高級秘書

秘書（Secretary）可以指：1政黨之內的要職，最高者稱為總書記。2寫字樓及商業機構內的文員職位，專長是速記、打字、安排日程、會議、訂機票、訂酒店等。3香港決策局的最高級公務員職位。美國聯邦政府的部長英文名稱亦為(總統的)部會秘書，如國務卿為Secretary of State、陸軍部長為Secretary of Army，平時稱為部長先生Mr.Secretary。

我國所指秘書，是指專門為社會機構、組織、企事業單位領導安排的負責日常行政事務處理和協調的專職工作人員。也指私人事務助理性質的工作人員。

秘書的職業要求有溝通能力、協調能力、預見力以及判斷力，同時，還要具備商務溝通、辦公管理、文書寫作、會議協調種種專業技能。國家勞動和社會保障部2003年重新頒佈了《秘書國家職業標準》，本職業有三級秘書（國家職業資格三級）、二級秘書（國家職業資格二級）。

國家勞動部早在97年就開始秘書的全國統一認證，秘書的國家職業資格證書已經成為用人單位聘用、選拔和考核人才的事實標準。在大多數企業，秘書職業資格證書與持有者個人的薪資福利掛鈎。《中華人民共和國勞動法》第69條規定：“國家確定職業分類，對規定的職業制定職業技能標準，實行職業資格證書制度。”據此，湖南省勞動和社會保障廳頒佈了湘勞社發[2003]192號文件，該文件規定，從2005年1月1日起，人力資源管理、營銷、秘書等9個職業嚴格實行持證上崗制度，並定期組織專項檢查。

資格審查合格並經統一培訓、考試合格後，可獲得由國家勞動部頒發、湖南省勞動保障廳核發全國通用的、職業准入必備的國家唯一法定職業資格證書；電子註冊，網上可查詢，終生有效，全國通用。該證書用以證明持證者具備本職業所要求的專業知識、技能和職業資格，是用人單位招聘錄用、績效考核、選拔晉升的重要依據，並依據湖南省勞動和社會保障廳和湖南省財政廳（湘勞社政字[2006]22號）文件精神可享受相應津貼，終生有效。

為適應企業對秘書從業人員的需求，提高秘書從業人員的職業技能，根據湖南省勞動和社會保障廳《關於組織企業人力資源管理等9個職業從業人員參加全國統一鑑定的通知》〔湘勞社函（2003）192號〕文件、湖南省勞動和社會保障廳職業技能鑑定中心《關於公佈湖南省2008年國家職業資格統一鑑定考試時間安排的通知》〔湘勞社鑑函（2008）3號〕文件的要求，為組織好2008年全省統考培訓，現將有關事項通知如下：

一、鑑定培訓目標：

通過系統培訓學習，不僅使培訓、考試合格人員具有良好的職業道德，基本具備紮實、全面的秘書相關知識，基本掌握秘書各相關領域的運作理念，基本掌握各相關崗位的基本流程及其操作技能，能協助從事辦公室組織管理、協調運作等實務工作，符合《三級秘書國家職業標準》的要求；在通過國家統一鑑定考試合格後，可取得高級秘書（三級）國家唯一法定職業資格證書。

二、鑑定培訓對象：

從事辦公室、行政管理的人員或有志於從事本職業工作的人員。

三、申報條件

（符合任一條件，並取得《湖南省職業培訓證書》）：

（1）取得本專業或相關專業大學專科及以上學歷；

（2）從事相關工作4年；

（3）應屆大學畢業生。

四、鑑定培訓內容：

秘書概述、秘書禮儀、辦公室日常事務管理、文書運轉管理、會議管理工作、差旅安排、檔案管理與信息工作、商務溝通與協調、客户服務、商務談判、財務税務金融等。

五、鑑定培訓教材：

《秘書（三級）國家職業資格培訓教程》－專業知識、《秘書（基礎知識）國家職業資格培訓教程－基礎知識》、《秘書國家職業資格培訓教程－考試指南》。中心另行免費發放相關資料。

（1）培訓方式：面授講解、案例分析、模擬考試、課外網上輔導、免費資料發放、考前總複習等方式相結合。

（2）歡迎相關單位及學校集體報名參加培訓，集體報名可按我中心統一規定對培訓費予以適當優惠；同時，歡迎相關單位、學校合作舉辦培訓。我中心老學員（參加過我中心職業資格培訓者）可按照中心統一規定享受優惠。

（3）主要上課時間：平時晚上。各期培訓、考試時間詳見湖南考試培訓網具體安排。第一次考試未通過的學員，可免費參加下期培訓班學習。

六、報名須知：

（1）每天上午8:30-下午6:00，雙休日白天及平時中午均可報名。

（2）培訓、報考同時進行，報名時請提交同底二寸照片二張，一寸照片三張，身份證複印件、學歷證或學生證複印件；並填寫《國家職業資格統一考試培訓申報表》（可在湖南考試培訓網下載此表格填寫）。另:報名時在本中心辦公室進行數碼照相(用於准考證)。

七、考試與鑑定：

秘書職業資格考試與鑑定評審由湖南省勞動和社會保障廳統一組織。考試分為理論知識（含職業道德）考試、專業能力考試兩個部分，其中職業道德10分、理論知識90分，專業能力100分。兩個部分考試分別達到60分為合格。採取閉卷筆試、模擬操作等考核方式進行。單科合格成績保留一年有效。

八、政策待遇：

凡取得三級秘書職業資格證書的人員，依據湖南省勞動和社會保障廳和湖南省財政廳（湘勞社政字[2006]22號）文件規定享受相應津貼，其標準為：“已取得高級技能（國家職業資格三級）職業資格證書，且在相應崗位工作的，其津貼可按不低於80元/月的標準執行。”

第一，有問題，能自己找答案。資深參謀人員應為主管設想出合理的方法，要主管做選擇題而非是非題。

第二，情緒問題，能自行排解。世界上95%的秘書都是女性，下個世紀無疑將是女性發展最快速也是最具挑戰機會的世紀。優秀秘書必須克服自身的情緒問題，力求成熟穩重。

第三，不斷給自己找機會。化被動為主動。危機就是轉機。

第四，隨時準備。許多秘書抱怨加班，比老總還忙，這就違反了秘書工作的要求。主管隨傳隨到這是必須的。

第五，話不多但中聽。多數主管都很忙碌，沒有時間聽閒話。所以秘書在回答前必須思考，做到能言不繁。

第六，做事有分寸。做秘書最難的一件事，是揣度主管的心意。許多反應及作風都是在日積月累的溝通和協調中瞭解的。所以過度反應是需要避免的。

第七，凡事多觀察。秘書就像氣象局一樣，主管及辦公室的風吹草動都唯你是問。要適應環境，而非要環境適應你；要改變自己而非改變他人。

第八，能設身處地的考慮。優秀秘書是未來辦公室資訊的整合者，在這個前提下，你所擁有的資源最多也最完整，所以你的思維應該不是單一的，而是整合的。

第九，能扮黑白臉。許多會議和談判的場合可能需要你適當的出現，配合主管完成工作。所以你的溝通協調能力是相當重要的。

第十，有公關能力。秘書工作會涉及更多的顧客服務，也就是對外涉及聯絡的能力。優秀秘書也將逐步邁向公關經理人或甚至發言人的角色。

●多樣性與系統性的統一

高級秘書的工作是非常瑣碎繁雜的，呈現出多樣性的特徵。有俗語稱“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”是其真實寫照。凡上司從事的工作，高級秘書都要了解；凡上司參加的活動，高級秘書都可能參加；凡外來的人員，也都要先找上司的秘書取得聯繫。此外，高級秘書還要從事服務於上司的其他日常性工作。因此，高級秘書的活動範圍非常全面，體現出綜合性和多樣性。

但是這並不是毫無規律可循的，只要本着關心上司、服務上司、輔助上司的立場，一切的工作都可以變得簡化而又有意義：如為上司管理時間、提供良好的工作環境、搞好雜務等，都是“為上司騰出更多的時間”；接待、交際、溝通等，都是“幫助上司處理好人際關係”；為上司提供信盡、傳達信息、保管信息等，都是“輔助上司恰當地做好決策”。它們的根本目的都是提高上司的工作效率。

●輔助性與主動性的統一

所謂輔助性，是對高級秘書的“權力”範圍來説的，即便是高級秘書，他(她)也是從屬於上司的，只能根據上司的決定、指示、命令來辦事，決不能超越上司，不能代替上司擅自做決定，即不能越權。高級秘書的輔助性主要體現在兩個方面：一是輔助決策，輔助管理；二是處理事務，即代理上司承辦各種日常的、具體的事務性工作，為上司的工作、學習、生活提供便利的條件，都是根據上司的意圖處理問題，不能自作主張。

所謂主動性，是指高級秘書對於自己職責範圍內的工作，可 以充分發揮自己的主觀能動性和自己的聰明才智，進行富有成效的創造性工作。上司不可能把握全部相關的知識，精力也不可能花在所有事務性工作上，高級秘書應在這方面發揮自己的主動性，積極承擔起這方面的責任，如日程安排、信息傳遞、文書寫作等，主動為上司分憂解愁。高級秘書必須把輔助性和主動性統一起來，充分發揮自己在企業管理中的特殊的、不可替代的作用。

●原則性與靈活性的統一

作為協助上司從事管理的高級秘書，首先，必須在法律、法規和政策方面堅持原則性，決不能為了本企業或上司的私利而損害國家或他人的利益；而且在自己的具體工作中，應該嚴格堅持保密原則、效率原則和實事求是的原則。高級秘書常常有許多機會接觸公司內部的高級機密，必須有保密意識，在自己的工作和舉止言行中注意保證機密的安全。效率是對高級秘書工作的時間要求，是秘書工作的重心所在。高級秘書應努力創新，儘可能縮短工作的週期，簡化辦事的過程，用較少的時間辦更多的事情。高級秘書常常接觸公司內外、上下各方面的信息，有喜有憂，高級秘書不能弄虛作假，應該一切從實際出發，是一説一，是二説二，有喜報喜，有憂報憂，不能摻雜個人的主觀好惡。同時在工作中，高級秘書要講究方式方法，講究策略，發揮思維的機敏性和靈活性，正確協調各方的利益和關係，使各方的利益都得到保護。

●風險和機遇並存

古有“伴君如伴虎”之説，對於高級秘書也是如此。高級秘書是上司身邊最為親近、與上司接觸最多的人。上司的喜怒哀樂都可能轉嫁到自己身上，自己可能成為上司發泄的對象；某些時候可能本是上司的錯，上司卻為了面子而推卸責任；秘書的建議可能不被採納反倒遭至上司反感；身為女秘書，還可能招來閒言碎語……