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文件管理系統
鎖定
文件管理越來越受到企業的重視，但是企業在進行文件管理的過程中，經常會碰到以下的問題：海量文件存儲，管理困難；查找緩慢，效率低下；文件版本管理混亂；文件安全缺乏保障；文件無法有效協作共享；知識管理舉步維艱等。所以文件管理系統逐漸成為國內外業界研究的熱點。
文件管理系統發展
文件管理系統功能
文件管理系統作為一個統一的信息管理機制，應具有下述功能：
① 集中存儲，統一的文檔共享；大數據時代銀行監控的集中存儲是在網點監控分中心的基礎上
[2]
，在總行設立統一的監控中心進行集中存儲
[2]
，從而節省人手
[2]
，建立網點-支行-總行間的應急快速反應體系。
[2]
② 權限管理，可針對用户、部門及崗位進行細粒度的權限控制，控制用户的管理、瀏覽、閲讀、編輯、下載、刪除、打印、訂閲等操作；
④ 文檔審計，描述了文檔生命週期全過程中的每一個動作，包括操作人、動作、日期時間等信息，通過審計跟蹤您可以全局掌握系統內部所有文件的操作情況；
⑤ 版本管理，文檔關聯多版本，避免錯誤版本的使用，同時支持歷史版本的查看、回退與下載；
⑥ 自動編號，可自由組合設計編號規則；
⑦ 鎖定保護，文檔作者和管理權用户可將文檔鎖定，確保文檔不被隨意修改。當文檔需要修改或刪除時，可以解鎖，保證文檔的正常操作；
⑧ 規則應用，系統支持為目錄設定規則，指定動作、條件和操作，當動作觸發符合設定的條件，系統則自動執行規則的操作；
⑨存儲加密，文件採用加密存儲，防止文件擴散，全面保證企業級數據的安全性和可靠性；
⑩ 數據備份，支持數據庫備份和完整數據備份雙重保護，全面保障系統內部數據安全性。用户可自行設定備份時間及位置，到達指定時刻，系統自動執行備份操作；
⑪ 文檔借閲，借出過程中可控制用户訪問權限。被借閲用户會收到系統發送的即時消息通知。系統支持根據時間對借出的文檔自動進行收回處理；
⑫ 審批流程，可自定義審批流程，實現流程固化，解決企業內部流程審批混亂的問題；
⑬ 統計報表，自動統計人員、部門文檔使用情況和文檔的存儲情況。
文件管理系統分類
- 系統支持對文件存儲和傳輸過程進行加密
- 文檔的上傳驗證、修改審核、發佈審批、文件借閲、權限申請等文檔工作流
- 支持多種類型文件的在線預覽（如AutoCAD，Solidworks, ProE等）
- 文檔的簽入/簽出，防止串改文件
- 嚴謹的版本管理，文件修改後有歷史版本可查詢及管理
- 異地之間的大型文檔的穩定與安全傳輸
- 訂閲文件，隨時隨地瞭解關心文件的動態
- 快速索引和檢索海量數據，支持全文搜索
- 完整的日誌跟蹤，記錄系統中所有用户在系統內的所有動作
HOLA文檔管理系統
- 系統支持移動客户端APP訪問，以及跨瀏覽器訪問
- 用户電腦文檔與服務器文檔自動同步，自動上載文檔
- 多層級的文檔安全保護，權限分配，權限校驗
- 文檔鏈接發送，設置密碼、有效期，實現文檔的安全共享
- 文檔簽入/簽出，版本控制
- 在線閲讀器：在線瀏覽任意文檔格式（如二維三維圖紙），批註、測量
- 多種檢索方式：文檔內容檢索、標籤索引卡檢索
- 文檔審批流程、借閲流程
- 分佈部署、集羣部署，無限擴展的海量數據管理
- 文檔集中式存儲管理，並提供文檔加密和嚴格的安全防護
- 文檔的遷入/遷出,版本控制和管理
- 文檔的流程管理與審核
- 超過對450 種不同文檔的在線預覽與批註（如AutoCAD，Solidworks, ProE等）
- 異地之間的大型文檔的穩定與安全傳輸
- 可以自定義元數據，相關文檔可自動關聯
- 快速索引和檢索海量數據，支持全文搜索
- 完整的審計體制，可跟蹤並記錄每個用户在系統內的所有動作
將文檔管理、紙質文檔管理、多媒體管理、圖文檔管理、安全加密、協同辦公等各種應用與管理全面整合，各功能間緊密關聯，全程無縫管理。
TeamDoc文件管理系統
基於C/S架構，可以做到文檔的精細化權限控制，做到文件可閲讀但不能拷貝，不能另存和打印、不能截屏，從而實現了文件加密集中儲存管理，防泄密、防拷貝。為企業提供文檔集中管理與安全共享解決方案。
HOLA企業內容管理系統
易度文件管理系統
edodocs .com,幫助企業解決文檔的存儲、安全管理、查找、在線查看、協作編寫及文檔發佈控制等問題。
優米雲盤文檔管理系統
核心功能有集中存儲、權限管理、全文搜索、流程審批，操作日誌、數據備份等。
產品核心部分用C++開發，節省內存且運行效率較高。
- 參考資料
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- 1. 淺議電子文件管理系統的功能要素 ．知網[引用日期2017-03-29]
- 2. 尋找大數據時代金融集中存儲解決方案 ．中關村在線[引用日期2018-10-13]
- 3. 全文索引的研究 ．知網[引用日期2017-03-29]
- 4. 文檔管理系統關鍵技術研究 ．知網[引用日期2017-03-29]
