告知函

函的標題一般由發文機關、事由和文種構成，有時也可以只由事由和文種構成。

1．開頭。寫行文的緣由、背景和依據。

一般來説，去函的開頭或説明根據上級的有關指示精神，或簡要敍述本地區、本單位的實際需要、疑惑和困難。

覆函的開頭引用對方來文的標題及發文字號，有的覆函還簡述來函的主題，這與批覆的寫法基本相同。繼而，有的覆函以“現將有關問題覆函如下”一類文種承啓語引出主體事項，即答覆意見。

2．主體。寫需要商洽、詢問、答覆、聯繫、請求批准或答覆審批及告知的事項。

函，或去函和覆函的事項一般都較單一，可與行文緣由合為一段。如果事項比較複雜，則分條列項書寫。

⒊　。如果行文只是告知對方事項而不必對方回覆，則結語常用“特此函告”、“特此函達”。若是要求對方覆函的，則用“盼復”、“望函覆”、“請即覆函”等語。請批函多以“請批准”、“請大力協助為盼”、“望能同意”、“望准予××是荷”等習慣用語收束。覆函的結語常用“特此覆函”、“特此回覆”、“此復”等慣用語。也有的函不寫結語。

1．注意批請函與請示的區別，向有隸屬關係的上級機關請求指示、批准事項用請示。而向沒有隸屬關係的業務主管機關請求批准有關事項，則用請批函。主管機關答覆請求審批事項，用審批函。

2．開門見山，直奔主題。無論去函還是覆函，都不要轉彎抹角，切忌空話、套話和發空泛的議論。

3．一文一函，簡潔明瞭。

4．語言要規範得體，並體現函的用語特色。發函要使用平和、禮貌、誠懇的語言，對主管機關要尊重、謙敬，對級別低的單位要平和，對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬、命令性的語言。覆函，則態度要明朗，語言要準確，避免含糊籠統、猶豫不定。

告知函

敬啓者：

我方三月十日致貴方函諒悉，故在函曾中強調我方第816號單交貨之重要，務必將貨物於四月三十日前運達。

貨物雖已運出，但尚未接到貴寄來的任何資料，除取消本訂單外，別無選擇。因為我方顧客堅持交貨日期，這樣做實出無奈，至感遺憾。

發函者

告知函

敬啓者：

貴方訂購貨物的出口許可證已獲批准。貨物即於八至十天內製伯完成，特此奉告。我方建議，以見到由中華人民共和國中國銀行開出不可撤消信用證時付款。

我方一接到貴方確認書後，信用證就已開出，而貨物即行啓運並將文件寄出，作為向銀行結帳任據。

敬上

發函者