中國科學技術大學檔案館

中國科學技術大學自1958年建校起即設有綜合檔案室。根據國家教委“六號令”（1989年）要求，處級建制 ^[3]  。先後被評為全國和省檔案工作先進集體。1995年5月20日，檔案館通過由中科院辦公廳委託安徽省檔案局組織的專家考評，晉升為國家二級檔案管理單位 ^[4-5]  。

國家檔案局副局長郭樹銀、局長毛福民分別於2000年4月、2002年8月至中國科學技術大學檢查檔案工作，對校檔案館的檔案信息開發工作表示滿意 ^[6]  。

丁毅信自1998年任該館館長 ^[7]  。檔案館統一管理全校各類檔案，館藏始於1958年，到2008年止，檔案近15萬卷(件)。主要有黨羣、行政、教學、科研、外事、基建、出版物、聲像、人物等門類。郭沫若、嚴濟慈、華羅庚、錢學森等校領導、科學家手稿，鄧小平、江澤民、李鵬、喬石、聶榮臻、方毅、張勁夫、嚴濟慈等題詞。郭沫若、嚴濟慈、趙忠堯、錢臨照等工作、生活用品的實物檔案尤為珍貴 ^[3]  。

依據《高等學校檔案工作規範》，中國科學技術大學檔案分為教學、科研、黨羣、行政、外事、基建、人物、財會、出版物、聲像、儀器設備、產品生產與科技開發、實物、寄存檔案等14類。檔案產生的部門、單位是檔案工作的源頭，各單位的支持是做好檔案工作的前提。兼職檔案員認真負責的工作，保證了各門類檔案及時完整的歸檔。檔案工作程序繁雜，單調重複，要求檔案人員耐心細緻，一絲不苟。檔案部門嚴格執行國家各類標準，保證案卷質量。根據國家要求，為“簡化整理，深化檢索，方便利用”，2002年起將黨羣、行政、外事等類檔案由“卷”改“件”。案卷封面、目錄由原來的手工抄寫全部改為計算機著錄。除校內正常收集外，工作人員還多次到北京等地徵集檔案資料和照片，豐富了館藏。2000年，合肥經濟技術學院檔案全宗併入中國科學技術大學檔案館。同年，原屬校園建設和管理處的基建檔案分室也併入。至2004年，館藏已由 1998年的近3萬餘卷增為6萬餘卷、3萬餘件，館藏大幅增加。2004年共收集、整理各類檔案2.2萬餘卷（件） ^[6]  。

2004年6月，根據機構改革情況對各單位分管檔案工作領導和兼職檔案員作了調整。修訂了《中國科學技術大學檔案管理辦法》和教學、基建等類檔案管理辦法，完善有關規章制度。編寫、修訂了校檔案實體分類主表和業務建設規範。

為方便檢索利用，將所有館藏曆史照片重新整理，掃描近萬張存入計算機數據庫。通過多種形式開展檔案利用和借閲服務。每年辦理歷屆畢業生出國中英文成績單800餘人次，出具各類檔案證明600餘人次。調資、提職、展覽、編研等檔案查閲量大。組織全館做好全校本科生學歷證書登記並上報省教育廳。

2002年，檔案館自行開發研製檔案信息管理系統軟件，為學校節省一筆資金，許多高校都是立項。自行研製本科生學籍查詢、學位論文檢索系統，被學校主頁“信息查詢”等採用。“科大逸事”等信息被各大網站引用。檔案館主頁2000年11月發佈，已有13萬餘人次訪問。編寫出版《中國科技大學四十週年大事記》、《科大簡史》和《中國科大逸事》等著作。發表校史、檔案研究論文若干篇。

2000年夏，組織復原並陳列我國第一台加速器——70萬伏質子靜電加速器。同年9月承辦建成趙忠堯紀念館。楊振寧、李政道、丁肇中等著名科學家分別題詞。

2001年9月20日，由我館承辦的“校史人物紀念展”隆重揭幕，展出郭沫若、嚴濟慈、華羅庚、錢學森等360餘幅圖片和實物檔案。

2003年5月起籌辦中國科學技術大學校史館，同年9月20日開放,展出各類圖片、史料、實物600餘件，經常開放。

2000年基建檔案併入中國科學技術大學檔案館後，經過幾年努力，原基建處積壓的3000餘卷檔案已全部整理完畢。2003年3月至9月，對積存20餘年的校區一期工程檔案規範整理，共整理52個子項目1608卷，另向合肥市城建檔案館移交37個工程檔案共937卷。2003年12月1日，該工程檔案通過國家驗收。2004年9月起，集中整理“985”工程理化中心、“東活”、“西活”等工程檔案，並全部通過中國科學院預驗收。

提供利用全校形成的黨羣、行政、外事、教學、科研、基建綜合、產品綜合、聲像和實物檔案 ^[8]  ；

提供利用1995年前的財會檔案；

出國學生檔案寄存；

中英文成績單辦理；

網絡信息發佈等。

提供檔案原件閲覽、出借；提供檔案複製件；

編寫校史、沿革；制發檔案證明，函覆外借查詢；

開展電話查詢服務；舉辦珍貴檔案陳列、專題檔案展覽和名人紀念館；

網上查詢等。

1、檔案分室要定期向檔案館報送檔案目錄。

2、積極做好檔案接收和徵集工作，豐富館藏。

專兼職檔案人員要以高度責任感做好工作，真正做到有檔必歸。不因個別人員退休、崗位變動交來多年積壓的檔案，而使檔案館插卷累積，給檔案工作帶來很大麻煩。

3、認真執行檔案安全責任制，全力保障檔案載體安全。

嚴格庫房管理，做好檔案庫房“防光、防塵、防火、防黴、防蟲、防盜、防高温、防高濕”等“八防”工作。而檔案庫房位於西區圖書館樓頂層，給檔案工作帶來困難，也是需要關注的問題。

4、完善檔案管理系統，為文檔一體化做好準備。

加強館內數字化應用平台建設，不斷充實案數據庫，逐步實現存儲數字化、傳輸網絡化、管理自動化。要將文檔一體化納入學校電子校務系統建設，逐步做好電子文件材料的歸檔工作。

第一章 總 則

第一條 為加強對學校檔案的科學管理，更好地為學校各項建設事業服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》及有關法規，結合我校檔案工作的實際情況，特制定本辦法。

第二條 中國科學技術大學檔案是指學校教學、科研、管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式的歷史記錄。

第三條 學校檔案真實記錄和反映了我校的歷史，是評估教學質量、科研水平，衡量學校管理水平，維護學校權益和保存學校歷史等的重要依據，是國家的寶貴信息資源，必須由校檔案館集中統一保管。

第四條 檔案工作是我校各項管理工作的組成部分，是反映和維護學校真實歷史面貌的一項重要工作，是辦好學校的重要基礎工作之一。

第二章 體制和任務

第五條 檔案館既是學校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的學校直屬機構。其業務工作接受上級檔案行政管理部門的指導、監督和檢查。

第六條 檔案館的基本任務

1.貫徹執行黨和國家關於檔案工作的法令、政策和規定，制定本校檔案工作的規劃和規章制度，並組織實施。

2.指導、監督、檢查校內各單位歸檔材料的立卷歸檔工作，業務上領導校內各檔案分室。

3.負責對全校各類歸檔材料及重要資料的收集（接收）、整理、鑑定、編目、統計工作。

4.編制各類檔案的檢索工具，積極開發檔案信息資源，為學校各項工作和社會服務。

5.積極開展校史研究，舉辦校史展覽並做好校史館的建設、維護和日常接待。

6.保守檔案機密，做好檔案保護工作，確保檔案的完整和安全，延長檔案使用壽命。

7.建立健全學校檔案工作網絡，負責對全校專、兼職檔案員進行業務培訓。

8.積極開展檔案學術研究和交流活動，不斷提高科學管理水平。

9.廣泛進行檔案工作宣傳，提高全校師生員工的檔案意識。

第七條 學校各院、系、直屬單位，機關各部、處、室(以下簡稱“各單位”)應有一名負責人分管本部門的檔案工作，並視情況配備1～2名專（兼）職人員，負責本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作。

第八條 部分檔案集中的單位根據工作需要經批准可設立檔案分室，配備必要的專（兼）職檔案人員，負責本單位文件材料的收集、整理、立卷、保管等工作。

第九條 檔案工作人員必須認真貫徹執行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業，忠於職守，遵守紀律，具備檔案專業知識和一定的科學文化知識。檔案工作人員屬檔案專業技術人員，按《檔案專業人員職務試行條例》實行專業技術職務聘任制。

第十條 建立檔案工作檢查、考核制度，明確崗位職責，對成績突出的單位或個人給予表揚或獎勵；對工作失職，造成檔案損失的單位或個人，按照《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》，追究相關責任。

第三章 文件材料的形成和歸檔

第十一條 建立健全文件材料的立卷歸檔制度。各類文件材料由形成部門按檔案館制定的歸檔辦法進行整理，並定期向檔案館移交。各單位不得以任何藉口拒交、緩交，或將文件材料據為己有。

第十二條 對本校知名人士在非職務活動中形成的各種載體的文件材料，由檔案館通過徵集（收集）、複製、整理，組成人物檔案集中統一管理（或寄存）。

第十三條 各單位應把文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作納入本單位的工作計劃，在佈置、檢查、總結、驗收各項工作時，要同時佈置、檢查、總結、驗收檔案工作，實現“四同步”管理，並列入有關人員的崗位職責之中，作為考核、評審和獎勵的依據之一。

第十四條 各單位專（兼）職檔案人員應把辦理完畢的文件材料及時收集整理，並於次年四月底之前向檔案館移交。歸檔材料應做到完整、準確、系統，歸檔時除經辦人簽字外，還須部門領導審籤。

第十五條 各單位的每一項教學、科研、基建、設備、產品、外事及專利等技術項目，均應有完整、準確、系統的文件材料歸檔保存。在每項任務開展時，要指定專人負責有關科技文件材料的形成、積累、歸檔工作。歸檔時單位負責人要審查簽字，沒有完整、準確、系統的科技文件材料，不予驗收，不予上報成果。

第四章 檔案的管理和利用

第十六條 檔案館的全部檔案都要進行科學的分類、編號、排列、上架，編制適合現代化管理需要的檢索工具，實行計算機管理，提高科學管理水平和服務質量。

第十七條 檔案館及檔案形成部門應注意檔案的安全，做好檔案保護工作。檔案庫房應具有防潮濕、防高温、防盜、防火、防塵、防黴變、防蟲、防鼠、防光等措施，並不斷改進檔案保護技術，延長檔案壽命。

第十八條 檔案館應建立檔案統計制度，定期對檔案案卷質量、檔案進出及保管利用等情況進行檢查和統計。

第十九條 檔案館要定期做好檔案鑑定工作，並組織熟悉有關專業的人員和檔案工作人員參加鑑定。凡需銷燬的檔案，應徵得有關部門的同意，並造具清冊，報分管校領導審批。銷燬檔案時要指定專人監銷。

第二十條 檔案館應會同有關部門，進行檔案密級審查，根據上級規定，及時調整密級，以利檔案的利用和交流。

第二十一條 檔案館應積極主動地開展檔案利用工作，制定檔案借閲制度，設立閲覽室，為利用者提供方便。

第二十二條 為充分發揮檔案的作用和效益，檔案館按照《中華人民共和國檔案法》的規定，向全校以至社會開放屬於開放範圍的檔案。

第二十三條 檔案館所需的業務建設費用，列入學校事業費預算，並單獨立項，由檔案館統一掌握使用。各單位應對保存本單位歸檔文件材料所需的檔案裝具等設備，在其經費中給予必要的支持。

第五章 附 則

第二十四條 本辦法自印發之日起施行。

第二十五條 檔案館根據本辦法，會同有關部門制定檔案工作的各項具體規章制度，並組織實施。

第二十六條 本辦法由檔案館負責解釋。

2022年5月12日 ，中國科學技術大學檔案文博院入選安徽省科學家精神教育基地名單。 ^[9]