文獻採購自動化系統

20世紀60年代初，第二代電子計算機問世後即開始用於文獻採購實驗。雖然輸入方式仍採用穿孔卡片的方式，與原機械採購系統無明顯區別，但數據一經輸入，整個加工過程全部由計算機完成，不需人工處理，顯示了優越性。這種脱機系統在60年代中後期隨着第三代計算機的誕生而在北美、歐洲一些國家得到廣泛應用。70年代隨人機對話功能的改善和大容量隨機存儲器的使用，出現了聯機採購系統，進一步提高了工作效率和數據質量。但許多計算機採購系統是和編目系統結合的,有些系統還用於合作採購，向綜合系統或網絡方向發展。

①查重,即利用該系統提供的檢索功能,對每一新的訂購要求，用書名、著者、國際標準書號(ISBN)等檢索關鍵字查詢本館館藏書目文檔和採購文檔，對於網上實行合作採購的系統則還需查詢聯機聯合目錄文檔，以避免不必要的重購。②訂購，根據訂購要求，輸入採購數據，經該系統處理後自動生成多種形式的記錄寫入相應文檔中，並按書商要求輸出包括訂單號、書名、著者、出版商名稱、出版地、出版年、訂購數量、付款方式等內容的訂購單。③催詢，定期檢查採購文檔，對逾期未到的圖書，由該系統自動打印催詢單或撤銷訂購單。④驗收，收到新書先核對，確定是所需圖書後輸入收書信息、發票號、實際金額等用以更新採購文檔、資金及統計文檔等，打印統計報表和打印新書通知單通知推薦者。⑤統計，系統自動進行各種統計，定期輸出各種統計報表，如週報、月報等，或根據詢問隨時輸出資金使用情況、圖書訂購情況等。⑥資金管理，按專題或單位控制資金使用。根據資金使用情況決定付款方式或訂購與否,根據驗收記載和發票記錄等進行財務結算,打印預付款單、結算清單和報表等。⑦編制新書目錄。

文獻採購自動化系統是以處理採購數據的存儲、檢索和編排為核心的計算機系統，其特點是數據的多變性而帶來文檔的頻繁更新。因此，對文檔的設計需符合這一特點並有利於對數據的控制。一般設立下述文檔：①採購文檔，是採購系統的主文檔它存儲着採購全過程中最完整的記錄。②倒排檔，是按書的某些屬性如書名、著者等屬性記錄值以樹型結構存儲在磁盤上，供快速隨機檢索用的一種文檔。③資金文檔，用於存儲採購過程中全部資金帳目，控制資金使用和分配。④書商文檔，用於存儲書商名稱、地址、履行訂單所需平均時間和提供優惠比例以及信用情況等。此外，根據需要還可設立訂單文檔、發票文檔、統計文檔、待訂文檔等。