電子文檔管理系統

文檔是企業重要的智力資產。在企業中，文檔一般都以電子文檔的形式存在，比如微軟.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式等；從內容上，可能是商務合同、會議記錄、產品手冊、客户資料、設計文檔、推廣文案、競爭對手資料等。這些電子文檔，可能是過程性質的，也可能是公司正式發佈的文檔，可能處在編寫階段，也可能是已經歸檔不能再修改的。企業在進行電子文檔管理過程中經常會碰到以下的問題：海量文檔存儲，管理困難；查找緩慢，效率低下；文檔版本管理混亂；文檔安全缺乏保障；文檔無法有效協作共享；知識管理舉步維艱等。電子文檔管理系統就在這樣的背景下應運而生。

隨着信息化進程，文檔管理越來越受到企業的重視，但是企業在進行文檔管理的過程中，經常會碰到以下的問題：海量文檔存儲，管理困難；查找緩慢，效率低下；文檔版本管理混亂；文檔安全缺乏保障；文檔無法有效協作共享；知識管理舉步維艱等。所以文檔管理逐漸成為國內外業界研究的熱點。

市面上最著名的電子文檔管理系統是致得E6協同文檔管理系統。

電子文檔管理系統的建設可以替代傳統文件管理模式非結構化數據的分散性管理方式，實現標準規範的分佈式文件操作管理組件，滿足諸如文件集中存儲管理、權限控制、在線預覽、全文搜索、版本管理、操作日誌記錄、文件報表、移動終端訪問、訪問安全限制、數據備份、文件夾策略、自定義屬性、文件附件、導出pdf、用户集成、郵件集成、消息短信通知等需求，文件協同與流程管理、文件屬性與分類管理、文件協同消息、個人文件管理、PDF水印管理等需求，需實施一套功能完備非結構化文檔存儲管理組件。

電子文檔管理系統是建立在現代信息技術的普遍應用基礎上，利用數字化手段，以高度有序的電子文檔信息資源為處理核心，通過高速寬帶通信網絡設施相連接和提供利用，實現資源共享的數字信息系統。以“有序的信息空間和開放的信息環境”為特徵的完整意義上的非結構化文檔存儲管理系統。

隨着信息技術的在文檔管理行業的不斷深入應用，採用數字化管理手段管理文檔，對各種類型的歸檔文件進行有效組織、管理、利用，最終實現文檔的價值。

標準規範是非結構化文檔存儲管理系統項目建設乃至整個企業信息化體系建設的基礎性工作和重要組成部分，是項目後期實施中實現各類應用系統互聯互通、信息共享、業務協同、安全可靠運行的前提條件。

電子文檔管理系統首先需要在現有的國家標準、文檔管理行業標準的指導框架下建設，同時，在本項目建設中也需要根據企業的實際情況制定相應的業務標準，比如管理規範、元數據標準、歸檔接口標準、數據結構標準、格式標準等方面。

為了支持系統的運行，需要建立完善配套的硬件設施設備，在確保在系統運行、數據存儲、安全管理等方面的要求同時，兼顧文檔需要和長遠發展。

為了全面保障電子文檔的安全，必須建立完善、高效、可靠的信息安全保障體系。信息安全保障體系包括網絡安全、系統安全、數據庫安全、信息安全、設備安全、信息介質安全和計算機病毒防治等各個方面。

應用系統是本次項目建設的關鍵，應用系統建設的好壞直接關係到文檔信息資源採集、管理、利用的規範性和便捷性。本項目應用系統的建設需根據企業文檔管理工作的新的需求，開發建設新的應用系統，以滿足各單位部門、立檔單位對文件的管理、利用需求。

電子文檔管理系統通過對文件的在線採集和歸檔，保證電子文檔的長期利用和保存，充分利用現代信息技術，不斷加大文檔資源建設力度，以整合文檔信息資源為突破，構建內容豐富、結構合理、質量優化的文檔資源體系，以深化文檔信息資源開發利用和支撐企業發展為方向，以保障文檔信息資源安全利用和保管為重點，以強化文檔信息化建設標準和規範為基礎，形成一個信息管理標準化、信息資源數字化、信息服務網絡化、信息存儲安全化的文檔信息管理體系。

系統結構具備開放性，可實現與其他系統的功能集成、數據共享與交換。系統功能具備可擴展性，以滿足當前及可預見的時間內的業務需求，可方便地進行功能擴展。系統實現具備靈活性，支持文檔管理的業務模式、工作流程和數據結構等的靈活定義與部署。

系統運行應安全可靠，保存文檔管理關鍵業務過程記錄，根據需要採取電子簽名、數字加密和安全認證等技術手段，保障電子文檔安全，防止非授權訪問。