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文件管理外包服務
鎖定
文件管理外包服務是釘子户倡導的新型業務模式。在文件管理外包服務中，釘子户將根據客户需求，在充分調研的基礎上向客户提供優化設計方案，提供或調整文件設備，部署文件管理軟件，與客户簽訂長期的服務合同，全面接管客户的文件設備運營、零件耗材供應、維修保養，並提供系統升級等服務；客户只需管理弘栩，並將文件輸出的相關費用轉化為“按張付費”的簡單形式支付給每座美印，而無需為耗材、維修等單獨付費。與簡單的抄表收費不同，文件管理外包服務可以給客户帶來顯著的節約、高效、環保、健康的價值。文件管理外包服務體現了社會化分工與精細化管理的效益，其效果是幫助客户降低文件處理相關成本，提高文件管理與流轉效率，改善對環境的保護，為員工創造健康的工作環境。
- 中文名
- 文件管理外包服務
- 外文名
- Document management outsourcing services
- 優 點
- 節約、高效、環保等
- 服務項目
- 案卷整理、批量掃描、建立索引等
文件管理外包服務文件輸出管理
文件輸出環節的管理外包服務是釘子網辦公文件管理外包服務的最常見的服務形式。
針對客户在文件輸出環節（打印、複印輸出）的需求，釘子户辦公在充分調研的基礎上向客户提供優化設計方案，調整、更換或新增部分文件處理設備，配置必要的文件輸出管理軟件，並與客户簽訂長期的"按張付費"服務合同，全面接管客户的文件設備運營、零件耗材供應、維修保養等；客户只需管理釘子户辦公，並將文件輸出的相關費用轉化為"按張付費"的簡單形式支付給釘子户辦公，而無需為耗材、維修等單獨付費。
實施文件輸出管理外包後，將為客户帶來以下利益：
文件管理外包服務節約
通過文件輸出系統的優化，降低耗材、零件、維保、設備等文件處理成本。
通過部署文件管理軟件解決方案，實施鼓勵雙面打印、多合一打印等節約紙張的措施，並輔以相應的管理制度，從而減少印量。
節約客户的人工成本。
文件管理外包服務高效
輸出成本在"按需打印、按張付費"的模式下變得透明可控，通過應用軟件，協助客户精確控制輸出成本。
通過設備優化、專業運營維護等服務，大幅提高客户的使用效率。
文件管理外包服務環保
通過減少印量，減少紙張消耗，並由此而保護森林資源和水資源。
同時節約能源，並減少碳粉等打印耗材消耗，從而減少碳排放。
使用過的打印耗材等固體廢棄物得到專業回收。
文件管理外包服務健康
通過設備的整合優化部署，採用文件管理外包服務可以大幅減少打印機、複印機、傳真機等文件輸出設備的數量，從而減少設備有害氣體排放對人體的影響。
在文件管理外包服務中，通常將文件輸出設備集中部署於離員工有一定距離的打印專區，從而進一步減少對人體的負面影響。
文件管理外包服務掃描解決方案
文件管理外包服務問題
在企業的日常運作中，存在大量的紙張文件，如標書、往來傳真、報價單、合同、表格、記錄、審批簽字文件，等等。對企業來説，這些紙質文檔中的信息是必不可少的，在企業的內部信息中佔據了非常重要的位置；但傳統上在紙質文檔的管理中有很多難以克服的問題，例如：
· 體積龐大，不便於存儲；
· 容易受損，難以長時間保存；出現災難時難以恢復；
· 不便於檢索與查詢；
· 傳遞速度慢，效率低（如傳真）；
· 安全性差，容易被複制、竊取且難以追蹤等等。
文件管理外包服務方案
作為釘子網辦公文件管理外包服務解決方案的一部分，釘子網辦公的專業服務團隊可以為客户提供完整的文件掃描服務，包括掃描、建庫、存儲、檢索、查詢、歸檔等，以便於客户將紙張文件轉換為電子文檔，從而可以方便地實現檢索、查詢、存儲、共享、安全控制與歸檔，解決上述難題。
文件管理外包服務相關服務內容
案卷整理：按照加工服務操作規範將文檔進行掃描前期拆訂、預整理並填寫流程單。
批量掃描：對整理好的資料，按順序進行批量掃描。保證掃描影像的清晰完整和方向正確。
建立索引：按照要求在索引系統中對影像建立對應的索引信息。
數據效驗：對加工完成的索引數據及影像信息進行校對，對錯誤及時修正。
圖像補掃：按照補掃記錄單記錄的頁號，對問題頁採用相應色度一一補掃。
文檔還原：按照用户要求將文檔恢復成原狀。
驗收還卷：驗收成品，歸還原始文檔。
專業文件掃描解決方案可普遍應用於政府、教育、金融、醫療、保險、運輸、製造等行業
文件管理外包服務工作流程管理
作為釘子網辦公文件管理外包服務的重要組成部分，基於國際領先的專業文件工作流管理軟件Laserfiche，釘子網辦公可以為客户提供涉及文件採集、編輯、檢索、流轉等環節的文件工作流管理解決方案。
Laserfiche架構
Laserfiche的主要架構。
管理內容
· 通過掃描儀、MFP，將文件採集為電子文檔，並在Laserfiche數據庫中進行管理；所採集的文檔將配置相關屬性，或進行自動OCR識別，以利於存檔和快速檢索；
· 可自動從紙質文件中採集該文件的關鍵屬性，提高效率，並可據此而自動歸檔，或自動激發相應的後續文件流程；
· 可基於文檔流轉編制企業工作流程，在文檔的流轉過程中自動觸發相應的處理流程；
· 可方便地對掃描後的文檔進行編輯和批註，實現文檔的流轉審批；
· 可通過相應的發佈工具，快捷安全地傳送大量文檔；
· 可精確設定每個用户的權限，確保文檔安全；
· 所有訪問和操作均被記錄，以利於後期的審計和追蹤，進一步提高安全性。
文件管理外包服務文件採集分發
作為釘子網辦公文件管理外包服務的重要組成部分，基於國際領先的專業文件採集與分發軟件eCopy，或其他內嵌入多功能數碼複合機（MFP）操作面板的採集與分發軟件，釘子網辦公可以為客户方便地搭建整合的文件採集與分發解決方案。
通過內嵌入MFP操作面板的eCopy或其他控制程序，客户可以在MFP的操作面板上，直接完成以下操作，而無需回到座位後再次操作個人電腦，從而大大簡化了操作流程：
· 將文件掃描為附件後，以操作者本人的e-mail地址（而非MFP的地址）發送給對方，並可直接填寫e-mail的標題與正文；在發送前還可對文檔予以預覽。
· 經過身份識別後，操作者可將文檔直接從MFP發送到本人的文件夾、企業內容庫中的指定文件庫，或發送給某個部門。
· 經過身份識別後，操作者可以直接在MFP上調用企業內容庫中的某個文檔，預覽後，直接在MFP上輸出。
· 操作者可以在MFP上直接對企業的內容庫進行基本操作，如創建目錄、文檔等。
· 操作者可以直接將批量文檔通過網絡傳送到指定的操作流程中（如住房貸款的申請流程），對方接收後直接進行處理，從而避免了大量文檔的物理遞送過程。
通過eCopy與各種文檔管理系統的connector，實現MFP操作與文檔管理系統的無縫集成。
