檔號編制規則

檔號

檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，並具有統計監督作用。

全宗號

檔案館(室)給定每個全宗的代碼。

案卷目錄號

全宗內案卷所屬目錄的代碼。

類別號

館(室)藏檔案類別的代碼。

項目號

產品、工程、課題、設備等檔案的代字或代號

案卷號

案卷排列的順序號。

件號

案卷內文件的順序號。

頁(張)號

案卷內文件每頁(張)的順序號。

代碼

一個或一組有序的、易於計算機和人識別與處理數字、字母、漢字及其它符號。

唯一性原則

檔案館(室)內檔號應指代單一。不同編號對象應賦予不同代碼，一個代碼只表示-個編號對象。

合理性原則

檔號結構必須與館藏檔案的整理分類體系相適應。

穩定性原則

檔號一經確定，一般不應隨意改變。

擴充性原則

檔號必須留有適當的遞增容量，以便適應不斷擴充檔案的需要。

簡單性原則

檔號力求簡短明瞭，以便減少代碼差錯，節省貯存空間，提高處理效率。

檔號結構分為三種：

第一種結構為：全宗號––案卷目錄號––案卷號––件、頁（張）號。

即：××××-×××-×××-×××

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件號、頁（張號）

案卷號

案卷目錄號

全宗號

第二種結構為：全宗號––類別號––案卷號––件、頁（張）號。

即：××××-×××……n-×××-×××

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件、頁(張)號

案卷號

類別號

全宗號

第三種結構為：類別號––項目號––案卷號––件、頁(張)號。

即：×××……n-×××……n-×××-×××

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件、頁(張)號

案卷號

項目號

類別號

全宗號的編制方法

全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，後三位有阿拉伯數字標識某一屬類全宗的順序號。

全宗號的格式是：××××

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全宗順序號

全宗屬類代碼

5.1.1 全宗屬類代碼的編制方法

5.1.1.1 在-個檔案館內，全宗屬類代碼不應重複。

5.1.1.2 全宗屬性單一的檔案館可以“0”作屬類代碼。

例一：某省檔案館藏新民主主義革命歷史檔案第13號全宗，標“X013”。

例二：某市檔案館藏舊政權檔案第4號全宗，標識為“J004”。

例三：某縣檔案館藏建國後檔案第127號全宗，標識為“0127”。

例四：河北省檔案館藏原熱河省第123號全宗，可標識為“R123”。

例五：四川省檔案館藏已撤銷的川東行署003號全宗，可標識為“D003”。

例六：中國第一歷史檔案館藏明清檔案第74號全宗，標識為“0074”。

5.1.2 全宗順序號的編制方法。

5.1.2.1 全宗屬類內的各個全宗按排列次序流水編號。

5.1.2.2 在一個屬類內不應有重複的全宗順序號。

5.2 案卷目錄號的編制方法

案卷目錄號以三位阿拉伯數字標識。

5.2.1 案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置。可按不同時間，不同組織機構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態設置案卷目錄號。

5.2.2 第一案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜。即，案卷目錄內案卷數量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數量超過1000時，一般應另立案卷目錄，並另編案卷目錄號。

5.2.3 在一個全宗內不應有重複的案卷目錄號。

5.3 類別號的編制方法

5.3.1 類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數字組成的代碼標識。

5.3.2 不同級位的類別之間可用間隔符“.”分開。不產生誤解時，可省略間隔符。類別一般不應超過三級。

5.3.3 在一個檔案館(室)內或一個全宗內，不應有重複的類別號。

5.4 項目號的編制方法

項目號引用有關管理部門編制的項目代號。

5.5 案卷號的編制方法

5.5.1 案卷號用三位阿拉伯數字標識。

5.5.2 目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號。

5.5.3 每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。如-個目錄出現兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄；如一個案卷流水順序號分登兩個以上(含兩個)案卷目錄時應合併為一個目錄號或按目錄分編相應數目的案卷流水號。

5.6 件號的編制方法

5.6.1 不裝訂的案卷，卷內文件必須單件裝訂編號。

5.6.2 件號用阿拉伯數字標識。

5.6.3 卷內文件按排列次序流水編號，不應有空號。

5.6.4 件號前必須同時列寫案卷號及其以前各號。

5.7 頁(張)號的編制方法。

5.7.1 頁(張)號用阿拉伯數字標識。

5.7.2 卷內文件各頁(張)按排列次序流水編號。不應有空號。

中華人民共和國國家檔案局1995-06-12發佈，1995-10-01實施 ^[1]