檔案價值鑑定

甄別檔案文件的現實價值和歷史價值，進行存毀處置的一項檔案業務工作。主要內容包括：①制定鑑定標準，如檔案保管期限表及其他有關規定；②分析和判斷特定檔案對其形成單位、國家和社會的保存意義，具體劃定各個案卷和相應保管單位的不同保管期限；③挑選有長遠保管意義的檔案妥為保存或移交，剔除本無保存需要或保管期滿的檔案予以銷燬。鑑定檔案價值對檔案的科學管理具有重要意義，一向被各國專家視為檔案管理中最難的工作，必須慎重進行。

鑑定檔案的原則：要用全面的、歷史的、發展的觀點來判定檔案的價值。全面的觀點指：一方面從各個全宗之間、一個全宗內文件之間的全面聯繫中，考察、分析每份具體文件，綜合審視檔案文件內容和外部特徵的各種因素；另一方面要預測檔案對形成單位、國家和社會的各種需要，有無保存意義。歷史的觀點指：根據檔案形成的時代背景和社會條件去識別檔案的內容、形式及其意義。發展的觀點指：要充分估計檔案對未來在政治、經濟、文化、科學等各方面的長遠作用。

分析檔案價值的一般方法 (有的國家亦稱鑑定標準、鑑定依據、評價標準、評價方法等),不同國家、各個時期和各種學派的持論各有所異。大致從8個方面入手:①文件內容。一般説，具有科學研究和實際查證意義的文件,具有較大的保存價值；對具體的全宗而言,反映全宗立檔單位主要職能活動和基本歷史面貌的文件，具有較大的保存價值；反映一般事務性活動的，內容重複的文件，其保存價值較小。在掌握鑑定檔案價值的內容標準時，比較強調其獨一無二性。②文件來源。即從形成檔案的立檔單位和文件作者兩方面分析文件的價值，有的國家亦稱之為職能鑑定標準。在國際檔案學界,對“職能鑑定論”有不同的觀點。但一般認為，社會影響較大的高級領導機關、重要單位和著名人物形成的全宗，以他們為作者的文件，往往具有較大的保存價值。相同作者的文件在不同全宗中又各有不同的保存價值。從總體上説，本機關撰寫的文件具有較大的保存價值，成為該全宗永久保存的重點；與立檔單位互有隸屬關係的上下級機關為作者的文件，比無隸屬關係作者的文件的保存價值大。③文件產生時間。一般説，檔案產生的時間距今越遠，保留下來的越少且鮮為人知，其價值越顯得珍貴。“高齡案卷應當受到尊重”的理論，有時被稱作年齡鑑定標準，在世界各國有着廣泛影響。許多國家對古代檔案以及較早時期的檔案，規定有“禁銷”界限年份。如中國對明清以前的檔案和革命歷史檔案，一般不準銷燬。④文件名稱。文件的不同種類和名稱，標誌着文件的不同效用，成為分析文件保存價值的依據之一。如法律、條例、決定、命令、指示、會議記錄等文件，其保存價值往往大於一般的通知、簡報、來往信函等文件。⑤文件的稿本。同一文件的不同稿本，由於可靠程度等方面的差異,決定了它們的不同價值。一般説,定稿、正本往往大於草稿、副本的保存價值。在特殊情況下，已無正本的文件、某些重要的立法文件或著作，其草稿、草案等也有較大的保存價值。⑥文件的有效期。條約、協定、合同、協議書、契約、借據等文件，在其有效期內具有法律上和行政上的效力，有相當的保存價值；超過有效期後，其原有的價值往往降低乃至消失，或另有其他方面的價值因素。⑦文件的外形特點。文件的製成材料、製作方法、筆跡、圖案等等，凡有歷史的、文化的、科學研究等方面特殊意義的，則比文件的本來價值相對地提高；有一定價值的文件,如外形已被破壞得無法恢復,也會失去其原有的價值。⑧全宗和全宗羣內檔案的完整程度。在全宗和全宗羣內檔案保存比較完整的條件下，各種類型文件的價值率基本正常,其中有些文件,如內容重複的文件，其保存價值還要相對降低。反之，如果一個全宗以及相關全宗內的檔案保存得不齊全，殘存檔案的價值往往相對提高,有些不甚重要的文件,其價值層次也可能相應地上升。

在許多國家，檔案鑑定工作須依照一定的制度有組織地進行。首先由國家檔案行政管理部門或有關方面制定檔案價值鑑定的基本標準和檔案保管期限表，各系統、地區和機關再據以制定相應的具體規定，然後由檔案館室分工分階段進行鑑定工作。機關的檔案鑑定工作通常分為 3個階段：①在文件準備歸檔過程中，剔除沒有保存價值的文件，對擬歸檔的文件初步劃分保管期限；②隨同歸檔質量檢查，正式確定歸檔文件的保管期限；③定期審查保管期限，對規定在檔案室保存年限已滿和檔案本身保管期限已滿的檔案，分別進行移交和銷燬處理。

檔案館的檔案鑑定工作，通常分為兩個步驟：①審核接收進館檔案的保管期限；②對保管期限已滿的檔案剔除銷燬。檔案館批量檔案的鑑定工作，由檔案館會同有關部門和專家組成的鑑定委員會主持進行，局部的鑑定工作，徵求業務部門的意見，或邀請有關的專家參加。機關或檔案館，由於特殊原因接收和保存的未鑑定檔案，則需進行全過程的鑑定工作。

執行銷燬檔案的批准和監銷制度。經過鑑定需要銷燬的檔案，必須編造檔案銷燬清冊，按照規定辦理批准手續。未經鑑定和批准，任何單位和個人不得銷燬任何檔案，違章或誤銷檔案者負有行政以至法律責任。銷燬準銷檔案時，一般實行雙人監銷制度。檔案確已銷燬後，監銷人須在銷燬清冊上註明“已銷燬”的字樣和銷燬日期，且由監銷人簽字，以示負責。

為了在決定檔案取捨存毀的鑑定工作中，竭力避免造成難以挽回的失誤，鑑定檔案價值的基本方法一般都應採用直接鑑定法，即要求鑑定工作人員逐卷逐件地直接審閲文件。一般是以單份文件為基礎，以案卷和相應的綜合體為單位進行鑑定。