四級秘書

《秘書國家職業資格培訓教程》不僅適用於秘書的職業培訓,也是秘書職業技能鑑定的推薦用書,還可作為從事秘書工作的人員的自學用書。具體説明如下:

基礎知識部分:基於辦公自動化手段的變化與更新,在工作基礎部分把現代辦公所必需的辦公自動化設備使用的內容調整到辦公事務管理,突出了對秘書操作辦公設備的能力考核基於用人單位對秘書溝通能力的重視與強調,將人際溝通調整到工作基礎部分。另外,對基礎知識部分原有的速記、企業管理和法律法規方面的知識也進行了部分增補和調整。

工作要求部分:基於秘書業務工作總體構成的邏輯性和關聯性,本次修改的內容以辦會、辦事、辦文三個主要部分構成,而且三個部分都力求將能力要求細化、具體化,從而形成清晰的工作流程,以利於學員形成總體的“辦會、辦事、辦文”的業務能力。

第一章　會議管理

第一節　會前籌備

一、擬訂會議議程、日程

二、提供會議地點的備選方案

三、佈置會場和安排座次

四、發佈會議信息

五、安排會議食宿

六、邀請會議嘉賓

七、準備會議資料、會議用品

八、安排會議禮儀服務

九、檢查會議常州視聽設備是否正常

第二節　會中服務

一、安排會議值班

二、接待釆訪會議的新聞媒體

三、做好會議的記錄工作和簡報工作

四、收集會議信息

五、反饋會議信息

第三節　會後落實

一、會議文件資料收集整理的要求

二、會議紀要的內容和要求

三、會議經費結算的方法

四、跟蹤反饋落實會議精神

第二章　事務管理

第一節　接待

一、制定接待工作計劃

二、安排迎送來訪團體

三、安排來訪者食宿、交通、行程

四、安排來訪者的參觀、娛樂活動

第二節　辦公環境管理

一、合理佈置辦公室

二、營造健康、安全的辦公環境

第三節　辦公室日常事務管理

一、管理印章　和介紹信

二、安排值班工作

三、管理零用現金並辦理報銷手續

四、安排上司的差旅事務

五、完成上司臨時交辦事項

六、管理時間，提高工作效率

第四節　辦公用品與設備的使用和管理

一、訂購、接收、管理辦公用品

二、數碼相機的使用

三、掃描儀的使用

四、光盤刻錄機的使用

五、投影儀的使用

六、攝像機的使用

第五節　信息管理

一、信息的收集

二、信息的篩選

三、信息的分類

四、信息的校核

五、信息的傳遞

六、信息的存儲

第三章　文書擬寫與處理

第一節　文書擬寫

一、批轉轉發性通知

二、報告

三、清示

四、問答函

五、簡報

六、意向書

七、訂貨單

八、商品説明書

第二節　收發文處理

一、繕印文書

二、校對文書

三、用印

四、傳閲文書

第三節　文檔管理

一、檔案的分類

二、檔案檢索工具的編制

三、檔案的鑑定

四、檔案庫房及存儲檔案的管理