文檔管理

文檔管理 Document Management ，文檔是企業重要的數字資產。

在企業中，文檔一般都以電子文檔的形式存在，比如微軟.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，純文本.txt格式等；

從內容上，可能是商務合同、會議記錄、產品手冊、客户資料、設計文檔、推廣文案、競爭對手資料、項目文檔、經驗心得等。

這些文檔可能是過程性質的，也可能是公司正式發佈的文檔，可能處在編寫階段，也可能是已經歸檔不能再修改的。

文檔的狀態包括草稿、正式、鎖定、作廢、歸檔、刪除等。

文檔管理就是指這些文檔、電子表格、圖形和影象掃描文檔的存儲、分類和檢索。文檔管理的關鍵問題就是解決文檔的存儲、文檔的安全管理、文檔的查找、文檔的在線查看、文檔的協作編寫及發佈控制等問題。

文檔管理在法律事務所、保險公司、政府財政部門、廣告代理公司和其它具有大量書面文件或影象操作活動的商業領域中發揮着重要作用。

隨着信息化進程，文檔管理越來越受到企業的重視，但是企業在進行文檔管理的過程中，經常會碰到以下的問題：

海量文檔存儲，管理困難；

查找緩慢，效率低下；

文檔版本管理混亂；

文檔安全缺乏保障；

文檔無法有效協作共享；

知識管理舉步維艱等。

所以文檔管理逐漸成為國內外業界研究的熱點。

在組織中可以創建哪些類型的文檔和其他內容。

對於每種類型的文檔使用哪些模板。

對於每種類型的文檔提供哪些元數據。

在文檔生命週期的每個階段將文檔存儲在何處。

在文檔生命週期的每個階段如何控制對於文檔的訪問。

當團隊成員一起致力於文檔創建、審核、批准、發佈或處置時，如何在組織內移動文檔。

要將哪些策略應用於文檔，以便審計與文檔相關的操作，以適當方式保留或處置文檔，以及保護對組織比較重要的內容。

當文檔在其生命週期中從一個階段過渡到另一個階段時，如何轉換文檔。

如何將文檔視為企業記錄，在這種情況下，必須根據法律要求和公司準則保留文檔。

確定文檔管理角色確保您的計劃中包含組織的重要項目負責人的反饋意見，您具有適當的團隊來實現解決方案，並且您知道誰將參與文檔管理過程。致得E6協同文檔管理系統有關創建文檔管理規劃團隊的詳細信息，請參閲確定文檔管理參與者和項目負責人。

分析文檔用途在確定使用文檔的人員後，確定他們使用的文檔類型以及使用方式。有關詳細信息，請參閲分析文檔用途。

規劃文檔的組織結構您可以將文檔放在庫、團隊網站和門户網站中。Office SharePoint Server 2007 提供了一系列文檔組織和存儲功能，從專門的網站（如記錄庫）到自由格式文檔庫（用於特殊文檔創建和協作）。在一個庫中，您可以進一步將內容劃分到文件夾和子文件夾中。有關詳細信息，請參閲規劃文檔庫。

規劃如何在各位置之間移動內容 在文檔生命週期的不同階段中，可能需要將文檔從一個網站或庫移動到另一個網站或庫。例如，發佈過程可能包括將文檔從暫存網站移動到公共 Internet 網站。如果在網站之間移動內容時需要將內容從一種格式轉換為另一種格式，則您還需要規劃內容轉換。有關詳細信息，請參閲主題規劃文檔庫中的“規劃內容的流動”。

規劃內容類型使用內容類型來組織有關文檔類型的信息，如元數據、文檔模板、策略和工作流程。這是幫助您在整個組織中組織文檔和實施一致性所必不可少的步驟。

規劃內容控制您可以為每種內容類型和存儲位置規劃適當的控制級別。例如，對於文檔庫，您可以計劃要求籤入和簽出以及使用信息權限管理來防止未授權分發文檔。有關詳細信息，請參閲規劃版本控制、內容審批和簽出。

規劃工作流通過為組織規劃工作流，當每個參與者在文檔的生命週期中進行協作時，您可以控制和跟蹤文檔在團隊成員之間移動的方式。

規劃策略對於每種內容類型，應規劃信息管理策略，以保證文檔獲得適當的審計、保留，或者根據組織的機構要求和法律要求處理文檔。

單擊“系統菜單”中“文檔管理”，進入文檔管理界面。

1、合同文檔

（1）進入合同文檔界面

點擊“合同文檔”進入合同文檔界面。

（2）填寫、發佈合同

在“標題”欄中輸入發佈合同信息的主要標題內容。單擊下方“內容”框，輸入所要發佈的與主標題相關的信息內容，按回車，點擊“保存”即可。系統除了發送文本信息以外，還可以發送HTML頁面信息，發送頁面信息時只要選中“使用HTML語法”選項框即可。

（3）查看合同文檔

點擊所要查看合同的標題即可進入、瀏覽合同文檔信息。

如果顯示超過一頁，單擊“上頁”、“下頁”可以翻頁，在頁碼框中輸入頁號後，按回車鍵或者點擊“轉”按鈕，即可直接進入該頁查看。

在“搜索”欄中輸入合同的標題的特徵值，單擊“搜索”，屏幕顯示含有這些特徵值的合同信息。

（4）評論

如要對某些合同進行評論，直接點擊該合同標題進入，在發佈的內容框中輸入所要評論的內容，單擊“保存”即可。

（5）刪除合同信息

找到所要刪除的合同信息的標題內容，單擊標題行後面的藍色“X”即可刪除該合同。

2、人事檔案

（1）進入人事檔案界面

點擊“人事文檔”進入人事檔案界面。

（2）填寫、發佈人事信息

在“標題”欄中輸入發佈人事信息的標題內容。單擊下方“內容”框，輸入所要發佈的與主標題相關的信息內容，按回車，點擊“保存”即可。系統除了發送文本信息以外，還可以發送HTML頁面信息，發送頁面信息時只要選中“使用HTML語法”選項框即可。

（3）查看人事檔案

點擊所要查看人事信息的標題即可進入、瀏覽人事檔案信息。

如果顯示超過一頁，單擊“上頁”、“下頁”可以翻頁，在頁碼框中輸入頁號後，按回車鍵或者點擊“轉”按鈕，即可直接進入該頁查看。

在“搜索”欄中輸入人事的標題的特徵值，單擊“搜索”，屏幕顯示含有這些特徵值的人事信息。

（4）評論

如要對某些人事情況進行評論，可直接點擊該人事標題進入，在發佈的內容框中輸入所要評論的內容，單擊“保存”即可。

（5）刪除人事信息

找到所要刪除的人事信息的標題內容，單擊標題行後面的藍色“X”即可刪除該人事信息。

3、固定資產檔案

（1）進入固定資產檔案界面

點擊“固定資產檔案”進入固定資產檔案界面。

（2）填寫、發佈固定資產信息

在“標題”欄中輸入發佈固定資產信息的主要標題內容。單擊下方“內容”框，輸入所要發佈的與主標題相關的信息內容，按回車，點擊“保存”即可。系統除了發送文本信息以外，還可以發送HTML頁面信息，發送頁面信息時只要選中“使用HTML語法”選項框即可。

（3）查看固定資產檔案

點擊所要查看固定資產信息的標題即可進入、瀏覽固定資產檔案信息。

如果顯示超過一頁，單擊“上頁”、“下頁”可以翻頁，在頁碼框中輸入頁號後，按回車鍵或者點擊“轉”按鈕，即可直接進入該頁查看。

在“搜索”欄中輸入固定資產信息的標題的特徵值，單擊“搜索”，屏幕顯示含有這些特徵值的固定資產信息。

（4）評論

如要對某些固定資產信息進行評論，直接點擊該固定資產信息標題進入，在發佈的內容框中輸入所要評論的內容，單擊“保存”即可。

（5）刪除固定資產信息

找到所要刪除的固定資產信息的標題內容，單擊標題行後面的藍色“X”即可刪除該固定資產信息。

單擊“系統菜單”中“文檔管理”，進入文檔管理界面。

1、添加分類

在“添加分類”的名稱欄中輸入分類的名稱，附言欄中可輸入一些相關的附言信息，點擊“新建”按鈕即可。

2、選擇分類文檔

可以建立多個不同的分類文檔，根據需要直接選擇分類文檔中具體文檔進行發佈、評論等。分類文檔的使用方法與重要文檔的使用相類似。

層次展現--層次結構的文檔存儲和展現形式，使得文檔更加容易查閲。

權限管理--依據層次結構文檔的管理人權限體系。通過文檔目錄和文檔種類管理人，使得文檔的保密，權限查閲等需求得到了滿足。

文檔發佈--文檔內部發布，使得文檔發佈到內部的文檔查閲界面。

導入導出--文檔導入導出，指通過選擇指定的文檔將其從系統中導出，從對應文件中將其內容恢復到系統轉化為文檔。這使得文檔可以存儲為特定結構的文件用於備份或資源共享，為文檔備份、文檔遷移、資料共享等提供了很好的途徑。

文檔附件--文檔附件改變了文檔僅記錄文字信息的屬性，擴展為通過文檔可以附加存儲文件、影音資料等。