四象限法

時間“四象限”法既緊急又重要(如處理客户投訴、完成即將到期的任務、解決財務危機等)、重要但不緊急(如建立人際關係、進行人員培訓、制定防範措施等)、緊急但不重要(如接聽電話、會見不速之客、召開部門會議等)、既不緊急也不重要(如上網、閒談、寫郵件、寫博客等)。

按處理順序劃分：先是既緊急又重要的，接着是重要但不緊急的，再到緊急但不重要的，最後才是既不緊急也不重要的。“四象限”法的關鍵在於第二和第三類的順序問題，必須非常小心區分。另外，也要注意劃分好第一和第三類事，它們都是緊急的事，分別就在於前者能帶來價值、實現某種重要目標，而後者不能。

以下是四個象限的具體説明：

1、第一象限是重要又急迫的事。

舉例：諸如應付難纏的客户、準時完成工作、住院開刀等等。

這是考驗我們的經驗、判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的園地。如果荒廢了，我們很會可能變成行屍走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足，而變成迫在眉睫。

該象限的本質是缺乏有效的工作計劃導致本處於“重要但不緊急”第二象限的事情轉變過來的，這也是傳統思維狀態下的管理者的通常狀況，就是“忙”。

案例：主要是與生活品質有關，包括長期的規劃、問題的發掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理的建議等等事項。

荒廢這個領域將使第一象限日益擴大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲於應付。反之，多投入一些時間在這個領域有利於提高實踐能力，縮小第一象限的範圍。做好事先的規劃、準備與預防措施，很多急事將無從產生。這個領域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主動去做，這是發揮個人領導力的領域。

這更是傳統低效管理者與高效卓越管理者的重要區別標誌，建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作，以使第一象限的“急”事無限變少，不再瞎“忙”。

舉例：閲讀令人上癮的無聊小説、毫無內容的電視節目、辦公室聊天等。

簡而言之就是浪費生命，所以根本不值得花半點時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養一番再出發。這部分範圍倒不見得都是休閒活動，因為真正有創造意義的休閒活動是很有價值的。然而像閲讀令人上癮的無聊小説、毫無內容的電視節目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到後來你就會發現其實是很空虛的。

舉例：電話、會議、突來訪客都屬於這一類。表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。我們花很多時間在這個裏面打轉，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。