PRINCE2項目管理

項目管理向來就是一個充滿挑戰的管理，管理人員必須在事先確定好的人力、物力、財力、時間基礎上產出預期質量的項目結果。項目管理中的失控一直就是官、產、學界關心的問題。

早在20世紀70年代，英國政府就要求所有政府的信息系統項目必須採用統一的標準進行管理。1979年CCTA採納Simpact Systems公司開發的PROMPT項目管理方法作為政府信息系統項目的項目管理方法。在PROMPT項目管理方法的基礎上，20世紀80年代年英國政府計算機和電信中心(CCTA)（後來併入英國政府商務部（OGC））出資研究開發PRINCE，1989年Prince正式替代PROMPT成為英國政府IT項目的管理標準。

1993年，OGC又將注意力轉移到 Prince新改版Prince2的開發。通過整合現有用户的需求，同時提升該方法成為面向所有類型的項目的、通用的、最佳實踐（best- practice）的項目管理方法。在OGC的組織下，大量項目管理的專家和學者組成設計和開發團隊，超過150家公共和私人組織參加評審委員會為開發工作提供有價值的輸入和反饋意見。1996年3月開發工作正式結束。

Image:Prince2歷程.gif

目前，PRINCE2已成為了英國項目管理事實上的標準，PRINCE 2已風行歐洲與北美等國家。Sun、Oracle等將PRINCE2作為實施項目的標準管理方法；香港特別行政區政府資訊科技署將PRINCE作為政府項目管理的標準指南；“大中華客户關係管理諮詢公司”的合夥人及Tri Dynamics的創辦人David Childs建議所有的CRM項目都使用Prince 2作為標準方法。

隨着IT治理（IT Governance）在全世界的蓬勃興起，Prince2作為IT項目管理高效的方法，與PMBOK[1]、ITIL、Cobit以及BS7799等一起成為IT治理重要的支持工具，這些工具的共同之處就在於它們都是建立在最佳實務基礎上的管理架構，是管理層能夠理解並接受的一套通用語言，而不是關於信息技術的細枝末節。

在英國政府的大力推動下，圍繞Prince2已經形成了一個完整的產業，包括：出版、培訓、諮詢、認證和行業組織。

Prince[2]是基於過程（process-based）的結構化的項目管理方法，適合於所有類型項目（不管項目的大小和領域，不再侷限於IT項目）的易於剪裁和靈活使用的管理方法。每個過程定義關鍵輸入、需要執行的關鍵活動和特殊的輸出目標。

該方法描述了一個項目如何被切分成一些可供管理的階段，以便高效地控制資源的使用和在整個項目週期執行常規的監督流程。依據項目的大小、複雜度和組織的能力，該方法描述了項目中應涉及到的各種不同的角色及其相應的管理職責。Prince2的項目計劃是以產品導向的，也就是説項目計劃強調項目按預期交付結果，而不是簡簡單單計劃在何時該做何事。

一個PRINCE2項目由業務狀況（Business Case）進行驅動，業務狀況描述了組織為該項目的交付和輸出結果提供的充分理由、委託事宜以及理論基礎；用於描述啓動和繼續一個PRINCE 項目的信息。它給出了項目的動機（且回答了“ 為什麼” ）。它在整個項目的若干關鍵點處被更新。業務狀況往往和項目進度相結合來確保項目目標的實現，儘管這些項目目標可能在整個項目週期中會有所變化卻仍舊能夠很好地被滿足。

方案管理（Programme Management）和風險管理（Risk Management）也初次引入到PRINCE2中，Prince2定義了與程序管理的接口，同時還定義了何時、如何對項目風險進行評估和再評估。

Prince2的顯著特點包括：

* 強調業務的合理性（justification）

* 為項目管理團隊提供定義明確的組織結構

* 基於產品的計劃方法

* 強調將項目劃分為可控的、可管理的階段

* 能靈活地應用於任何級別的項目

今天的項目管理，涵蓋了項目管理者、顧客、用户、提供者等不同的角色。Prince2旨在為所有利益相關者提供一種通用的語言。以下是Prince2中的重要概念：

* 項目經理：被授予權力和責任管理項目的個人，他負責項目的日常性管理，按照同項目委員會達成的約束條件交付必需產品。

* 顧客：委託工作並將從最終結果中得益的個人或團體。

* 用户：使用項目的最終交付物的個人或團隊。有可能和顧客是同一個（類）人。

* 提供者：負責提供項目所需物品或專業知識的一或多個小組。有時又稱為供應者或專家。他們負責項目的輸入。

* 商業論證：用於描述啓動和繼續一個PRINCE 項目的信息。它給出了項目的動機（且回答了“ 為什麼” ）。它在整個項目的若干關鍵點處被更新。

* 方案：按照協調原則選擇、計劃和管理的項目組合。

* 項目委員會：每個PRINCE2項目都將有一項目委員會。項目委員會由顧客、用户方代表、供應方代表組成。項目經理定期向項目委員會報告項目的進程和麪臨的突出問題。項目委員會負責向經理提供項目進程中突出問題的解決方案。

* 項目委任書來自項目外部的，形成參考條款並用於啓動PRINCE 項目的信息。

* 項目質量保證：項目委員會確保它自己正確管理項目的職責。

* 檢查點報告：在檢查點會議上收集的關於項目進展情況的報告。該報告由項目小組向項目經理提交，其內容包括在項目起始文檔中定義的報告數據。

* 意外計劃：一個描述當在PRINCE 項目控制之外的已定義的情況出現時，所應採取的決定和措施的計劃綱要。

* 例外報告：這是一個由項目經理向項目委員會提交的報告。報告描述例外，對後續工作進行分析，提出可供選擇的解決方案並確定一個推薦方案。

* PRINCE 項目：在項目的初始階段可以充分、精確地定義產品，使得產品可以根據預定義的度量來測量，並且是用PRINCE 方法來管理的項目。

* 產品：項目的任何輸入和產出。PRINCE 將產品區分為：管理產品（由項目的管理生成），特定產品（組成最終交付物的產品），質量產品（為了質量過程或由質量過程生成）。一個產品可能本身就是其它產品的一個集合。

* 交付物：作為項目要求的一部分，它是項目必須產出的一項。它可以是最終產品的一部分或是一個或更多後繼的交付物所依賴的某一中間產物。依據項目的類型，交付物又稱“ 產品”。

* 項目起始文檔（PID）：一個合理的文檔，目的是為了收集啓動項目所需的關鍵信息，向與項目有關各方轉達這些信息。

PRINCE2是什麼？

PRINCE是PRoject IN Controlled Environment（受控環境下的項目管理）的簡稱。 PRINCE2描述瞭如何以一種邏輯性的、有組織的方法，按照明確的步驟對項目進行管理。它不是一種工具也不是一種技巧，而是結構化的項目管理流程。這也是為什麼它容易被調整和升級，適用於所有類型的項目和情況。

PRINCE2 由英國政府商務部（OGC）所有，於1996年開始推廣。它不僅是英國事實上所有類型項目的標準程序，現在已迅速發展成為國際標準。世界各地的許多企業將其作為他們管理項目的首選方法。

為什麼要使用項目管理方法?

許多項目失敗的原因各種各樣，其中包括沒有充分注意“商業論證”的有效性（為什麼要進行該項目），不重視質量，計劃不足，與利益各方缺少溝通，時間與成本通算不正確，缺少監督和控制，職責不明確等等。

如果沒有一種項目管理方法，委託項目的、管理項目的和參與項目工作的每個人對項目應如何組織、何時應完成都有不同的見解。他們不清楚自己的職責、職權和義務，因此在項目進行過程中一片混亂。

而且，如果沒有一種項目管理方法，項目很少能按時在預算成本內完成—特別是大項目。一個優秀的項目管理方法—如PRINCE2—將指導項目通過一系列嚴格控制的、良好管理的、可見性的活動達到項目目標。

PRINCE2的優勢是什麼?

PRINCE2之所以迅速發展的原因之一是許多企業認識到建立適合自己企業的項目管理標準是一項耗時耗財的工作。他們至少要花費6-12個月、成千上萬個工時來建立一套方法，而這只是最初的成本。之後他們必須在內部實施該方法，對參與項目的每一個人員進行培訓—這又要花費相同的成本。已獲得培訓的人員持續前進，當新員工加入時，他們必須對新員工重頭培訓。

採用現有的最佳實踐標準，調整使其符合本企業的需要所節約的成本，是十分誘人的。PRINCE2提供一套很容易調整適合客户使用的標準，但更為重要的是按照PRINCE2標準建立了一套成熟的考試機制，使個人能夠獲得PRINCE2資格證書。

目前全世界已有幾萬人獲得PRINCE2從業資格證書（Practitioner Certificate），從而形成一種良性循環—越多的人蔘加PRINCE2考試，採用PRINCE2的組織就會有越大的收益；越多的組織採用PRINCE2，希望獲得資格證書，使用PRINCE2的人就會越來越多。

使用PRINCE2的益處是什麼?

使用PRINCE2有許多好處。它除了可重複使用、可升級、非常靈活之外，是在成百上千名有經驗的項目經理們的幫助下，總結他們多年積累的實踐經驗和專業技術建立的。PRINCE2 開發於1989年並從此不斷地進行完善。它包含了項目管理領域已經證明的最佳實踐，得到廣泛的認可和理解，為所有的項目參與者提供了一種共同語言。

PRINCE2 鼓勵項目中角色的明確分工，職責分明，集中致力於交付的項目，明確項目的原因、時間和用户。通過使用PRINCE2，項目經理能夠建立適當的授權調查範圍，使用詳細定義的授權、權威和溝通渠道，將項目劃分為可管理的階段以便制定精確的計劃。在項目批准過程中，項目經理還能得到高層管理者的資源支持，定期提供簡要的管理報告，將與高層管理和利益相干人的會議減少到最少—只有在項目的關鍵點才舉行會議。

PRINCE2 使用一系列的過程 來描述一個項目在何時發生了什麼。這些過程涵蓋了從項目開始到項目結束的所有活動，可以根據個人的需要對其進行縮減和調整。

這些過程基於項目一系列的組成部分。這些組成部分闡述了項目組成的各個方面，如商業論證、質量管理、風險管理和變更控制等，確保最終產品“符合要求”。

Crown Copyright 2005

PRINCE2的使用和應用非常廣泛。在過去的12個月裏，超過60,000人蔘加了PRINCE2基礎資格（Foundation）或從業資格（Practitioner）考試。現在每週參加考試的人數超過了2000人。

現在有15個國家的142家經認證的培訓機構（ATOs）及480名經認證的培訓師在全球進行培訓。已經有下列國家和地區的人員參加過PRINCE2考試，它們是澳大利亞、比利時、玻利維亞，中國、捷克斯洛伐克、丹麥、芬蘭、法國、德國、中國香港、匈牙利、印度、意大利、肯尼亞、新西蘭、波蘭、葡萄牙、俄羅斯、南非、西班牙、瑞典、瑞士、中國台灣、烏干達、阿拉伯聯合酋長國、英國和美國。

考試可用英語之外的阿拉伯語、中文、日語、馬來西亞/印度尼西亞語、泰國語、越南語、菲律賓語、波蘭語和蓋爾語等9種語言進行。

PRINCE2手冊目前已有英文、中文、丹麥語和日語，正在翻譯成荷蘭語、法語、德語和波蘭語。PRINCE2術語表已譯成15種語言。

PRINCE2與其他標準一致嗎?

國際項目管理協會 (IPMA)根據國際能力基線建立了一種國際公認的標準，並由其各國協會譯成各國語言。這是IPMA四級證書的基礎，現在已在全世界推廣。可喜的是，PRINCE2與這個標準高度一致。

美國項目管理協會（PMI）的項目管理知識體系指南(PMBOK指南)是項目管理行業知識的總和，許多組織將其作為學習項目管理專業的基礎。PRINCE2是一種居領先地位的項目管理方法論，主要是提供了一種建立項目流程、運行項目和項目終止移交的機制。

雖然使用的術語有些不同，但PRINCE2和PMBOK高度兼容，相互補充。PRINCE2的採用能夠加強PMBOK標準的有效執行，建立濃厚的項目氛圍，為提出項目、運行項目和結束項目提供一種更有效的方法。

PRINCE2是英國政府商務部的註冊商標

PMBOK是美國項目管理協會（PMI）的註冊商標

PRINCE2是一種長期以來公認的項目管理方法，在英國公共部門廣泛應用，在私營企業界也發展成為事實上的應用方法。PRINCE2開發於1989年，是一種結構性的項目管理方法，其所有者OGC（英國商務部）根據使用者的反饋與調查不斷地對其進行完善。PRINCE2最初是為IT行業開發的，現在已發展成為通用於各種大小、各個領域的項目的管理方法。PRINCE2在全球聞名並得以廣泛應用。PRINCE2手冊被譯成多種語言。

PRINCE2的使用是免費的；雖然名稱和內容受版權保護，用户可在他們的項目中參考使用該方法，而不必侷限於特定的諮詢師及相關的服務。

PRINCE2的基本原理

許多項目面臨的風險是，一旦項目進入到自己的生命週期中，它們不能適應環境的變化，因此不能交付要求的結果。當項目最初成立的原因不復存在時，它們通常會繼續進行項目，浪費資源。PRINCE2在一系列的原理基礎上始終保持明確的方向，從而確保最終交付的結果真正符合客户的需求。

· PRINCE2 使用一系列的過程 來描述一個項目在何時發生了什麼。這些過程涵蓋了從項目開始到項目結束的所有活動，可以根據個人的需要對其進行縮減和調整。

· 這些過程基於項目一系列的組成部分。這些組成部分闡述了項目組成的各個方面，如商業論證、質量管理、風險管理和變更控制等，確保最終產品“符合要求”。

· PRINCE2項目在客户/供應商環境中，利益干係人和高級管理層參與重大決定，從而確保項目能夠持續進行達到預期目標。

· “例外管理”是PRINCE2的一項重要原理。它確保不管高級管理層多忙都能真正參與到項目中來，而這一點正是項目經理以往總是困難面對的一個問題。PRINCE2的詳細過程提供了一種組織結構，項目經理負責日常的管理工作，相關的利益干係人則在決策過程中有效參與提供相應的建議。

· PRINCE2 提供了一種與大型項目管理相連接的界面，其設計使項目能達到目前所公認的質量管理標準的要求。

其他常用的計劃方法可以對PRINCE2進行補充，幫助項目經理組織他/她的管理工作，為項目環境提供了一種附加值，避免項目在交付預期的商業利益過程中運行在真空狀態。

PRINCE2 過程

PRINCE2 提供一種精闢的、可調整的過程模型。8個管理過程和各自的子過程為參與項目的各方提供了一種穩固的工作架構和溝通渠道。這些過程可根據項目的需要適當增減，輸出結果的正式程度也可不同。

Crown Copyright 2005

PRINCE2主要過程的重要作用可歸納如下：

項目指導（DP）是一個非常重要的過程，定義了項目管理委員會的職責。它確保項目管理委員會對商業論證最終負責，必要時對項目經理和高級管理層提出建議。

項目準備（SU）過程可根據項目的需要來決定其正式程度。該過程明確一個基本問題：“我們的項目是否切實可行、值得進行？”

項目啓動（IP）是第一個真正的項目過程。它為項目奠定一個堅實的基礎，與項目管理委員會在目標、風險和產品預期質量方面取得共識。

階段控制（CS）階段包含項目經理的日常管理活動。

產品交付管理（MP）過程涵蓋根據產品描述中的質量標準制造和準備實際產品的工作。

階段邊界管理（SB）對項目現狀價值的評估具有重要作用，有助於決定商業論證是否仍舊可行。

項目收尾 （CP）確保項目的結束、必要的後續行動計劃和項目後審查都能得到有效控制。

項目計劃 (PL) 描述了計劃和重新計劃項目的重複步驟。通過運用以產品為基礎的計劃技術，確保能夠按照要求的結果來制定計劃。 項目計劃 項目指導 項目準備 項目啓動 階段控制 階段邊界管理 項目收尾 產品交付管理

PRINCE2過程中貫穿了項目管理的許多重要方面。

PRINCE2 認為商業論證是項目的交付結果，是項目實施的經濟理由。商業論證產生與公司戰略一致的關聯，並在整個項目週期中不斷更新。PRINCE2將項目分成不同的階段可以對商業論證和任何變化進行定期審查。商業論證的責任位於組織結構之上，體現了它在PRINCE2中的重要性。

PRINCE2規定了一種靈活的組織結構，由各種明確的角色組成，這些角色可能分配給一人，多個人或由大家共同承擔。通過確保商業利益的代表者、項目管理委員會中的供應商和用户，PRINCE2為項目經理與主要的利益干係人提供了一條至關重要的聯繫紐帶。代表商業利益和客户方的項目主管，是項目管理委員會的首領，在PRINCE2中被指定為對商業論證最終負責的人。項目經理由此可獲得相關管理層的支持，克服困難，同時也使高級管理層能時刻關注正在進行項目的可行性和正確方向。項目保證的任務是按照項目管理委員會中的利益三方--商業、用户和供應商對項目的過程進行檢查，及時進行必要的改變，確保最終產品的質量達到客户期望。

“例外管理”在PRINCE2中通過使用多種控制手段得以推動。通過定義容許偏差，PRINCE2使項目經理能自己靈活處理問題，併為他/她提供上報途徑，當問題超出規定的容許偏差時能夠尋求項目管理委員會的幫助。PRINCE2還賦予項目管理委員會控制權，確保項目遵循經協商同意的進程，適時採用必要的糾正措施。通過在所有層面使用計劃，基線經協商同意被確定，據此可對重要事件進行審查。

質量是PRINCE2的關鍵理念。PRINCE2質量路徑貫穿於所有過程中，確保最終結果與規定的質量標準保持一致，通過檢測或審查對成品進行檢驗。配置管理被認為是質量控制的主要方面，有助於產品版本的管理。由於所有項目都會面對影響其發展趨勢的變化，比如企業戰略的變化或項目之外的其他事件，PRINCE2極其重視風險管理，為變更控制創造了一個重要接點。PRINCE2提供控制此種變化的技術，通過風險管理、質量管理和變更控制的密切配合，確保那些對項目或產品質量有影響的外部或內部因素能夠被識別並加以分析，從而能夠採取適當的防範措施，這就確保了這些防範措施是根據風險對最終產品質量的影響來決定的。.

除了過程和組成部分，PRINCE2還提供了另外的技術，比如以產品為基礎的計劃和質量審查。但它並沒有説明為某一特定的項目選擇哪些/個適當的技術，而將其留給使用者自己來處理。

Prince2提供從項目開始到項目結束覆蓋整個項目生命週期的基於過程的結構化的項目管理方法，共包括8個過程，每個過程描述了項目為何重要（Why）、項目的預期目標何在（What）、項目活動由誰負責（Who）以及這些活動何時被執行（When）。

Image:PRINCE2管理流程.gif

* 指導項目Directing a Project (DP)

* 開始項目Starting up a Project (SU)

* 啓動項目Initiating a Project (IP)

* 管理項目階段邊線Managing Stage Boundaries (SB)

* 控制一個階段Controlling a Stage (CS)

* 管理產品交付Managing Product Delivery (MP)

* 結束項目Closing a Project (CP)

* 計劃Planning (PL)

《PRINCE2項目系統管理流程模型圖》

PRINCE2項目系統管理流程模型圖

説明：

1.　任何項目系統和項目系統管理，均是一個“輸入－→實施－→輸出”的過程。項目系統的各子項目系統、各階段、及各分解產品包也是如此。PROJECT　IN　BOX。

2.　項目系統管理不是一個人的事。必須由一個項目系統組織，進行各級授權OBS，共同並行工作。授權已經發展到向三維方向授權――產品分解PBS（做什麼？）、項目系統過程分解WBS（如何作？）、項目系統職能目標分解DBS（為什麼作？）。

3.　項目系統在分解授權的同時，也必須是分層管理――公司管理層（看項目系統結果：輸入、輸出）、項目系統管理委員會（要點控制：授權項目系統負責人、項目系統是否值得、計劃是否合理、下階段是否進行、項目系統是否完成、項目系統目標是否達到）、項目系統管理經理（日常管理：項目系統上所有管理的事）、分包合同或工作包小組經理（具體操作：按分包合同或工作包目標具體操作。）。

同時，項目系統的各項計劃也是分層進行編制、上報、審核、執行、檢查、評審的管理。項目系統的各職能計劃也發展到向三維方向分解――產品分解PBS（做什麼？）（合同包或工作包計劃）、項目系統過程分解 WBS（如何作？）（階段或時間滾動計劃）、項目系統職能目標分解DBS（為什麼？）（各專項計劃例如風險計劃、配置計劃、進度計劃、質量檢查計劃、資源配置計劃、資金預算計劃、成本統計……）。

4.　項目系統在輸入條件後，實施階段主要工作是控制。必須通過8個過程――SU、DP、IP、CS、MP、SB、CP、PL，最終產生項目系統輸出結果。其中，時間軸僅是一把刻度標尺而已。

5.　在項目系統控制過程中，始終要進行項目系統的職能管理（8個項目系統職能組件）――按項目系統目標的順序分解DBS（為什麼？）如下――商業論證、組織結構、風險、配置、進度、質量、成本、資源……

6.　項目系統管理是多專業的管理，需要有各種專業技能的支持（8個技能或工具）――配置、進度、預算、成本、文檔、合同、檢查、評審……

7.　項目系統管理的基礎是“循序漸細分解”。分解的基礎，是按產品分解結構PBS（做什麼？）和按項目系統過程工作分解結構WBS（如何作？）兩個方向，形成項目系統的二維分解表。此二維分解表中的各單元，可承載着項目系統的各種數據DBS（為什麼？）――編碼、名稱、配置説明、工期、預算、實際成本、資源、風險事件、責任人……表中各單元也可以看成是各分包合同包或工作包，由此構成三維項目系統管理模型。

8.　項目系統小組經理負責項目系統各合同包或工作包的實施責任。各合同包或工作包也可以看成是項目系統的子項目系統，須納入項目系統管理系統中，同時也可以按上述項目系統管理模型進行管理。

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