會前準備

下面對會前準備過程的每一步驟作詳細介紹：

確定會議目的和目標

召開會議的首項準備工作是確定會議的目的和目標。開會應該有明確的目的。瞭解各種會議所具有的功能及所能達到的目標，是設定會議目的和目標的重點。一般會議的目的。

當然，一個會議可能有兩個或兩個以上的目的，但一般説來不宜過多，以一兩個為好。在會議開始之前，主持人應明確提出會議的目的，根據會議目的，還應設定具體的目標。有效的會議目標，至少須符合兩個條件：一是具體並可衡量；二是困難但能達到。

確定議題

設定會議目的和目標只是一個大方向，想把會議開得有效率，還必須擬妥相關的議題。在擬定議題時，有三點值得注意：

1、議題必須緊扣會議目標

凡是與會議的目的無關的議題都不要列入會議的議程，以免分散會議的主題，從而既延長會議的時間，又有可能引起不必要的麻煩。

2、各項議題之間最好存在的有機的聯繫

也只有這樣，才能使會議得以順利進行。因為會議的順利進行往往取決於一個問題接一個問題的解決，上一個問題不解決或解決得不夠徹底，往往會影響下一個問題的討論和解決。

3、應清楚地指出各項議題所需討論的時間

這樣可以使與會人員做到心中有數。

確定與會者

在企業中，真正創造價值的領域是在生產經營過程之中，而不是在會場上。減輕企業成員的會議負擔，無疑是一種人力資源的節約，使更多的人能為企業創造價值，提高會議效率，從確定與會者開始。把每一個與會者都當作一種“資源”，而不是一種“名分”。資源的利用按“目的”和“需要”而定。確定與會者的關鍵，不是看誰有資格參加，而是要弄清誰有必要參加。確定與會者時，應考慮以下因素：

1、與會者是否對會議所要實現的目標負有主要或直接責任；

2、與會者是否與會後的行動直接相關；

3、與會者在中心議題方面是否具備專門的知識與經驗，是否能有助於議題的深化；

4、與會者是否有能力或有權力達成一項決議；

5、與會者是否多餘或可無可有；

6、與會者是否能全身心投入會議；

7、與會者是否會妨礙會議總體成效；是否會造成對他人的心理壓力，影響他人發言的質量或真實性。

此外，必須有效地控制與會者人數，一般來説，與會者人數越多（如超過20人），則與會者的參與意識越弱，會議的質量也就越差，甚至有負面效應。所以，人數太多時，就應該設法分組討論或設分會場。

選擇開會時間

在會前準備時，必須考慮開會時間的選擇，確保全體與會者能夠按時出席、安心開會。選擇開會時間應考慮下列因素：

1、會前調查，把握全體與會者方便的時間段。任意安排一個時間開會，可能會打亂某些人的日程安排。

2、選擇與會者中關鍵人物的最佳時間開會，確保關鍵人物集中精力開好會議。

3、恰當安排會議時間，避免與企業最重要的經營活動衝突；避免會議打亂企業工作的正常運行秩序。同時保證生產經營活動中的關鍵人物，能有充足的時間做出安排，不至於因出席會議而影響企業效益或效率。

4、力求開短會，在很短的時間內能集中精力，達到最大效果。議程如果太長，連續開會時間超過半天，就應設法分兩個時間段開會。

此外，還應該注意把握開會的時機，時效性很強的會議，要儘早安排；需要醖釀和深思熟慮的會議，可以拖後召開。

選擇開會地點

也許企業內的會議室或辦公室是最常利用、最自然的會議場所，但不一定有助於達到開會的目的。熟悉的開會地點，往往影響員工的思維，不利於開發員工的創造性思維，難以激發員工的熱情，去積極思考和討論問題。會議地點的物質條件、環境氛圍以及遠離日常工作場所，會潛在地影響每一個與會者的情緒，影響會議的質量。開會地點的選擇，還應考慮以下一些硬件條件：

1、會址必須考慮距離上的遠近，以及路線上、交通上的方便，便於與會者能按時到會。

2、會場內外必須保持安靜，要有良好的通風和照明設施，以及室温調控裝置，以便與會者能夠長時間保持清醒頭腦，集中精力參與會議。

3、會場的空間必須適宜，平均每個與會者擁有2平方米為宜。空間過大，冷冷清清，會議氣氛會受影響。空間過小，容易產生擁擠沉悶感，會議效果也會受到影響。

4、外出留宿開會必須考慮通訊聯繫的方便，考慮費用開支，考慮衣食起居的舒適等等。

擬定議事日程

並非所有會議都必須擬定書面的議程，但是，與會者應該事先了解議題或會議主要討論事項，以便有所準備。 ^[1]