檔案檢索

檔案檢索包括檔案存儲和查檢兩個階段。

檔案檢索工具是記錄、查找、報道檔案材料的手段，管理和利用檔案的工具。檔案檢索工具的種類很多，可按編制方法、信息處理手段、收錄材料範圍、作用等不同的標準進行分類。按編制方法可分為目錄、索引、指南。檔案目錄是由許多條目組成的有機體，也是檔案館(室)檢索體系的主要部分。常用的有分類目錄、專題目錄、全宗文件目錄、案卷目錄等。索引是將檔案中的各種事物名稱、檔號或存址等，按照一定順序加以編排的一種檢索工具，如人名索引、地名索引、文號索引。指南是以文字敍述的方法，綜合介紹檔案情況的一種書本形式的工具書，如檔案館指南、全宗指南、專題檔案指南等。檔案檢索工具必須具備存儲檔案材料線索和提供查找途徑的職能，並以檔案信息存儲豐富、檢索迅速準確、方便實用為衡量質量的主要標準。

檔案檢索系統是將已整理好的檔案經過著錄和標引，按規定順序排列而成的數據庫。它能對按照整理體系保管存放的檔案信息,通過多種途徑集中和積累起來,以備人們按照不同的特定要求，從中檢出所需要的檔案。為了開展檔案檢索服務，必須建立相應的檢索系統。按加工和處理信息的手段，可分為手工檢索系統和機械檢索系統兩大類。手工檢索系統是以卡片或書本形式的目錄、索引為基礎的人工查找系統，使用方便，成本較低。機械檢索系統是使用電子計算機等存儲在磁帶、磁盤、磁鼓，以及縮微膠捲(片)中的檔案線索。為了擴大檔案檢索系統的存儲範圍，提高檢索效率，實現檔案檢索的標準化，中國已制定了《檔案著錄規則》、《中國檔案分類法》、《中國檔案主題詞表》等標準，作為著錄與標引的依據，納入檔案檢索系統的組成部分。

檔案的查找,即根據需要，通過有關的檢索手段,查出並提供檔案信息，也稱檔案檢索服務工作。檢索的過程和方法,主要有下列幾個步驟：①分析利用要求;②選定檢索工具,確定檢索途徑和方法,如按分類途徑、按主題途徑，或按全宗構成者、責任者、年代以及其他途徑檢索；③按照選定的檢索途徑及其檢索標識，如分類號、主題詞等查取檔案；④通過一定的方式，將檔案材料或編成的目錄提供給利用者。

檢索語言也稱為標引語言，是根據檢索的需要而編制的一種專門語言。 ^[1] 

檔案檢索語言的基本特點有兩條。

1．單義性，這是檢索語言與自然語言的根本區別所在。

自然語言是人們日常生活與工作交往中使用的語言，即使是在同一種語言中，由於不同時代、不同地域的人表達事物有不同的習慣，也有許多一詞多義和一義多詞的現象。這種現象如果出現在檢索過程中，就會造成匹配誤差，降低查全率和查準率。在計算機檢索中，這一問題更為突出。例如對文件標引時使用“電子計算機”一詞，查找時卻使用“電腦”一詞，如果不加以人工的或自動的轉換，兩個詞便無法匹配，從而造成漏檢。又如，如果對“精神”一詞不加以限定，那麼使用這個詞進行檢索時，查找出的文件可能包括哲學、精神文明建設以及醫學等幾個方面，對於特定的利用需求來説會造成一定的誤檢。檢索語言通過各種方法對自然語言加以嚴格規範，達到一詞一義的效果。

2．檔案檢索語言的第二個特點是它的專業性，它的詞彙及編排方法都符合檔案的特點，便於檔案標引和查找時使用。