東北師範大學檔案館

自1946年建校以來，檔案工作伴隨學校的發展 ，走過了近60 年的風雨歷程。建國前的檔案材料，數量很少，留下少量公文大都由當時的文秘組、註冊組、庶務組、圖書館管理，由於戰火紛飛，學校輾轉，檔案散失嚴重。後經幾次補充，填補一些空白。

中華人民共和國成立後，學校很重視檔案工作。1956年在校長辦公室下設文書檔案室。對全校文書檔案開始集中統一管理。文化大革命期間，檔案工作停頓。1978年檔案工作恢復。1980 年根據國家科委和國家檔案局關於建立科技檔案工作的要求，在學校科研處設立科技檔案室。1983年將文書檔案室與科技檔案室合併成立綜合檔案室，隸屬校長辦公室領導。1990年綜合檔案室為學校副處級機構。

東北師範大學檔案館館藏檔案有東北大學（張學良時期）檔案、長白師院（國民黨時期）檔案、長春大學（國民黨時期）檔案、東北師範大學檔案等七個全宗。截至2001年底，館藏檔案11萬餘卷，排架總長度為1398.75延長米。其中有教學檔案15985卷；科研檔案3755卷；基建檔案782卷；財會檔案22844卷；各職能部門形成的管理性文件67000卷；全校有教工檔案6385卷(人)；全校有研究生、本專科學生檔案近2萬卷；照片檔案2萬餘張。

我館館藏檔案最早形成於1930年。主要內容有1949年該校接收東北大學（張學良時期）、長春大學、長白師範學院（國民黨時期）檔案材料；有1946年黨中央關於建立東北大學的決定；毛澤東在延安接見去東北創建東 北大學幹部的談話資料；學校在解放戰爭及各歷史發展時期教學、科研及管理活動形成的文件材料；建校以來各個時期畢業生的學籍、成績、名冊及照片；著名教育家成仿吾、張如心、丁浩川、革命家張學思等在校工作時形成的檔案和照片等。

檔案館館址在東北師範大學校部樓一樓。現有庫房、辦公用房為1100平方米。配有微機11台；複印機2台；激光打印機5台；彩色打印機1台；並有掃描儀、光盤刻錄機、照相機、塑封機、自動切紙機等設備。我館自1999年成立以來，年均接待利用者4000餘人；查借閲檔案7000餘卷；利用檔案核對、開出各種學歷、成績、學位、工齡等證明材料萬餘份；我們還提供翻譯學生成績等服務。

為了滿足學校工作及社會各方面利用檔案的需要，我館對1993年前的檔案編有《案卷目錄》、《全引目錄》、《文件分類索引》、《教職工、學生獎懲索引》、《文號索引》等檢索工具，並寫有《黨政工青會議簡介》、《各類基礎數字彙編》、《大學生、研究生論文彙編》、《組織機構沿革》、《全宗指南》等參考資料。1993年以後進館的檔案基本實現了計算機文件級檢索。

1、館 長：單鵬翔

2、副 館 長：石　穎

3、收集指導部

部 主 任：葛美玲 館　員：王玉榮 劉衞紅 柯 瑩

4、技術服務部

部 主 任：李學志 館　員：馬世傑 王　剛 許貽惠

5、人事檔案部

部 主 任：鄭長彬 館 　員：路景來

1．認真學習黨和國家的各項路線、方針、政策和法規，認真執行學校和檔案館的各項管理制度和工作紀律;

2．熱愛檔案事業，忠於職守，埋頭苦幹，樹立良好的檔案服務意識，堅定全心全意為人民服務的思想，做到文明服務，禮貌待人，説話和氣。

3．認真遵守保密守則，增強保密觀念，在檔案整理和保管的過程中，要堅持原則，維護法紀的尊嚴，維護黨和國家的根本利益。

4．認真學習檔案專業和學習科學管理的有關知識，刻苦鑽研業務，以創造一流的工作水平為目標，外樹形象，內強素質。

5．注意調查研究，協調好檔案工作和各立卷部門的關係。

6．嚴格館內作息時間，上班時間不遲到，不早退，不曠工，有事請假。工作時間不準擅自離崗、串崗。

“十五”期間，我校檔案事業取得了長足的發展。檔案工作實現了跨越式發展。 做好日常服務工作的基礎上，檔案館工作朝着數字化、網絡化方向發展，着重做好檔案信息化建設，實現了檔案館信息化建設“三步走”的目標。第一步， 2002 年實現當年進館的檔案可在檔案館網頁上查詢。第二步， 2003 年實現近 10 年的館藏檔案文件級目錄網上查詢。並且 2003 年提前實現了全校檔案工作在網上立卷。第三步， 2004 年末實現館藏全部檔案文件級著錄和網上查詢。向數字化檔案館邁出了可喜的一步。

“十一五”期間，檔案館工作要按照學校“十一五”發展規劃的要求 ： “以鄧小平理論和‘三個代表‘重要思想為指導，用科學發展觀統領學校工作全局，堅持為基礎教育服務、為經濟社會發展服務的辦學方向，堅持教育創新，按照‘走強校之路，走特色之路，走開放之路‘的發展思路，穩定學校發展規模，完善本科教育教學，形成研究生培養模式，加強自主創新能力，提升科學研究水平，拓展學科建設領域，加大隊伍建設力度，廣泛開展與社會和國內外高校的合作與交流，努力構建和諧校園，逐步建成‘國內一流國際知名的研究型綜合性師範大學‘的基本框架”。 檔案管理工作要以創新求發展，以發展促服務。堅持以“管理”為基礎，以“服務”為方向。堅持依法治檔、科技興檔。依法實現學校檔案集中統一管理的同時，依靠現代化手段加快檔案信息化建設 ，加大檔案工作為教學、科研、管理和師生員工服務的力度。以“對歷史負責，為現實服務，替未來着想”的高度責任感，為學校建設和發展提供一流的現代化檔案資料信息和服務，建立完善適應我校發展需要的檔案管理體系。

▲工作目標

根據學校的“國內一流國際上有一定影響的研究型綜合性師範大學”建設總目標，實現檔案工作與學校需要相適應，與學校發展同步，進一步完善檔案工作的行政管理職能，實現和強化檔案館依法集中統一管理學校檔案，全方位提高檔案信息化服務的功能。經過 5 年的建設，在全面加強檔案資源建設的同時，堅持以人為本，服務大局、服務社會、服務師生。通過公開現行文件提供利用，促進校務信息公開。採用先進的管理理念及技術，對文件、檔案資源實行科學管理，建立檔案信息數據庫，使檔案館真正成為學校檔案信息服務中心。努力實現檔案管理的現代化，通過文檔一體化和加速檔案數字化、利用網絡化進程，實現歷史檔案與未來檔案的連接，實現傳統管理模式向現代化管理模式的跨越。以數字化檔案館為新的發展目標，適應信息社會對檔案工作的必然要求，推動檔案事業的可持續發展。

經過 5 年的建設，全面實現現代化管理，使檔案館在館藏規模、業務建設、人員素質、檔案利用、服務水平等各方面進入全國高校檔案館先進行列，達到國家一級檔案館標準；人事檔案升級工作順利通過，達到國家級標準；全校性檔案信息一體化的格局形成，實現檔案網上立卷、目錄查詢及文檔查詢，實現數字化檔案館。

▲工作職責

學校檔案館屬綜合管理機構，它既是學校檔案工作的行政管理部門，又是學校永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業機構及信息資料中心。履行學校檔案事業行政管理和檔案保管利用兩種職能。承擔着對全校檔案工作的統一規劃，全面的業務管理、協調和指導，負責全校檔案的接收、保管、保護、鑑定、轉發、銷燬、統計、開發和利用，對外承擔着《檔案法》規定“三十年向社會開放”的任務。具體工作內容如下：

1. 負責全校綜合檔案（包含黨羣、行政、教學、科研、基建、儀器設備、產品生產、外事、出版、財會、聲像、物業、名人、教師業務檔案）及教職工人事檔案的審核、收集、整理、保管和利用工作； 2. 負責研究生、本科生的新生檔案的接收、保管利用和畢業生檔案的轉發工作；

3. 負責校史、年鑑、人物檔案的編輯工作。

▲工作任務

1. 貫徹執行國家關於檔案工作的法律、政策和規定， 規劃全校檔案工作，制訂學校檔案工作的規章制度，負責監督、指導、檢查執行情況。

2. 我校的檔案網絡立卷系統已經運行良好，要進一步加強對電子文檔歸檔的業務指導，保證學校電子檔案的完整和安全。保障進館檔案的規範與完整，指導和協助各學院、各單位做好各類檔案的收集、徵集和整理組卷工作。

3. 利用檔案網絡管理軟件，搭建檔案管理信息系統平台，積極開發檔案信息資源，加快館藏檔案數字化工作，利用高速掃描儀進行檔案全文數字化處理， 5 年內通過“文檔一體化”和“館藏數字化”積累的數字檔案進行開放鑑定和上網，在學校辦公網內實行授權網上利用數字檔案的服務，在保證安全和強化保密鑑定的條件下儘可能多的為全校師生提供檔案共享信息，建成師大數字化檔案館。

4. 完善檔案局域網建設。結合檔案信息化建設工作和檔案館工作的實際，完成檔案館網站的升級工作。並在館內增設一套局域網，便於本館信息化工作。

5. 保守檔案機密，確保檔案安全 , 維護檔案的完整、準確、系統，做好檔案的保護工作，最大限度地延長檔案壽命。正確處理檔案利用與保密的關係，把好檔案利用關，嚴格遵守檔案開放利用的有關規章制度，嚴格執行國家《保密法》。堅決杜絕檔案泄密或被竊密事件的發生。

6. 廣泛開展檔案宣傳工作，增強全校教職工、學生的檔案意識。培訓全校專、兼職檔案工作人員，並對所屬部門檔案工作進行評比、檢查、評估。

7. 開展檔案學術研究和交流活動。

▲人員編制

檔案幹部隊伍建設，通過優化結構，選留專業人員，競爭上崗，提高專業人員的政治素質，專業知識，現代化技術，業務能力，創新意識等綜合素質。着力解決好隊伍中存在的年齡結構、專業結構、學歷結構、職稱結構不合理等現象，使之逐步趨於合理。“十一五”期間，檔案館人數至少由現在的編制 13 人增加到 16 人。

▲內部機構

全校檔案工作網絡，以檔案館為中心，輻射全校所有學院和單位。形成全校檔案工作的網絡體系。根據工作需要，下設若干個檔案分室，實行二級管理。按照檔案館的任務和建設目標，檔案館內部機構在現有基礎上，再增加 2 個科（室），科室由現在的 3 個增加到 5 個。設置如下：收集指導部、人事檔案部、技術服務部、編研室、辦公室。

▲ 檔案經費

檔案經費單獨立項，列入學校財務預算。經過認真核算，每年學校應下撥檔案業務經費（不含設備費）為 25 萬元為宜，並逐年遞增。以保證各項工作的正常運行。各學院各單位對用於保存本單位歸檔文件所需檔案裝具等設施的經費，由本單位經費中予以支付。

▲檔案用房

學校為檔案館提供符合檔案管理要求的檔案用房。做到辦公、 閲覽、庫房三分開。檔案用房應充分考慮學校發展的規模、館藏檔案大量增加的狀況，不斷改善條件，逐步增加檔案館的用房面積，以適應現代化管理的需要。存放聲像等特殊載體檔案，要設有專門庫房並配置自動報警、自動消防和恆温、恆濕等設施。

▲檔案設備

學校有計劃地為檔案館配備計算機、複印機、錄音錄像、縮微等辦公自動化設備，為儘快實現學校檔案文檔一體化和數字化檔案館新的發展目標提供技術和物資支持。

學校的檔案工作始於1953年，早期檔案的來源，一部分是校部樓基建圖紙和學校在管理活動中形成的文件材料，另一部分是從部分老幹部手中徵集到的材料，如建校早期的校務委員會會議記錄、實物等。60年代初，長春市開展“公務檔案還家運動“學校為加強檔案的收集、整理和管理工作，組織專人對全校各處、科、室所存文件進行了清理和鑑別，將大量有保存價值的文件材料整理歸檔。1965年學校正式成立檔案室，隸屬於校長辦公室，為科級建制。檔案室的主要任務是收集整理學校各部門在職能活動中形成的文件材料。“文革”期間，學校檔案工作處於停頓狀態，這一時期的檔案材料大部分是後來整理歸檔的。

1978年，檔案室重新恢復建制。同年，根據長春市檔案局關於建立學校教學檔案的精神，學校將建校以來各個時期在我校畢業的學生學籍、學籍處分、成績卡及名冊等材料從學生處、教務處等部門收歸檔案室重新分類整理編號，統一管理。這一時期的檔案分類方法統一採用年度--組織機構分類法進行排架。

1981年，吉林省檔案局下發關於《關於印發〖科學技術檔案工作條例〗的通知》，根據這一精神，學校開始在科研處建立科技檔案工作。科技檔案收集的範圍有八個大類，即教學、科研、基建、設備、科技外事、出版、產品、電化教育等內容。包括學生畢業論文、學位答辯材料、教材;專著、譯著、學科級以上學術論文；省部級以上科研項目的鑑定材料；2萬元以上儀器設備隨機材料；基本建設成套性的圖紙和文字材料；還包括產品、外事、出版物等。分類採用國家教委規定的“大類--機構---流水號“方法進行排架。

1982年末，為了加強對學校檔案的綜合管理，學校決定將學校科研處科技檔案工作和校辦檔案室合併，成立學校綜合檔案室，仍隸屬校長辦公室，對全校檔案工作進行綜合管理。

1985年，根據財政部、國家檔案局〖1984〗35號文件精神，在綜合檔案室設立會計類檔案管理工作。綜合檔案室和財務處共同組織人員在對全校包括財務處在內的各部門積存的會計文件進行鑑定清理，將該歸檔的材料全部歸檔。從而實現了對全校各財務管理部門（包括財務處和基層獨立核算單位，以及各種經濟實體）的財會檔案的集中統一管理。 1990年1月，學校綜合檔案室變為副處級建制。

1995年4月，校長辦公會通過決定建立檔案館。（副處級建制，隸屬於校長辦公室）

1999年，學校進行內部管理體制改革。根據《東北師範大學機關改革方案》中有關規定，將原校辦綜合檔案室、人事處人事檔案室、學生處和研究生處學生檔案室合併，建立東北師範大學檔案館，屬處級建制。新成立的檔案館，屬學校事業單位，隸屬校長直接領導。下設三個業務部（科級建制）：收集指導部、人事檔案部、技術服務部。設有正副館長二人。全館定編指數11人。其主要職能是：對全校黨羣、行政、教學、科研、基建、設備、外事、出版、產品、財務、聲像、資料等十餘類綜合檔案進行收集、整理、加工、編目、統計、利用和編研等工作，以及對教職工檔案和學生檔案進行收集、保管、查閲、轉發等工作。 ^[1]