會務服務

總結我們提供會議服務的經驗，一般而言，會議確定以及成功舉行，大多經過以下幾個環節：

1、策劃：提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們為你提供可行性方案、會議回執，我們過去的成功經驗，都將成為您成功舉辦會議的基礎。

2、諮詢：在此階段，將與委託方進行初步溝通，並就委託方的一些關心點提出預案供選擇、推薦合適的會議型酒店、餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會議交通流程、接待流程等。

3、考察：在雙方進一步取得互信後，會安排您或者您的代表到目的地考察我們為您提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及所需的設備細節等等，並在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討，大致明確雙方的責任與義務。

4、確定：這個時間需要的是耐心與細緻——得一一推敲設想得流程及預案，儘可能把方案細化，然後以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任，並簽署相關服務協議。

5、執行：嚴格而又人性化地執行協議，將是雙方合作精神的高度昇華。不管設想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本着合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結局為一致奮鬥目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協議以外的服務視為協議的延伸，並臨時決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許採取事前商議、事後結算的方式執行。

6、結算：雙方財務人員認真核對各類單據，嚴格按照協議執行核算。

以下為相應的流程介紹。

1.與會議主辦方洽談。

2.提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。並制定完備的會議預案書給會議方。

3.派專人協助客户實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、遊、娛樂等相關方面的情況。

4.確定方案，簽訂合同，預付定金。

1.會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、攻關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到台、指示牌等。

2.會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。

3.會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4.會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

5.會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認。

6.會議旅遊：旅遊線路行程、用車、導遊是否增加景點等確認。

7.會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

8.會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。

1.結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及説明，專人與客户進行核對並結帳

2.資料：會議後的資料收集，根據客户要求製作會議通訊錄或花名冊。

3.定期回訪和最新資訊反饋。

1、空調

為滿足人們在辦公、會務、宴請等活動中室內空氣環境的要求，需要對空氣進行適當的處理，以使室內的温度、相對濕度、潔淨度、氣流速度等項指標能保持在一定的範圍內。會務場所對空調的要求：

温度要求：會務場所一般温度平均為22℃，調節範圍為的±4℃（冬天18℃以上，夏天26℃以下）。

濕度要求：濕度調節精度要求不是很高，一般濕度平均數為50%，調節範圍為±20%，在30%～70%之間為宜。

潔淨度：指空氣中含塵濃度，空氣潔淨度等級劃分如下：每升空氣中0．5微米的塵粒數平均值不超過300粒，稱為300級潔淨；每升空氣中0．5微米的塵粒數平均值不超過3 000粒，稱為3 000級潔淨；每升空氣中0．5微米的塵粒數平均值不超過30 000粒，稱為30 000級潔淨。一般舒適性空調的潔淨度應在30 000級左右。

2、照明

會務場所對燈光的要求與選擇：照度均勻，燈光穩定，易於控制調節。如果明亮程度不均勻，當眼睛從一個表面轉移到另一表面時，眼睛瞳孔就需要調整，容易引起視覺疲勞。

3、電梯

電梯是高層建築物理想的運載設備，給上下樓的乘客帶來極大的方便，一般會務場所使用的電梯分垂直和自動扶梯兩種。

4、音響系統

包括調音台，會務話筒等。

5、會務視頻系統

錄像機、投影機、幻燈機、視頻特技機、攝像頭等主要設備以及視頻切換器、視頻分配器、制式轉換器等輔助設備。

6、同聲傳播和表決系統

清洗設備是做好會務服務工作的基礎條件。會務服務常用的洗滌設備有：洗衣機、洗杯機等，主要用於清洗毛巾、枱布、茶具等；清潔設備有：吸塵器、吸水機、打蠟機、磨光機，主要用於地面清潔。

工作人員行為基本要求

(1)服從上級領導

會場工作人員必須服從上級領導，要按本企業的要求辦事，要如實地向領導報告工作，尊重和維護上級的威信，有問題要及時請示，增強工作的主動性，盡職盡則的做好分內的服務工作。要細心觀察、善於分析，不斷提高服務水平，遇到問題要敢於承擔責任。

(2)尊重同事

要有與同事友好相處的願望，並以自己的情緒、語言以及得體的舉止和友好的態度向對方表達友好相處的願望，以建立彼此間的信任和友誼。

(3)協調友鄰

會議接待服務是一項綜合性工作，要靠各部門的共同努力來完成。尤其是大型會議活動，更是一項全局性的工作，因此搞好友鄰協調工作尤為重要。這就要求會議接待人員要有大局觀念，局部服從大局，從整體出發，不能只考慮個人利益，只有把整體利益放在第一位，才能協調好各方資源，共同把工作做好。

(4)代表到前台簽到等，工作人員要起立，熱情接待。與客人説話，要自然大方，切忌態度生硬，語言粗魯，要露出您美麗的八顆牙齒。

(5)酒店門口迎接服務的順序原則上按照先主賓，後隨員，先女賓、後男賓的順序，幫忙把行李送到簽到台或前台，協助辦理簽到手續（備註：所有的服務順序都可按照以上程序做，只是在不同時間作相應調整）。

(6)日常工作中要保持環境安靜，搬動傢俱或辦公用品時要避免發生過大的響聲。禁止大聲喧譁、開玩笑、聊天、哼唱歌曲。應客人呼喚也不可聲音過高，如距離太遠則可點頭示意，對擾亂室內安靜的行為要婉言勸止。

(7)當客人有問題需要解決而到服務枱尋求幫助時，如客人是站着的話，我們就必須起立，語氣温和而耐心，雙目注視對方，集中精神傾聽。處理問題時，語氣要委婉，當客人提出的問題我們不能解決時，則不能允諾，可表示向有關人員請示後作答覆，並記下他的聯繫方式，以便及時回答。

(8)舉止要莊重、文明，無論站、坐，姿勢要端正，站時不要東倚西靠，坐時不要蹺二郎腿、晃腿；交談時不要用手中物品指着對方，也不要抓頭、搔癢、剔牙，更不能邊嚼口香糖邊和客人交談。

(9)陪客人乘電梯時，要伸手示意請進電梯，對老弱病殘者，要主動攙扶。

(10)有事要進入客人房間時，需先輕輕敲二下門或按兩下門鈴，如對方沒有迴應，則可以重複做一次，切記敲門和按鈴不能過急，待對方開門允許後才可以進入房間，不能冒然闖進客人房間。

(11)會場工作人員服飾禮儀