文件控制程序

適用於本公司質量管理體系所使用的文件控制。文件的分類如下：

1.1 質量手冊：質量體系的描述、體系總要求、質量方針、質量目標等；

1.2 程序文件：基礎設施控制程序、採購控制程序、生產控制程序、監視和測量控制程序等；

1.3 管理文件：公司規章制度、管理規範等；

1.4 技術文件：產品標準、工藝卡片、設備操作規程、檢驗規程、工程圖紙等；

1.5 外來文件：法律法規、上級文件、函件、政府規定等；

1.6 質量記錄：工序記錄、檢驗記錄、內審記錄、顧客滿意記錄等。

2.1 辦公室主管對質量體系文件進行控制，並對版本有效性負責。

2.2 公司各部門負責對其使用的管理性文件進行控制。

2.3 辦公室負責公司有關質量管理體系文件的回收、保存和銷燬的歸口管理。

3.1 文件的編寫

3.1.1 質量手冊、程序文件和相關管理性文件由管理者代表組織相關人員編寫；

3.2 文件的編號規定

3.2.1 質量手冊編號：公司簡稱–SC；

3.2.2 程序文件編號：公司簡稱–CX– XX(XX代表程序文件順序號)；

3.2.3 外來文件的編號：按外來文件本身的編號；

3.2.4 管理性文件的編號：公司簡稱–XX（注：編制部門代碼，代碼表另附）–類別（注：文件不需要分類時，可略）-XX（注：序號，可略）

本公司文件編號是依據編制部門不同劃分的，由各編制部門內部自行統一管理本部門的文件編號。為保證文件編號的單一性，準確性，新文件作成前，作者向文件編號管理者申請該文件的編號，不可由文件作者自行編排。

3.3 文件的簽署和審批

質量管理體系所涉及的文件在發佈和使用前應按《質量手冊》中相關條款要求執行，以確保文件的有效性和適宜性。

3.4 有效文件控制

3.4.1 各部門應編制本部門的《受控文件清單》，以控制所使用文件的有效性。

3.4.2 《受控文件清單》應清楚地標明文件當前的有效版本和修訂狀態。版本號用“A”表示、修訂狀態用“0”表示。若有變化，數字順延。

3.4.3 《受控文件清單》的整理原則。按部門內、部門外（部門外按部門）分類整理。

3.5 文件的收發、回收及歸檔

3.5.1 各部門發放文件時，應要求各部門清晰、完整地填寫《文件發放/回收登記表》。

3.5.2 在回收文件時，也應在《文件發放/回收登記表》上進行登記。

3.5.3 各部門在收到外來文件時，應在《外來函件收發登記表》上登記，並要求接收人簽字確認。

3.5.4 各部門應對職責範圍內管理的文件進行整理、清查，對過時、作廢等文件要及時清理、撤換，防止過期文件的使用，保持動態管理。

3.5.5 文件的擺放。應遵守以下基礎原則：

3.5.5.1 外標識明確。

3.5.5.2 按類分放

3.5.5.3 為明確擺放位置，文件夾外部作“V”字形貼付管理。

3.5.6 文件的歸檔。品質管理科負責質量體系文件的歸檔管理。

3.5.7 技術部門下發的圖紙、作業標準書不進行回收處理，交由各部門自行處理。

3.6 文件的更改

3.6.1 文件內容需要劃改、換頁、換版、作廢等更改時，應由文件更改提出人員填寫《文件更改單》，説明更改原因，然後將此單提交本部門責任者確認，報品質管理科審核，再上報最高管理層或管理者代表進行審批，方可實施更改。文件確定並經過更改後，需發放、回收，應作相關記錄《文件發放/回收登記表》，確保各部門得到的是最新有效文件，並在《受控文件清單》中加以記錄。《文件更改單》應記入《文件修訂記錄》。

3.6.2 文件經多次更改或文件需進行大幅度修改時，應進行換版，換版後原版文件作廢，換髮新版本應執行本程序文件發放和回收的規定。

3.7 作廢文件的管理

3.7.1 本公司的作廢程序文加蓋“作廢”章，填寫《文件發放/回收登記表》，定期銷燬。

3.7.2 如因特殊原因保留的作廢文件資料應在“作廢”標識下加蓋“文件保留”標識，以防止誤用。

3.7.3 作廢文件銷燬應填寫《質量記錄/文件資料銷燬審批表》（見《質量記錄控制程序》），報品質管理科審核，再上報最高管理層或管理者代表批准後，方可實施銷燬。

3.8 文件的借閲

文件需借閲時，借閲人應填寫《質量記錄/文件資料借閲審批表》（見《質量記錄控制程序》）。

3.9 文件的評審與更新

因外部因素變化或體系改進要求時，文件應予以評審，評審由品質管理科組織。評審引起的文件更改執行GB/T19001:2008/ISO9001:2008中4.6條款。

《質量記錄控制程序》

1、GB/T19001-2008idtISO9001:2008《質量管理體系要求》。

2、Q/SMLM·QES·G1-2013《質量、環境和職業健康安全管理手冊》

5.1 受控文件清單 4.2.3-JL-01

5.2 文件發放/回收登記表 4.2.3-JL-02

5.3 外來函件收發登記表 4.2.3-JL-03

5.4 文件更改單 4.2.3-JL-04

5.5 文件修訂記錄 4.2.3-JL-05

6.1 附件1：ISO管理 部門受控編號一覽