電子文件歸檔與管理規範

新近頒佈的國家標準《電子文件歸檔與管理規範》中，電子文件的定義為“電子文件是指在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲於磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閲讀、處理，並可在通信網絡上傳送的文件。” 　

電子文件的兩個基本特徵：第一，電子文件是由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字文件”。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區別，也是電子文件信息與其他數字信息的共同點。數字信息使用0和1兩種數碼的組合來記錄信息，每一個0或1叫做1個比特，需要記錄的信息用一串比特存儲於計算機存儲器（包括內存儲器和各種外存儲器）中，並可通過通信網絡進行傳輸。

第二，電子文件是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數字信息的基本區別，也是電子文件與其他形式文件的共同點。 　從邏輯上説，電子文件是“數字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特徵的數字信息，又是以數字信息為特徵的文件。

本標準規定了在公務活動中產生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統計的一般方法。

本標準適用於黨政機關產生的電子文件的歸檔與管理，其他社會組織的電子文件管理可參照本標準。

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨後所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用於本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用於本標準。

DA/T 18檔案著錄規則

DA/T 22歸檔文件整理規則

下列術語和定義適用於本標準。

3.1電子文件 electronic records

指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體，依靠計算機等數字設備閲讀、處理，並可在通信網絡上傳送的文件。

3.2 歸檔電子文件archival electronic records　指具有參考和利用價值並作為檔案保存的電子文件(3.1)。

3.3 背景信息 context

指描述生成電子文件(3.1)的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關係以及對其產生影響的歷史環境等信息。

3.4 元數據 metadata

指描述電子文件(3.1)數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。

3.5 邏輯歸檔 logical filing

指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件(3.1)的管理權限向檔案部門移交的過程。

3.6物理歸檔 physical filing

指把電子文件(3.1)集中下載到可脱機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

3.7 真實性 authenticity

指對電子文件(3.1)的內容、結構和背景信息(3.3)進行鑑定後，確認其與形成時的原始狀況一致。

3.8 完整性 integrity

指電子文件(3.1)的內容、結構、背景信息(3.3)和元數據(3.4)等無缺損。

3.9 有效性 utility

指電子文件(3.1)應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。

3.10捕獲 capture

指對電子文件(3.1)進行實時收集和存儲的方法與過程。

3.11遷移 migration

指將源系統中的電子文件(3.1)向目的系統進行轉移存儲的方法與過程。

4.1

電子文件自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性和有效性。

4.2

應對電子文件的形成、收集、積累、鑑定、歸檔等實行全過程管理與監控，保證管理工作的連續性。

4.3

應明確規定電子文件歸檔的時間、範圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等要求，保證歸檔電子文件的質量。

4.4

歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，應在內容、相關説明及描述上保持一致。

4.5

具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須製成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。

4.6

應保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子簽章。

5.1

應建立規範的制度和工作程序並結合相應的技術措施，從電子文件形成開始不間斷地對有關處理操作進行管理登記，保證電子文件的產生、處理過程符合規範。

5.1.1 登記處理過程中相互銜接的各類責任者(如起草者、修改者、審核者、簽發者等)。

5.1.2 登記處理過程中的各類操作者(打字者、發文者、收文者、存儲管理者等)。

5.1.3 登記處理過程中產生的責任憑證信息(批示、簽名、印章、代碼等)。

5.1.4 登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標識。

5.2

應採取可靠的安全防護技術措施，保證電子文件的真實性。

5.2.1 建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權限控制。

5.2.2 設置符合安全要求的操作日誌，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容等。

5.2.3 對電子文件採用防錯漏和防調換的標記。

5.2.4 對電子印章、數字簽署等採取防止非法使用的措施。

5.3

應建立電子文件完整性管理制度並採取相應的技術措施採集背景信息和元數據。

5.4

應建立電子文件有效性管理制度並採取相應的技術保證措施。

5.5

電子文件的處理和保存應符合國家的安全保密規定，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等採取與系統安全和保密等級要求相符的防範對策，主要有：網絡設備安全保證；數據安全保證；操作安全保證；身份識別方法等。

6.1收集積累要求

6.1.1 記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留。正式文件是紙質的，如果保管部門已開始進行向計算機全文的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。

6.1.2 當公務或其他事務處理過程只產生電子文件時，應採取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應隨時對電子文件進行備份，存儲於能夠脱機保存的載體上。

6.1.3 對在網絡系統中處於流轉狀態，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應採取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。

6.1.4 對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應註明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。

6.1.5對用掃描儀等設備獲得的採用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換成通用格式，如無法轉換，則應將相關軟件一併收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。

6.1.6 對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應註明其軟硬件環境和相關數據。

6.1.7 對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈結技術製作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVl為通用格式。

6.1.8 對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。

6.1.9 對通用軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、説明資料等。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一併收集。

6.1.10計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數、管理數據等應與電子文件一同收集。

6.1.11對套用統一模板的電子文件，在保證能恢復原形態的情況下，其內容信息可脱離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數據保存。

6.1.12 定期製作電子文件的備份。

6.2 電子文件的登記

6.2.1每份電子文件均應在《電子文件登記表》中登記(見附錄A的表A．1和表A．2)。

6.2.2電子文件登記表應與電子文件同時保存。

6.2.3電子文件登記表如果製成電子表格，應與電子文件一同保存，永久保存的電子表格應附有紙質等拷貝件並與相應的電子文件拷貝一起保存。

6.2.4電子文件稿本代碼：M-草稿性電子文件；U-非正式電子文件；F-正式電子文件。

6.2.5電子文件類別代碼：T-文本文件；I-圖像文件；G-圖形文件；V-影像文件；A-聲音文件；0-超媒體鏈結文件；P-程序文件；D-數據文件。

7.1 歸檔要求

文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑑定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，並按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脱機載體上。

7.2鑑定

7.2.1電子文件的鑑定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑑定及確定密級、歸檔範圍和劃定保管期限。

7.2.2歸檔前應由文件形成單位按照規定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，並由負責人簽署審核意見，檢驗和審核結果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》(見附錄A的表A．3)。如果文件形成單位採用了某些技術方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性，則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。

7.2.3電子文件的歸檔範圍參照國家關於紙質文件材料歸檔的有關規定執行，並應包括相應的背景信息和元數據。

7.2.4電子文件保管期限和密級的劃分工作，參照國家關於紙質文件材料密級和保管期限的有關規定執行。電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限一致。應在電子文件的機讀目錄上逐件標註保管期限的標識。

7.3歸檔時間

邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質文件的規定定期完成。

7.4檢測

在進行電子文件歸檔工作時，應對歸檔電子文件的基本技術條件進行檢測，檢測內容包括：硬件環境的有效性，軟件環境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。

7.5 歸檔

7.5.1電子文件的歸檔，按照鑑定標識進行。電子文件的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然後定期完成物理歸檔。歸檔時，應充分考慮電子文件的技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等技術因素。

將電子文件的管理權從網絡上轉移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。

7.5.2物理歸檔

7.5.2.1 凡在網絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。

7.5.2.2把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閲使用，一套異地保存。對於加密電子文件，則應在解密後再製作拷貝。

7.5.2.3本標準推薦採用的載體，按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

7.5.2.4存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標籤，標籤上應註明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔後的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態。

7.5.2.5特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟件。

7.5.2.6將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他説明等一同歸檔，並附《歸檔電子文件徑記表》(見附錄A的表A．4和表A．5)。

歸檔電子文件應以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》首頁(見附錄A的表A．4)，以件為單位填寫續頁(見附錄A的表A．5)。

7.5.2.7對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄。

7.5.2.8歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。

8.1歸檔電子文件的整理按DA/T 22規定的要求進行

8.2歸檔電子文件以件為單位整理

8.3同一全宗內的電子文件按照年度-保管期限-機構(問題)或保管期限-年度-機構(問題)等分類方案進行分類。

8.4按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體

8.5電子文件的著錄應參照DA/T 18進行著錄，同時按照保證其真實性、完整性和有效性的要求補充電子文件特有的著錄項目和其他標識(參見本標準第5章中列舉的責任者、操作者、背景信息、元數據等)。

8.6將著錄結果製成機讀目錄和紙質目錄

9.1 移交、接收與保管要求

對歸檔電子文件，應按有關規定進行認真檢驗。在檢驗合格後將起如期移交至檔案保管部門，進行集中保管。在已聯網的情況下，歸檔電子文件的移交和接收工作可在網絡上進行，但仍需履行相應的手續。

9.2 移交、接收檢驗

9.2.1　文件形成單位在移交電子文件之前，檔案保管部門在接收電子文件之前，均應對歸檔的每套載體及其技術環境進行檢驗，合格率達到100%時方可進行交接。

9.2.2　檢驗項目如下：

——載體有無劃痕，是否清潔；

——有無病毒；

——核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續；

——核實登記表、軟件、説明資料等是否齊全；

——對特殊格式的電子文件，應核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否完整。

檢驗結果分別由移交單位、接收單位填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》(見附錄A的表A．3)的相應欄目。

9.2.3　檔案保管部門應按照要求及檢驗項目對歸檔電子文件逐一驗收。對檢驗不合格者，應退回形成單位重新制作，並再次對其進行檢驗。

9.3 移交手續

檔案保管部門驗收合格，完成《歸檔電子文件移交、驗收檢驗登記表》（見附錄A的表A.3）的填寫、簽字、蓋章環節。登記表一式兩份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案部門自存。

9.4保管要求

歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：

（a）歸檔載體應作防寫處理。避免擦；劃、觸摸記錄塗層。

（b）單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。

（c）存放時應遠離強磁場、強熱源，並與有害氣體隔離。

（d）環境温度選定範圍：17℃-20℃；相對濕度選定範圍：35%-45%。

歸檔電子文件在形成單位的保管，也應參照上述條件。

9.5有效性保證

9.5.1 歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均應對電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應進行歸檔電子文件的載體轉換工作，原載體保留時間不少於3年。保留期滿後對可擦寫載體清除後重復使用，不可清除內容的載體應按保密要求進行處置。

9.5.2對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低於10%，如發現問題應及時採取恢復措施。

9.5.3對磁性載體上的歸檔電子文件，應每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少於4年。

9.5.4檔案保管部門應定期將檢驗結果填入《歸檔電子文件管理登記表》(見附錄A的表A.6)。

9.6遷移

隨着系統設備更新或系統擴充，應及時對歸檔電子文件進行遷移操作，並填寫《歸檔電子文件遷移登記表》(見附錄A的表A.7)。

9.7利用

9.7.1 歸檔電子文件的封存載體不應外借。未經批准任何單位或人員不允許擅自複製電子文件。

9.7.2利用時應使用拷貝件。

9.7.3利用時應遵守保密規定。對具有保密要求的歸檔電子文件採用聯網的方式利用時，應遵守國家或部門有關保密的規定，有穩妥的安全保密措施。

9.7.4利用者對歸檔電子文件的使用應在權限規定範圍之內。

9.8歸檔電子文件的鑑定銷燬

9.8.1 歸檔電子文件的鑑定銷燬，參照國家關於檔案鑑定銷燬的有關規定執行，且應在辦理審批手續後實施。

9.8.2屬於保密範圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷燬，並在網絡中徹底清除。不屬於保密範圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

9.9統計

檔案保管部門應及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑑定銷燬情況進行統計。