項目檔案

項目檔案指經過鑑定、整理並歸檔的項目文件。

交通建設項目檔案專項驗收辦法

為加強對交通建設項目檔案專項驗收工作的管理，規範驗收組織工作，保證交通建設項目檔案工作質量，根據國家檔案局、國家發展和改革委員會《重大建設項目檔案驗收辦法》和交通部《交通檔案管理辦法》、《公路工程竣（交）工驗收辦法》、《港口工程驗收辦法》、《內河航運建設項目(工程)竣工驗收辦法》的有關規定，結合交通建設項目檔案工作的實際，制定本辦法。

本辦法適用於由交通部組織或委託組織檔案專項驗收工作的交通建設項目。

交通建設項目檔案是指在交通建設項目建設過程中形成的、能夠真實反映項目建設全過程、對項目運營和管理具有重要查考價值、並經過系統整理的各類不同載體形式的歷史記錄。

交通建設項目檔案專項驗收是交通建設項目竣工驗收的重要組成部分。未經檔案專項驗收或驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。

各級交通建設項目主管單位檔案機構應加強建設項目檔案專項驗收前的檢查和指導，同時接受項目所在地上級和同級檔案行政管理部門的檢查和指導。

凡經交通部審批初步設計的交通建設項目檔案專項驗收工作，由交通部檔案館組織或委託省級人民政府交通主管部門和部屬單位的檔案部門組織。

交通建設項目檔案專項驗收組的組成：

（一）凡由國家發展和改革委員會審批或核准項目建議書、可行性研究報告和交通部審批初步設計的建設項目檔案專項驗收，驗收組由交通部檔案館、項目所在地省級檔案行政管理部門、項目主管單位、項目質量監督機構組成。

（二）凡由交通部負責審批項目建議書、可行性研究報告及初步設計的建設項目檔案專項驗收，驗收組成員由交通部檔案館、項目主管單位、項目質量監督機構組成。

（三）項目檔案專項驗收組成員一般不少於5人的單數，組長由交通部檔案館或受委託組織驗收單位人員擔任。必要時可邀請有關專業人員參加驗收組。

項目法人（建設單位）申請項目檔案專項驗收前，應組織有關參建單位按照交通建設項目檔案管理有關要求進行自檢，並形成自檢報告。如在交工驗收階段已經完成了項目檔案審查並形成審查意見的，可不單獨進行建設項目檔案自檢。

申請項目檔案專項驗收條件：

(一)已按規定進行項目檔案登記；

(二)完成了建設項目檔案自檢工作或已在交工驗收階段完成對建設項目檔案審查工作；

(三)竣工文件已按交通部有關規定編制完成；

(四)竣工文件分類、組卷及編目工作已按《交通文件材料立卷歸檔辦法》、《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》等規定完成。

符合驗收條件的，項目法人（建設單位）應及時按照項目管理權限向項目主管部門提出項目檔案專項驗收申請，經審核同意後，轉報交通部檔案館。

其中港口建設項目應由項目法人向港口所在地港口行政管理部門提出項目檔案專項驗收申請，經報省級人民政府交通主管部門審核同意後轉報交通部檔案館。

交通部檔案館接到申請後20個工作日內組織建設項目檔案專項驗收工作，或10個工作日內向有關單位發出委託驗收函。接受委託組織驗收單位應於收到委託函10個工作日內組織項目檔案專項驗收工作。項目檔案專項驗收應在項目竣工驗收3個月之前完成。

申請建設項目檔案專項驗收時，需提交下列材料：

(一)項目檔案專項驗收申請報告；

(二)《交通建設項目檔案專項驗收申請表》（見附件）；

(三)建設項目檔案自檢報告或建設項目檔案審查意見；

(四)建設項目檔案案卷目錄。

建設項目檔案自檢報告或審查意見應包括下列內容：

（一）項目建設及項目檔案管理概況；

（二）保證項目檔案的完整、準確、系統所採取的控制措施；

（三）項目文件材料收集整理所依據的標準；

（四）項目文件材料的形成、收集、整理、編目與歸檔情況，竣工圖的編制情況及質量狀況，案卷數量；

（五）檔案在項目建設、管理、試運行中的作用；

（六）存在的問題及解決措施。

交通建設項目檔案專項驗收應依據國家檔案局DA/T28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規範》和交通部有關工程技術標準規範及《交通文件材料立卷歸檔辦法》、《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》，對項目檔案的完整性、準確性、系統性、規範性進行審查。

驗收工作以驗收組織單位召開驗收會議的形式進行。

建設項目檔案專項驗收組全體成員參加驗收會議，項目法人（建設單位）、設計、施工、監理和生產運行管理或使用單位的有關人員列席會議。

項目檔案專項驗收會議的主要議程包括：

（一）項目法人（建設單位）彙報項目建設概況、項目檔案工作情況；

（二）施工單位彙報項目檔案編制情況；

（三）監理單位彙報項目檔案質量的審核情況；

（四）項目檔案專項驗收組檢查項目檔案及檔案管理情況；

（五）項目檔案專項驗收組對項目檔案質量進行綜合評價；

（六）項目檔案專項驗收組形成並宣佈項目檔案驗收意見。

驗收組檢查項目檔案採用諮詢、現場查驗、抽查案卷的方式進行。視建設項目檔案形成情況，抽查案卷數不少於案卷總數的5%-10%。抽查重點為立項審批文件、徵地拆遷文件、質量檢驗評定文件、隱蔽工程記錄、工程變更文件、竣工圖等。

項目檔案專項驗收意見的主要內容包括：

（一）項目建設概況；

（二）項目檔案管理情況，包括項目檔案工作的基礎管理工作，各類不同載體文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況，竣工圖的編制情況及質量，檔案的種類和數量，檔案的完整性、準確性、系統性及安全保管評價，檔案驗收的結論性意見；

（三）存在問題、整改要求與建議。

項目檔案專項驗收結果分為合格與不合格。項目檔案驗收組半數以上成員同意通過驗收的為合格。

驗收合格的項目由驗收組出具項目檔案專項驗收意見。受委託組織驗收單位須將驗收意見報交通部檔案館備案。

驗收不合格的項目，由驗收組提請項目法人（建設單位）一個月內對存在的問題進行整改，交通部檔案館重新組織或委託有關單位組織驗收。

本辦法由交通部負責解釋。

本辦法自發布之日起施行。

國家重點建設項目檔案管理登記辦法

案管理登記[1997]15號令

關於發佈《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》的通知

檔發字[1997]15號

國務院有關部委、直屬機構，各省、自治區、直轄市及計劃單列市計委(計經委)、檔案局、新疆生產建設兵團計委、辦公廳，總參辦公廳檔案局：

現將《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》予以發佈，請按有關要求認真組織實施。

制定頒佈《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》是實現國家重點建設項目檔案管理規範化、標準化的重要步驟，是保證建設項目檔案完整、準確、系統的手續，是加強國家重點建設項目檔案管理的重要措施，為建設項目投產後的生產運營、管理提供科學依據。

國家重點建設項目檔案工作要與項目建設同步進行，各有關方面要加強協調，執行統一領導、統一管理的原則。各有關部門應按本通知要求做好對國家重點建設項目檔案管理登記工作的監督、檢查和指導，已向建設項目收取工程檔案保證金的單位，應於1997年12月31前退還完畢。實施中的問題請及時反饋給國家檔案局、國家計委。

國家檔案局

國家計委

一九九七年八月十九日

為了做好國家重點建設項目檔案工作，確保重點建設項目檔案的完整、準確、系統和有效利用，根據《中華人民共和國檔案法》及有關法規，特制定本登記辦法。

重點建設項目檔案既是重點建設項目的歷史記錄，也是項目投產後運行、維修、管理、改擴建和技改等工作的重要依據。為了及時掌握國家重點建設項目檔案工作情況，加強監督和指導，從1997年開始，國家檔案局建立國家重點建設項目檔案管理的登記制度。

1、國家檔案局每年轉發國家計委發佈的國家重點建設項目名單、並統一部署對國家重點建設項目檔案的登記工作；各項目主管部門的檔案機構和項目所在地的省級檔案行政管理部門應做好對本部門和本地區國家重點建沒項目檔案管理登記工作的組織、指導和監督工作。

2、凡新建、在建、收尾和竣工試生產的國家重點建設項目，按隸屬關係組織登記。屬於國務院行業主管部門的，由項目主管部門的檔案機構負責組織填寫“國家重點建設檔案管理登記表”，同時抄送項目所在地省級檔案行政管理部門，便於相互配合，監督指導；屬於地方的，由項目所在地省級檔案行政管理部門負責組織填寫“國家重點建設項目檔案管理登記表”。

3、登記表共分三種，表一、表二、表三分別於項目開工後6個月內、項目檔案預驗收後1個月內和項目正式竣工驗收後1個月內填寫，並逐級報至國家檔案局經濟科技檔案業務指導司。

4、國家檔案局於每年12月底彙總國家重點建設項目檔案管理登記情況，並及時向全國公佈。對未按規定進行登記的單位予以通報，並限期登記。

1、項目主管部門檔案機構應與地方檔案行政管理部門互通情況，互相合作，以保證做好國家重點建設項目的檔案管理登記工作。

2、項目主管部門檔案機構和省級檔案行政管理部門對於新建項目，應按本規定第三條第2款及時組織和監督建設單位（或項目法人）做好檔案管理登記，建立檔案工作。對於未進行竣工驗收的國家重點建設項目，每年填寫“表一”報送，以便及時瞭解項目及項目檔案工作的進展和變化情況。

3、要保證項目檔案工作與項目建設同步進行，特別要認真做好項目檔案的預驗收工作。國務院各行業主管部門檔案機構應主動與項目建設部門加強聯繫，根據項目計劃工期和進度，及時對登記的項目提出檔案驗收要求，並會同或委託項目所在地省級檔案行政管理部門組織預驗收。隸屬於地方的項目，省級檔案行政管理部門應根據相應的工作要求，及時對登記的項目組織預驗收。預驗收結束後，驗收組織單位不論本年度是否已報送過“表一”，應按本登記辦法第三條第3款及時填寫“表二”報送。（注：登記表中的編號由國家檔案局統一填寫）。

4、項目竣工驗收後，應按本規定第三條第3款，將項目檔案驗收情況填寫“表三”並報送。國家檔案局根據填表情況不定期地對項目檔案進行抽查。

為確保國家重點建設項目的正常秩序，任何部門和單位不得向國家重點建設項目和省級重點建設項目收取任何名目的工程檔案保證金和任何形式的檔案管理登記費用。違反上述規定的屬亂收費行為，由各級價格檢查機構依法查處。

對於重大技改項目和一般基本建設大中型項目的檔案管理登記工作，可參照本辦法執行或制定具體的實施辦法。

本辦法由國家檔案局和國家計委負責解釋。

本辦法自發布之日起執行。

《政府採購法》第四章第四十二條明確規定:"採購人、採購代理機構對政府採購項目每項採購活動的採購文件應當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷燬。採購文件的保存期限為從採購結束之日起至少保存十五年。"政府採購法的出台，使政府採購活動進一步規範,如何做好政府採購項目檔案工作，使它不至於滯後政府採購活動的開展，是新形勢下面臨的新課題，本人認為應做好以下幾方面的工作：

提高做好政府採購項目檔案工作的認識政府採購項目檔案工作是一項繁雜、細緻的工作。由於工作的繁忙和檔案工作的瑣碎、雜亂，加上我們對檔案工作的重要性缺乏足夠的認識，使我們檔案工作與其行業的工作規範和標準還存在一定的距離。為了更好的貫徹執行《政府採購法》，切實做好政府採購項目檔案工作，必須充分認識到做好這項工作的重要性及意義。政府採購項目檔案是反映政府採購活動過程及各項決策的真實記錄，它記載着我們在政府採購項目活動中執行落實《政府採購法》各項條款的情況，記載着各地區為推行政府採購制度制定的各項規定、細則、方法、政策等，記載着在政府採購活動過程中，政府採購人員遵循公開透明原則、公平競爭原則、平等公正原則和誠實信用原則的情況。完整妥善地保存政府採購活動過程中的文件記載，不僅為政府採購的統計分析、總結經驗教訓、降低政府採購成本、節約財政支出、接受監督檢查、處理政府採購糾紛等項工作提供客觀真實的依據。還能從根本上促進了黨風廉政建設，為反腐倡廉教育提供素材。此外對政府採購檔案工作的重視程度也是衡量我們政府採購工作質量和管理水平的重要標誌。只有充分認識做好政府採購項目檔案工作的重要性，才能使這項工作得到有效的落實。

重視政府採購項目文件資料的收集政府採購項目活動中的文件資料是政府採購檔案的重要資源，內容完整、準確、真實的政府採購案卷是政府採購成果的歷史延續和見證。因此，採購文件的形成部門應明確職責，重視文件的積累，任務落實到人，在每項採購活動期間，項目實施人要嚴格按照《政府採購法》的要求收集政府採購文件資料及相關的活動記錄。做到政府採購活動在哪裏，採購項目檔案的收集跟蹤在哪裏，切切實實做好採購文件的原始收集工作，同時要按政府採購的方式和程序進行文件材料的形成和積累。採購項目結束後項目實施人應按要求對採購文件進行檢查、整理。一是檢查準備移交的採購項目檔案的文件是否符合本次採購方式、採購程序的合法有效文件且都為原件；二是檢查文件所使用的書寫材料、紙張等是否符合檔案保護要求（如已破損的文件應予修整），字跡模糊或易褪變的文件（如複寫紙、熱敏傳真紙等）在保持原貌的前提下應予複製；三是對使用圓珠筆、純藍墨水鋼筆等易褪色筆的採購文件在保持原貌的前提下應予複製；四是遵循採購文件的形成規律、保持文件之間的有機聯繫，保證檔案資料的真實性、準確性、完整性。項目實施人檢查、整理採購文件完畢，建立"採購文件移交目錄"，移交至檔案管理人員立卷、歸檔。完整的採購檔案是對政府採購項目活動過程的真實寫照，如果所收集的檔案資料不全、不真、不實，就可能會影響到政府採購工作的質量，就難以向人們作出具有説服力的交代。

規範政府採購項目檔案的立卷對收集來的採購項目文件材料，檔案工作人員應逐件針對以下情況進行檢查：一是同一事由的文件是否辦理完畢,是否收集在一起,是否是生效文件；二是採購文件材料是否齊全完整，有無缺頁少項；三是歸檔的採購項目文件的是否符合本次採購形成規律和特點等。在採購文件立卷、整理過程中要按有關規定執行，同時要進行條理化的分類、整理、排列、編目，使政府採購項目檔案由零亂到系統，便於政府採購檔案的管理和利用，並能夠全面、歷史地反映政府採購項目活動的全貌。保管工作中要消除各種可能損壞政府採購檔案的不利因素，最大限度地延長政府採購檔案載體壽命，維護政府採購檔案的系統性和完整性，以發揮政府採購檔案信息長遠的開發與利用作用。

嚴格政府採購項目檔案的管理要做好政府採購檔案工作，必須使政府採購檔案管理形成制度化，國家和相關部門還未有相關的管理制度出台，因此在實際工作，我們可按現行的檔案管理制度和行業管理要求執行。加強採購檔案的標準化管理：明確歸檔的採購項目及範圍；明確規定政府採購檔案歸檔的要求;立卷標準按項目採購方式和程序及有關規定執行;限定採購文件歸檔的時間和質量要求；專人負責檔案保管工作等。按照分級管理的要求，加強對政府採購檔案工作的監督、檢查、指導力度，切實抓好檔案工作人員的業務培訓工作。在具體工作中做到嚴格執行採購檔案的移交工作，嚴格遵守檔案的借閲和利用制度、保密制度及鑑定和銷燬制度。檔案工作人員要以科學的態度、實事求是的做好檔案的統計和利用工作，通過調查、整理、分析，揭示政府採購檔案中反映的諸現象，為規範政府採購行為、提高政府採購質量提供經驗資料。

政府採購項目檔案是政府採購工作中的一個重要組成部分，我們應以強烈的責任感做好政府採購項目檔案資料的歸檔工作,實現政府採購檔案管理的標準化、規範化、科學化和系統化,並以此來規範我們的政府採購行為，提升工作質量。