東南大學檔案館

館藏檔案起於1902年，包括三江師範學堂、兩江師範學堂、南京高等師範學校、國立東南大學、國立第四中山大學、國立中央大學、南京工學院、東南大學等各主要歷史時期的檔案。2000年4月,東南大學、南京鐵道醫學院、南京交通高等專科學校、南京地質學校四校合併後，對所有檔案實行了集中統一管理。 ^[2] 

學校重視檔案工作和組織機構建設。1984年將文書檔案室與科技檔案科合併，成立了隸屬於校長辦公室的綜合檔案室。1986年10月，在綜合檔案室的基礎上成立了獨立建制的檔案館。建館初期，館舍面積約為500平方米，檔案館人員暫定編制10人，年度日常經費與現代化設備保障條件比較薄弱。經過不斷的建設與發展，全館共有建築面積約6000平方米，其中檔案工作用房3300餘平方米，校史館670平方米，吳健雄紀念館2000平方米；專職檔案人員編制21人，業務工作經費得到保障，有了比較好的現代化工作設備條件，計算機與網絡技術的運用已融入到日常檔案管理與利用之中。 ^[3] 

館長：蘇衞平

副館長：嚴建南、肖太陶

1.文書檔案室；負責全校文書檔案及歷史檔案的收集、整理、保管、利用、編研和鑑定等工作；學生錄取情況與畢業生名錄查詢與證明。

2.科技檔案室；負責全校科技檔案的收集、整理、保管、利用、編研和鑑定等工作。學生成績記錄證明及英文翻譯與製作。

3.電子檔案與技術室：負責全館計算機等現代辦公設備正常運轉、網絡暢通的維護保障；檔案數字化信息的備份與整合，確保數據安全；檔案信息的網上發佈，檔案館網頁的規劃與維護；為全館加快數字化檔案信息資源建設和開發利用提供技術支持；聲像檔案與名人檔案的收集、整理、利用、編研和鑑定等工作；電子版學位論文審核。

4.人事檔案室：負責全校教職工人事檔案的收集、整理、保管、查閲、證明、轉遞等工作。

5.學生檔案室：負責全校學生檔案的收集、整理、保管、查詢、證明、轉遞等工作；畢業生檔案轉遞去向查詢、學生遺留檔案查詢；代辦公證。

1.吳健雄紀念館：日常管理工作由檔案館負責。

2.東南大學校史館：日常管理工作由檔案館負責。 ^[6] 

檔案館現有編制21人，負責全校各類檔案管理工作。檔案業務工作分別由文書檔案室、科技檔案室、電子檔案與技術室、人事檔案室和學生檔案室負責。檔案館還負責東南大學校史館和吳健雄紀念館的布展、管理和日常接待工作，為弘揚愛國主義精神，繼承學校優良傳統發揮了積極作用，也為檔案工作增添了新的內容和活力。 ^[2] 

現有館舍面積約6000平方米（其中展覽館舍面積約2800平方米），具有比較好的現代化辦公設備和工作條件。檔案館業務基礎工作紮實，近年來注重數字化檔案信息資源建設與開發利用工作，並取得實效，計算機與網絡技術的運用已融入到日常檔案管理與利用之中。2006年底案卷總數約達110000卷。 ^[2] 

檔案館倡導“勤奮敬業，高效求實，團結協作，爭創一流”精神，曾多次被江蘇省檔案局、江蘇省教委評為檔案工作先進單位。現為教育部直屬高校檔案工作協會副理事長單位、江蘇省高校檔案研究會秘書長單位。

第一條 為規範學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》、教育部和國家檔案局《高等學校檔案管理辦法》等有關法規，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的檔案是指學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

第三條 檔案工作是我校重要的基礎工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃。

第四條 學校檔案工作由校長領導，履行《高等學校檔案管理辦法》所規定的主要職責，分管檔案工作的校領導協助校長負責全校檔案工作。各部門應有一名領導分管負責本單位檔案工作。

（一）貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，綜合規劃學校檔案工作；

（二）擬訂學校檔案工作規章制度，並負責貫徹落實；

（三）負責接收（徵集）、整理、鑑定、統計、保管學校的各類檔案及有關資料；

（四）編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源；

（五）組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；

（六）開展檔案的開放和利用工作；

（七）開展學校檔案工作人員的業務培訓；

（八）利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能；

（九）開展國內外檔案學術研究和交流活動。

第六條　檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業，忠於職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。

第七條 檔案工作人員，實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。

第八條　我校歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式，紙質檔案材料和電子檔案材料應當同步歸檔。

文件材料的歸檔範圍是：

（一）黨羣類：主要包括校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨羣部門的工作計劃、總結；上級機關與學校關於黨羣管理的文件材料。

（二）行政類：主要包括校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀要；上級機關與學校關於人事管理、行政管理的材料。

（三）學生類：主要包括我校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。

（四）教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局發佈的《高等學校教學文件材料歸檔範圍》（（87）教辦字016號）的相關規定執行。

（五）科研類：按原國家科委、國家檔案局發佈的《科學技術研究檔案管理暫行規定》（國檔發〔1987〕6號）執行。

（六）基本建設類：按國家檔案局、原國家計委發佈的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》（國檔發〔1988〕4號）執行。

（七）儀器設備類：主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備（價值在10萬元以上）的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。

（八）產品生產類：主要包括我校在產學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。

（九）出版物類：主要包括我校自行編輯出版的學報、其他學術刊物等。

（十）外事類：主要包括我校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料；我校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料；我校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳台地區專家、教師、國際學生、港澳台學生等的材料；我校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。

（十一）財會類：按財政部、國家檔案局發佈的《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）執行。

（十二）人物類：主要包括我校知名專家、教授（二級以上）、全國人大代表、全國政協委員、全國勞動模範、全國先進工作者、歷任主要校領導、傑出校友等個人在其學術研究、社會事務、日常生活等活動中形成的各種載體形式的文件材料。

（十三）實物類：主要包括上級領導、社會各界名流為學校所寫的題詞、贈送的字畫；學校及各院系部門不同時期的印章；學校不同時期的工作證、學生證、畢業證書、學位證書、校徽、系徽、紀念章等；各項活動中獲得的獎章、獎盃、獎牌、獎旗、獎狀、證書等（省部級及以上由檔案館收藏，省部級及以下由承辦單位收藏）；贈送給學校的特定物品、紀念品、禮品；學校通過徵集獲得的各類物品；其它有保存價值的實物。

（十四）幹部人事類：由《幹部人事檔案管理規定》另定。

根據安全保管、方便利用的原則，我校檔案實行檔案館管理與分室管理相結合的模式。

第九條　我校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度，檔案館負責業務指導。

各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律，對文件材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，製作卷內目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格後向檔案館移交。

第十條　歸檔的檔案材料應當質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規範和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發佈的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規範》（GB/T 18894-2002）執行。

南京市四牌樓2號東南大學檔案館。 ^[2]