Groupware

一個集中式網絡查看組成員安排表，然後把會議安排在大家都能參與的時間片，這是一個羣件的例子。

另外一個羣件例子是，Windows for Workgroups中的對象鏈接和嵌入（OLE）特性，網上的不同用户為一個稱為複合文檔的主文檔提供諸如圖形、文本和電子表格信息這樣的元件。複合文檔裏元件維持一個到建立這個元件的工作站上文件的鏈路。如果工作站上的文件被改變了，複合文檔裏的鏈接至這個文件上的元件也改變。例如一個藝術家，任何時候只需簡單地編輯存在他計算機上的文件就可以修改複合文檔裏的藝術品，下一次市場部打開復合文檔時，藝術文件裏的任何改動都自動地在複合文檔中更新。

進一步説，一個調度應用程序可以在網上召開一次會議，參加者只需坐在自己的工作站旁，然後打開屏幕上的文檔並一起在文檔上操作來協商作一個項目。當文檔打開時，它會出現在所有參加者的屏幕上，文檔中任意一個變化都會出現在每一個人的屏幕上。同步電話會議和電視會議可以幫助用户協調彼此的活動。實際上，運行於Microsoft Windows下的桌面電視會議系統，可用來讓用户在一個窗口上觀看其他用户同時操作另一些窗口中的文檔。

另外，一個令人感興趣的羣件概念是公告牌（bulletin board）和交互式會議。公告牌是一個能把信息傳到其它用户觀看並能響應信息的地方。典型地，公司事務和日程可以發往公告牌區。熱點標題會產生強烈響應和反響。人們可以從公告牌上讀信息並可以把自己的信息發往公告牌。當然所有的對話都可以存儲到盤上並打印出來看。In stant documentation！

公告牌典型地進行消息會話，而一個交互會議是一個預定的事件，這個事件可以用一個發表獨創意見的會議來類比。一個公司可以安排一次所有僱員都能對公司的政策和新產品開發提交文件的會議。強調一下，人們只有當信息滾動顯示時或自己參加時才能看到消息。整個會話能被存儲和打印以備將來參考。參與者不需打斷會議就可以進入或退出，並且如果他們寧可匿名的話，還可以使用“操縱桿”來代替他們的名字。一旦羣件應用程序放在恰當的地方和用户開始從中獲益，傳統的通信方法就會棄之不用。由於旅行和不能有效地利用時間，開會看來是越來越不方便。實際上，會議成為每天都要舉行的事情，與會人員在他們方便的時間用電子函件的方式參加會議。電子函件傳

遞消息正成為一種與他人進行通信的 種方法，尤其是其他人很難通過電話聯繫時。當用户可以把各種消息諸如聲音、圖形和視頻圖象附加給電子消息並即時發送它們的時候，即使是郵政快件似乎也過時了。

下面列出了一些羣件的優點和人們理想的期望：

在一個組織中，羣件促進合作並在一個聯合項目中幫助人們進行通信和協作。

羣件可協調人和過程之間的交互活動。

羣件有助於規定文檔流和完成一個項目必須做的工作。

羣件把共享信息放進一個結構化的複合文檔中為用户提供了唯一的信息共享方法。文檔成為集中存儲共享信息的地方。

理想地，羣件應能使合作項目中的每一個人能以一種更有效的方法完成各自指定的工作。

理想地，羣件只簡單規定一些用現存應用程序來共享信息和幫助用户協作的方法，而不是來自某一供應商的特殊應用軟件。

Electronic Mail and Groupware

當今，羣件的一個最重要的組成部分是電子函件。電子消息系統提供一個“主幹”，在這“主幹”的任何一組用户能夠合作項目和在共享文檔上操作。實際上，電子函件可以叫做廉價羣件，因為它的消息傳遞服務允許人們彼此協商。

電子消息傳遞是一種存儲轉發技術。你把消息發給一個用户時，就把它放進用户郵箱， 接收方可以在稍後的時間內閲讀該郵件。你還可以在消息裏附帶文檔和圖形文件，這將大大地簡化與其他用户交換文檔的任務。想一想原來採用的方法：把文檔放進共享目錄裏，然後呼叫用户告訴他們文件已經存放在目錄裏了。如果用户是遠程用户，你必須使用調制解調器和處理一些相關的問題，如商定線路速度、協議、數據位和其他因素，有了電子函件，每個用户可以用他們自己的應用程序撥號進入一箇中心電子郵局，他們在那裏投入和給出消息。

電子函件的一個發展趨勢是，能夠把各種不同類型的對象（信息集合）放進消息。例如使用Microsoft或其他公司的E－mail應用程序的用户能在電子函件中插入聲音錄音和電視剪輯。中間件產品使這些都很容易實現。在許多應用程序的菜單上，電子函件正成為一個標準功能。幾乎每一個基於Windows的產品在它的菜單上都有或將有“電子函件”選項，這樣用户就能直接從應用程序發送和接收郵件。

電子函件系統唯一的問題就是，存在那樣多的系統和已經使用了這樣的系統。當一個組織準備集成系統和用户時，管理者將面臨在這些不同的E－mail系統裏交換消息的任務。

例如，銷售處Joe用Microsoft Mail應當能把消息發給使用Lotus Notes的管理處Hany。

有幾種方法進行這種交換：

把整個公司轉接到一個電子函件系統，這是一個不大可能實現的建議。

建立能把消息從一個系統翻譯到另一個系統的信關。但是，對每一個不同的系統都需一個信關，或者你可以把Novell的消息處理服務（MHS）作為一個進入大多數標準系統的信關。

電子函件主幹網為電子函件的交換提供了一個通用協議環境。對每種不同類型的E－mail系統仍需要一個信關，但這時信關是連到主幹網上的。與Novell MHS一樣，簡單郵件傳輸協議（SMTP）和X．400標準都使用這種方法。

選擇消息交換系統作為中心電子函件路由器和必要時在系統間翻譯消息。Softswitch（賓夕尼法亞州的Wayne）的企業郵件交換（EMX）就是這樣一個產品。

Workflow Software

工作流軟件組合電子消息傳遞和文檔管理以及影像處理。這個概念就是通過把文擋經過幾級處理過程，送給一個有設備和技能操作文檔、或有權簽署和生效文檔的羣件成員來移動一個文檔。儘管工作流軟件不被認為是一個真正的羣件應用程序，但是它促進了工作組在工作自動處理時的協作。

下面有一些關於工作流軟件的關鍵特性：

文檔包含路由選擇信息，它使文檔分派給預先指定的用户和設備。

文檔能同時訪問。

一個文檔當“正在施工”時是可查看的，直到它退出了工作流處理過程。

工作流軟件有文件編排系統，隊列和維持系統運行的工作流管理軟件。

被授權的用户可以在許多級別上停止活動，鎖住部分或全部文檔防止進一步編輯。

工作流軟件可以通過驗證和數字簽名提供安全性：

接收方確信發送方的鑑別，文檔是可鑑別的，並且在傳輸過程中沒有被修改；發送方確信授權方對文檔中的任何修改都能被檢測出來。

出自Action Technologies（加利福尼亞州的Alameda）、DEC（馬薩諸塞州的Maynard）、IBM（紐約州的White Plains）、Lotus Development（馬薩諸塞州的Cambridge）和其他公司的工作流系統都很有效，象Windows這樣的圖形用户環境非常適合工作流應用程序，來自不同應用程序的圖形、文本和其他元件在圖形用户環境中，被當作對象集成進文檔中流動。

Enabling Technulogies支撐技術

一些標準正在出現，它們使羣體特性成為應用程序的一部分並使這些特性可跨平台工作。一些標準在下面提到，一些標準在本書別的地方相應的條目下討論。

Standard Generalized Markup Language（SGML）SGML定義了一種把信息存進文檔的標準方法。通過提供一些集成或共享其他環境所建信息的方法從而超過了ASCⅡ碼標準。SGML文檔能作為“智慧文擋”觀看，而ASCII文檔卻被看作“啞”文擋。文件包含定義每一節或元件的屬性，如段、表、頭部或頁面的佈局格式。包含信息可以傳輸到任何其它系統，只需用同樣的方法格式化文檔。SGML是製作跨越多個供應商界限的工作流應用程序的主要工具。

Windows Open System Architecture（WOSA）WOSA是一個Microsoft體系結構，它規定怎樣建立交叉於不同的平台和允許在企業內信息自由流動的應用程序。利用WOSA，開發商可以製作容易訪問E－mail，後端數據庫和主機連接的應用程序。任何一個運行於Windows環境下的應用程序均能訪問這些資源。

Apple Open Collaborative Environment（AOCE）蘋果計算機公司的AOCE是專門為在網絡環境裏統一工作組和工作組流而設計的。實現的環境是由一系列應用程序接口（API）和使用應用程序和下列服務進行通信的軟件模塊組成的：

應用程序間的消息交換。

E－mail使能應用程序，以便用户能夠從他們的應用程序內部發送電子函件。

存儲用户姓名和地址以及網上資源的搜索命名服務。

檢驗用户登錄和為用户提供全局訪問授權的驗證服務。

給文檔附加合法電子簽名的數字簽名。

GroupWare Products羣件產品

電子函件和文檔影象正成為羣件的一個重要方面，獲取的文檔（在傳真紙和打印紙上）能被所有用户共享。光學字符識別（OCR）也提供了一種獲得文檔、掃描文檔和把它們轉換為計算機可讀文本的方法。下面討論一些通用的羣件產品。 Microsoft Windows for Workgroups是一個完整的工作組（workgroup）環境。它是一個網絡操作系統，它包括許多幫助用户共享信息及協作的工具和應用程序。列舉如下：

對象鏈接和嵌入（OLE）用於建立網上複合文檔。

一個簡單的消息系統使許多用户能在網上舉行“電話會議”。

Microsoft mail電子函件軟件使用户交換E－mail消息。

Microsoft schedule組調度軟件可以使用户安排會議並跟蹤安排情況。

Banyan提供了智能消息傳遞服務（IMS），它是一個讓用户存儲、管理和路由文檔和消息的產品。它提供了E－mail和工作流軟件。

數字設備公司（DEC）提供了Teamlind產品和All－in－1綜合辦公系統。All－In－1連接用户到PATHWORKS（一個DEC網絡操作系統），它提供了連接性、X．400E－mail服務、文件轉換、VAX Notes組會議軟件和Team Route工作流應用程序。

Lotus開發公司的Notes是一個為大型組織設計的羣件包。它提供了消息傳遞、數據庫和文檔處理功能。

Wordperfect Office提供了集成E－Mail、日曆、日程安排表、任務管理和工作流軟件。

Compound Documentation 複合文檔；Documentation Exchange Standard 文檔交換標準；Documentation Management 文檔管理；Electronic Mail電子函件；Imaging影象，成象，映象；Information TransferAPIs，E－mail Email的消息傳遞API；Inter－Application APIs應用程序間API；Workflow Software工作流軟件。