文檔管理軟件

隨着互聯網的普及、信息流通的速度、強度和便捷度的加強，一方面人們享受到了前所未有的方便和迅捷，但另一方面也承受着信息爆炸所帶來的壓力。對於企業而言，信息化讓電子文檔、紙質文檔、CAD圖紙、多媒體、ISO文控文件成為了他們智慧資產的主要載體。而知識管理成為了現代企業發展的關鍵，但企業在知識管理上卻存在着巨大的問題。

1、企業每個知識工作者平均每天浪費很多的工作時間在無效的文檔管理上。

2、企業內部經常需要協同工作，而溝通在協同工作中佔據了很大一部分。內部溝通方式多樣難以統一；上傳下達過程中信息嚴重衰弱；和分公司人員溝通，時間花費不説且電話費用太高；交流過程缺乏記錄，出現問題相互推諉等等情況在企業中經常出現。

3、對於現代企業的管理者來説，基於個人電腦、電子郵件和過時的文件夾共享已遠遠不能滿足企業對寶貴的知識資產的管理與保護的需求。資料泄露來自於內部，企業是防不勝防。而這些文檔的丟失、無意間的刪除以及多版本造成的混亂都嚴重的影響了企業的工作效率。

4、隨着市場競爭日趨激烈，企業文檔管理需要建立一套完整又嚴謹的ISO文控管理體系，節省大量文件管理的人工成本。

在20世紀80年代開始，許多廠商開始開發的文檔管理系統，以管理紙質文件為主要功能。這些系統管理記錄紙張文件，其中包括印刷、出版的文件、照片和版畫等。

後來開發商研發第二類文檔管理系統，即電子文件管理，這些文件存儲在用户的本地計算機中。最早的電子文檔管理系統的管理，由於技術限制，對文件類型和文件數量都做了限制。主要功能集中捕獲、存儲、索引和檢索的文件格式。

發展到2013年，基於B/S架構的文檔管理系統出現，通過上傳到服務器中進行集中存儲，管理起來更加方便，查找更快，而且只要有互聯網的地方，就可以通過瀏覽器直接訪問系統。也增加了更多功能，包括文檔的權限管理、全文搜索、存儲加密、審批流程、文檔審計、版本管理、規則應用、在線編輯和統計報表等。

下面就大部分企業需求用到的文檔管理軟件功能給大家歸納總結，以便大家更深入的瞭解文檔管理軟件對於一個企業文檔流轉週期涉及到的管理環節有那些。

1.文檔管理

集中存儲：為企事業單位搭建海量文檔集中存儲的平台，實現統一的文檔共享。

目錄結構：支持樹形目錄結構，可無限創建文件夾和子文件夾結構。可自定義目錄排序。組織內部所有成員可輕鬆的實現文件的安全共享與查看。

文檔排序：支持根據文檔的標題、大小、日期、上傳人等屬性進行排序。

顯示模式：支持目錄以列表模式或縮略圖模式顯示。

全文搜索：全文搜索及高級搜索引擎幫您快速從海量資料中精準查找所需文件。

文檔編輯器：可直接在系統瀏覽器中創建、閲讀和編輯Office文件，無須改變現有的任何操作習慣，無需下載或安裝軟件。

多文件上傳：支持文件的批量上傳及壓縮包導入，實現文檔資料的快速輕鬆存儲管理，支持Office文檔、PDF、圖像、音視頻和圖紙等各類型文件。

版本管理：強大的版本管理功能，文檔關聯多版本，避免錯誤版本的使用，同時支持歷史版本的查看、回退與下載。

自動編號：系統提供25種變量，可自由組合設計編號規則。配合規則進行條件匹配可實現靈活的編號效果。

文檔審計：文檔審計信息描述了文檔生命週期全過程中的每一個動作，包括操作人、動作、日期時間等信息，通過審計跟蹤您可以全局掌握系統內部所有文件的操作情況。

Office集成：與Office無縫集成，可直接在系統中新建、閲讀、編輯各類Office文件，包括Word、Excel、PowerPoint、WPS、Visio等格式。

摘要及縮略圖：系統會自動為上傳的Office文檔、txt、pdf等類型文件生成摘要；系統支持為圖片、音頻、視頻類文件增加摘要及縮略圖，便於預覽查看。摘要及縮略圖功能簡化了操作，用户無需逐個打開文檔即可快速預覽文檔內容。

PDF水印：動態為PDF文檔插入水印，可指定水印、位置、頁碼。

文檔提醒：支持對文件設置定期提醒。到達設定日期後，系統自動發送即時消息和郵件進行提醒，提示使用者執行相關操作，例如合同到期日期及付款日期等時間到期提醒。

鎖定保護：除了提供權限控制保護外，還提供鎖定保護機制，文檔作者和管理權用户可將文檔鎖定，確保文檔不被隨意修改。當文檔需要修改或刪除時，可以解鎖，保證文檔的正常操作。

文檔鏈接：支持將文檔發送至常用文檔，用户無需每次在打開各個目錄中查找；支持將文檔發送至目錄，方便其他部門查閲；支持將文檔發送至指定用户從而協同完成工作；與電子郵件集成，支持直接將文檔發送至Email，無需登錄郵箱及手動上傳附件，操作簡便、非常實用。

關聯文檔：文檔新建或上傳後，系統會自動或手動為文件生成唯一編號，支持文檔的批量關聯。支持通過文件唯一編號，實現文檔與相關文檔、圖紙、圖片及其它格式附件進行關聯，點擊鏈接即可一鍵快速查看。系統支持為圖片、音、視頻類文件增加摘要及縮略圖，便於預覽查看。

規則應用：系統支持為目錄設定規則，指定動作、條件和操作，當動作觸發符合設定的條件，系統則自動執行規則的操作。規則兩個主要功能：一是將文檔自動歸檔到規則指定的目錄下，實現規範化管理；二是：文檔自動發起審批進入流程，實現文檔審批自動化。

2、安全控制

權限管理：提供權限控制機制，可針對用户、部門及崗位進行細粒度的權限控制，控制用户的管理、瀏覽、閲讀、編輯、下載、刪除、打印、訂閲等操作，實現文檔安全共享。

存儲加密：文件採用加密存儲，防止文件擴散，全面保證企業級數據的安全性和可靠性。

登錄IP限制：支持IP登錄限制，在組織結構中可以給用户設定登錄IP，支持多個IP和IP段，充分保證用户賬號安全。

3、協同辦公

模板管理：支持在系統中創建大量Office模板文件，授權給用户使用。用户在新建文檔時，可調用授權的模板。系統自動統一規則命名文檔，實現文件名標準化管理。

文檔借閲：支持將公共文檔和個人文檔進行借閲管理，借出過程中可控制用户訪問權限。被借閲用户會收到系統發送的即時消息通知。系統支持根據時間對借出的文檔自動進行收回處理。

文檔評論：系統支持對文檔發表評論意見。

即時消息：支持一對一或一對多的用户間的消息發送，同時支持直接給部門全員發送消息。即時消息功能實現了內部信息及時準確的傳遞。

目錄訂閲：用户可以對目錄進行訂閲。當目錄下文檔發生變化時，系統自動發送即時消息通知訂閲用户。同時可訂閲相關提醒文檔，到達指定日期後，系統自動發送即時消息和郵件進行提醒。

個人桌面：個人桌面功能，將您日常辦公急需處理的事項第一時間為您呈現出來，分為四個區域：待審批、已發送審批、我常用的文檔和借給我的文檔。

4、多媒體/CAD/紙質/PDF多格式管理

多媒體查看器：除了管理文檔外，還支持多媒體數字資產的存儲及管理。您可以直接在系統中預覽圖片、播放視頻、音頻。支持的格式包含：gif、jpg、png、 bmp、psd、ai 、tif 、mp3、wav、wma、flv、mpg、 avi 、wmv、mp4等。

CAD圖紙管理：為了滿足工程建築、房地產等行業的需求，支持AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、STL等300多種文件格式的在線預覽及管理，減少等待預覽及審核圖紙的時間。

紙質文檔電子化管理：除了可以管理電子文檔、多媒體文件、CAD圖紙外，還支持紙質文檔電子化管理。通過掃描儀將紙質文檔轉化為電子的圖片或者PDF存儲至系統。

PDF Web閲讀：支持在系統中開啓PDF Web閲讀功能。可通過Web直接閲讀PDF文檔，不需要藉助任何PDF閲讀器。實現了Web模式下嵌入式的PDF文檔應用，使整個辦公系統中的文檔處理部分完全與PDF兼容，更加安全。

5、集成

Office無縫集成：與Office無縫集成，系統操作與本地操作無異，無需改變任何習慣，即可快速上手熟練使用系統，可多人協同編輯文檔，多版本管理，提高工作效率。

LDAP集成：實現LDAP/AD統一認證與授權；支持LDAP用户的批量導入及更新，很方便地統一集中管理與維護賬號信息，減輕企業內部IT管理的混亂局面，大大增強內部據安全。

電子郵件集成：與電子郵件集成，可直接在系統內部發送文檔至指定電子郵箱。

掃描儀集成：與掃描儀緊密集成，通過掃描儀將紙質資料轉化為電子的圖片或PDF文件存儲。減少通過文件櫃或抽屜查找紙質文檔所花費的時間，降低紙質文檔可能被損壞、丟失的風險或正在被另一用户使用而重複複印造成大量紙質成本的浪費。

6、人員管理

組織結構：在組織結構中可以根據公司實際需求創建對應的部門和人員，同時支持批量導入用户、崗位，可以為用户設置崗位及角色等。

崗位角色：提供系統管理員、用户管理員和流程管理員三種角色，可在組織結構中根據公司實際需求為用户定製崗位和角色，通過角色和崗位的應用，授權用户進行相應的操作。

通訊錄：以部門為單位，詳細列出了每個員工的用户名、姓名、部門、電子郵件、手機號碼、辦公電話、家庭電話等信息，在通訊錄中支持發送即時消息給單獨的用户和部門全員，支持根據用户名/全名進行搜索。

統計報表：系統自動統計近六個月文檔的上傳、閲讀、下載、更新量，以柱狀圖清晰直觀的顯示，讓管理者能夠快速瞭解、準確掌握文檔的使用情況。

7、模塊定製

系統定製：用户可以自定義系統LOGO、限制個人文檔空間大小、根據企業內部需要自行設定文檔最大版本數及是否開啓PDFWeb閲讀，讓系統更符合企業內部管理及應用需求。

系統皮膚：系統提供了簡約灰色、活力綠色、淡雅藍色、浪漫玫紅、高雅紫色和經典藍色六種不同風格皮膚供用户自由選擇，讓每個用户在享受快樂工作的同時，可自行改變系統面孔。

同步助手：無需登錄系統進行繁瑣的手動操作，自行設定同步時間間隔，隨時拉取系統內部文件資源至本地計算機。

全文批註：效仿人們在紙質公文進行批註的習慣，具有精確手寫、真筆真跡、一鍵批註、方便好用等特性；支持全文手寫批註和鍵盤批註功能，並能夠保留批註痕跡。不同用户的筆跡可以保存在同一文件中；可選擇批註人姓名來顯示不同批註人的批註，批註確認後無法複製、移動和刪除；文字大小與顏色都可以任意選擇，方便用户的使用，為數字化無紙辦公保駕護航。

電子簽章：支持直接在IE瀏覽器中對文檔進行手寫簽名、電子簽章等辦公必備的功能；支持多種電子印章、手寫簽名認證功能；提供印章或簽名資源預保存功能，用户可以通過密碼的方式來獲得自己的簽章，簽名和印章與文檔保存在一起，可以通過系統的驗證來判斷是否有效。

短信模塊：通過企業專用通道發送短信；與文檔提醒及流程整合，在文檔到期及有審批需要辦理的時候自動發送短信進行提醒；可以針對內部人員進行短信羣發。

高級文檔操作：所有可以在本機打開的文檔，均支持在線閲讀及在線編輯。

單點登錄：通過令牌的方式與其他軟件產品進行集成，用户只需要一次登錄其它系統就可以訪問E6，避免每次登錄時重複輸入用户名和密碼，提高系統的易用性、安全性和穩定性。

為了解決企業管理難題，市場上出現了很多文檔管理軟件品牌。從功能角度大致可以分為：

1、項目文檔管理軟件

2、文檔管理軟件

3、紙質文檔管理軟件

4、圖文檔管理軟件

5、ISO文控管理軟件

等等。

建議企業根據自己的業務需要在試用軟件的基礎上，進行選擇。

國內的文檔管理軟件做的水平相差很遠，雖然説起來都叫文檔管理軟件，但管理的水平卻相差很多。

產品試用很重要，一般純粹的產品不見得滿足企業需要。由產品組制定和開發的，具備提供試用功能的系統，能夠切合企業需求。