫信息

*法律信息

*財務信息

*溝通記錄

*機會信息

*成本信息

*產品與服務信息

*合約與訂單信息

*供應商諮詢單信息

2、供應商資格審核

系統提供了一個供應商資格審核框架。每個新的供應商都必須經過資格審核流程以確保其符合企業制定的要求。

*自定義資格審核表

*自動記錄資格審核負責人

*特殊情況管理與審計跟蹤記錄

3、供應商分類管理

系統能實時跟蹤每個供應商的資格審核狀態及績效，並根據這些信息將其歸入以下的類別之一：

*尚未進行資格審核

*合資格

*不合資格

*黑名單

*高滿意度

1.溝通與合作關係管理

供應商關係是長期兼多層面的（業務、財務、法律、技術、產品相關及服務相關等）。如今通常的做法是指派一個人來管理供應商關係。如果沒有透明的信息，讓雙方都清晰地瞭解實際問題並及時解決問題，那麼再有經驗的人也不能防止雙方關係中的不信任與挫敗感。

供應商管理系統提供實時與透明的供應商相關信息，從而幫助人們逐步建立信任，維繫愈加緊密的關係。

供應商組織架構與合約管理

財務摘要

行業與能力

推薦信息

溝通與結果跟蹤

交付與滿意度

銷售單與付款

上報與黑名單

2.交付與驗收管理

公正地管理供應商的績效以確保每個步驟的交付質量，能有效地避免相互指責的現象，同時，這也是維護與供應商友好關係的最佳方法。

供應商管理系統統一管理所有活動並實時跟蹤交付與驗收情況，確保此過程已採取適當的審查與驗收，以儘量減少意外情況的發生。

3.滿意度與推薦管理

通過對供應商展開業績目標設定、業務過程管控及目標達成情況統計，進而展開供應商業績考評，打造公平、公正、透明的供應商管理系統。為供應商訂單份額調整、淘汰、幫扶等管理干預提供量化的數據體系支撐。

供應商管理系統自動跟蹤供應商的表現並將它們分類，方便管理。這些分類包括：高滿意度、表現一般、不滿意以及黑名單。同時，該支持推薦功能，您可以把優秀的供應商推薦給其他客户，作為對它們優異表現的認可與獎勵。公正地管理供應商績效並適當給予獎勵能夠幫助企業更好地維繫與供應商之間的關係。

1.保證企業產品質量，降低成本，提高企業盈利能力。

2.優化採購流程，提高採購運作效率 提高企業快速響應能力。

3.以供應商為中心，通過對供應商的全過程評估管理，為企業建立合格供應商庫，並且自動關聯合作單位基本信息、歷史合作情況、履約情況、評估等信息，通過不斷的積累和更新，實現企業與供應商之間的合作關係，從單次合作關係升級到戰略合作聯盟關係，降低企業項目運作風險。

4：達到供應商的可控、可管、可查的目的。

5：提高採購流程的項目運轉能力，促使供應商不在“優柔寡斷”轉變為“乾淨利落”。

6：搭建供應商協同平台，為供應商質量問題改進交互及跟蹤提供平台支撐。

7：實現元器件進貨檢驗標準、供應商評價模型、評價方法、准入流程等業務標準化IT固化。