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管理信息
鎖定
管理信息(Management Information,MI) 是信息的重要組成部分,也是管理信息系統管理的對象。它是在企業生產經營活動過程中收集的,經過加工處理後,對企業管理和決策產生影響的各種數據的總稱。它通過數字、圖表、表格等形式反映企業的生產經營活動狀況,為管理者對整個企業實現有效的管理提供決策依據。
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- 中文名
- 管理信息
- 外文名
- Management Information,MI
- 實 質
- 數據,情報資料
- 性 質
- 為某種管理目的和活動服務的信息
- 基本要求
- 準確性,及時性,可靠性,適用性
- 所屬學科
- 通信科學技術
- 名詞定義
- 一種通過管理接入點的信號
管理信息含義
管理信息基本要求
管理信息準確性
管理信息及時性
信息具有時間價值,在管理活動中,信息的加工、檢索和傳遞一定要快,只有這樣,才能使管理者不失時機地對生產經營活動作出反應和決策。如果信息不能及時地提供給各級主管人員及相關人員,就會失去信息支持決策的作用,甚至有可能給組織帶來巨大損失。
管理信息可靠性
信息的可靠性除與信息的精確程度有關外,還與信息的完整性成正比關係。完整性是指管理信息的收集和加工不僅應全面、系統,而且應具有連續性。企業的生產經營活動是一個複雜的系統,而從外部影響企業經營的環境因素又是眾多的。因而,企業必須全面收集反映企業各方面的信息,才能保證統一地指揮、協調、控制企業內部的活動,才能使企業適應外部環境的要求。同時,客觀世界是永恆變化的,其發出的信息也是連續不斷變化的,因而只有對這些不斷變更的信息進行連續地收集和加工,才能正確地把握事情的本質,從而為主管人員的決策提供可靠的依據。
管理信息適用性
管理控制工作需要的是適用的信息。由於不同的管理職能部門,其工作業務性質和範圍不同,因而其對信息的種類、範圍、內容等方面的要求是各不相同的。因此,信息的收集和加工處理應有一定的目的性和針對性,應當是有計劃地收集和加工。
管理信息特徵
管理信息有效性
預測、計劃目標、戰略決策、組織結構、人員配備、監督控制等都要有用,包括信息的時間上要及時,數量上要適當,質量上要準確,內容上要適用。有效性也是信息的中心價值,如果信息在時間上不及時、數量上不足夠、質量上不準確、內容上不適用的話,那麼這種信息不僅無益,反而有害;
管理信息共享性
這就是現在通常所説的資源共享的重要內容。從管理信息角度來説,它的共享性主要表現在不同領域、不同層次、不同部門、不同單位往往都可共同使用某種信息資源。正確認識和順應這一特徵,對於建立管理信息系統併發揮其重要作用具有重要的意義,也可充分發揮信息的共同作用,避免在信息的收集、加工、傳輸、儲存等方面的重複勞動,在現代社會中,信息資源的國際共享,Internet國際互聯網的建立,信息高速公路的誕生,使信息的共享性達到前所未有的程度;
管理信息等級性
信息既有有效性和共享性,但是管理信息又是分級的,同時處在不同級的管理者對同一事物所需要的信息也不同,就是同一單位不同層次的管理者對信息的需要也明顯差異,從信息需要的重要性上可分區戰略級、戰術級和作業級。,戰略級主要指高層管理者需要的關係到全局和長期利益的信息,例如決定醫院的新建、改建、擴建或停止等,戰術級為部門負責人需要的關係局部和中期利益的信息,例如醫務處(科)、護理部對每月業務工作情況的計劃和運行情況結果比較分析、控制質量標準等。作業級是關係基層醫療業務的信息,例如每天門急診和住院人次和各種統計數據、考勤等。
管理信息不完全性
對於某種客觀事實的真實情況往往是不可能完全得到的,數據的收集或信息的轉換與主觀思路關係甚大,所以只有捨棄無用的和次要的信息才能正確地使用信息,這也就是信息的綜合性,管理必須全面地收集信息並進行綜合分析、加工,才能充分認識和考慮各種內外因素引起的積極的或消極的影響程度,才能保證信息在決策、計劃、控制等做到科學管理上發揮重要作用,做到統籌兼顧、綜合平衡、協調發展;
管理信息經濟性
所謂信息的經濟性就是信息同樣存在着投入產出的問題,對於信息的投入是必要的,但也要重視費用效益的分析,要求花費成本儘可能少而獲取的信息數量和價格量儘可能大,這就要求管理者既要重視對信息部門的經濟投入,強調它們對於管理的重要性,健全信息管理組織和人員配備,又要注意信息的經濟性和實用性;
管理信息滯後性
管理信息類型
(2)外生信息。
(1)計劃信息。這種信息與最高管理層的計劃工作任務有關,即與決定該組織在一定時期內的目標、制訂戰略和政策、制訂規劃、合理分配資料有關的信息。這類信息主要來自組織外部環境,諸如當前和未來的經濟形勢的分析預測資料,市場競爭對手情況,國家的政策、法律、法規頒佈情況及變動。
(2)控制信息。
(3)作業信息。
這種信息與組織的日常管理業務活動有關,大多反映企業生產經營的日常業務活動,用以保證基層管理部門切實地完成具體作業。這類信息也主要來自組織內部。基層主管人員是該類信息的主要使用者,其信息要求明確、具體、詳細。
3:按產生時間的不同劃分
(1)歷史性信息。
(2)實時性信息。
(3)預測性信息。
(1)固定信息。
這是指組織在一定時期內不會發生重大變化,具有相對穩定性的信息。它可以供各項管理工作重複使用,不會發生質的變化。以企業為例,固定信息主要包括定額標準信息,計劃合同信息和查詢信息。一般而言,固定信息約佔企業管理系統中總信息流量的75%,因而固定信息的整理和利用在很大程度上便決定了整個企業管理系統的工作質量。
(2)流動信息。
又稱為作業統計信息,它是由組織的營運活動所產生的,反映生產經營活動實際進程和狀況的信息,並且隨着生產經營活動的進展而不斷變化和更新。例如企業的庫存量情況,產品的生產進度、企業的設備損耗情況等。由於該類信息不斷變化,因而其時效性非常重要,一般只有一次性使用價值。
管理信息重要作用
在管理實踐中,管理信息能夠發揮重大的心理作用。有經驗的管理成功人士都知道,員工的士氣能夠產生巨大的力量,促使組織成員鼓足幹勁、努力地工作以完成組織的目標或幫助組織走出困境。如何提高員工士氣,方法有很多。其中之一就是恰當地向員工發佈各類信息,搞好宣傳工作,這就是管理信息的心理作用。例如,在管理實踐中,有的企業定期將企業技術進步和銷售額增長的指標向員工頒佈,以鼓舞大家的工作熱情;將員工在完成產量和成本指標方面的情況及獎懲結果定期公佈,以落實責任制,激勵先進者,鞭策後者;有時企業也把企業的經營困境狀況告訴全體員工,以統一認識,增強員工的危機感,促使其將自己與企業的命運聯繫起來,主動地努力工作。
預測是對未來環境進行估計。它是根據調查研究所獲得的客觀事物的各種信息資料,運用科學的預測方法和預測模型,對事物未來一定時期內的發展方向所作出的判斷和推測。可見,預測是以掌握信息為基礎的,要作出科學的預測,除了要有科學的預測方法之外,充分擁有信息資料是基本的前提。
(3)管理信息的流動是進行管理控制的基本手段管理的本質在於處理信息,管理的藝術在於駕馭信息。在企業的生產經營活動中,總是貫穿着物流和信息流,信息流伴隨着物流同時流動,並反作用物流,控制着其流動過程。管理者正是通過駕馭信息流來控制物流,進而達到管理和控制生產經營活動過程的目的,以實現企業或組織的目標。在現代的管理活動中,無論採用哪種方法進行控制,都必須做到兩點: