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郵件合併

郵件合併：是Office Word軟件中一種可以批量處理的功能。在Office中，先建立兩個文檔：一個WORD包括所有文件共有內容的主文檔（比如未填寫的信封等）和一個包括變化信息的數據源EXCEL（填寫的收件人、發件人、郵編等），然後使用郵件合併功能在主文檔中插入變化的信息，合成後的文件用户可以保存為Word文檔，可以打印出來，也可以以郵件形式發出去。

中文名: 郵件合併
外文名: Mail Merge

類型: 辦公軟件
應用領域: 批量打印信封、信件、請柬等
操作步驟: 準備數據源，準備模版，郵件合併

郵件合併應用領域

1、批量打印信封：按統一的格式，將電子表格中的郵編、收件人地址和收件人打印出來。

2、批量打印信件：主要是換從電子表格中調用收件人，換一下稱呼，信件內容基本固定不變。

3、批量打印請柬：同上2。

4、批量打印工資條：從電子表格調用數據。

5、批量打印個人簡歷：從電子表格中調用不同字段數據，每人一頁，對應不同信息。

6、批量打印學生成績單：從電子表格成績中取出個人信息，並設置評語字段，編寫不同評語。^[1]

7、批量打印各類獲獎證書：在電子表格中設置姓名、獲獎名稱和等資，在WORD中設置打印格式，可以打印眾多證書。

8、批量打印准考證、明信片、信封等個人報表。

總之，只要有數據源（電子表格、數據庫）等，只要是一個標準的二維數表，就可以很方便的按一個記錄一頁的方式從WROD中用郵件合併功能打印出來！

郵件合併操作步驟

郵件合併2003

Microsoft Office郵件合併的操作方法：

第一步：準備數據源

這個數據源可以是Excel 工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server數據庫。一言蔽之：只要能夠被SQL語句操作控制的數據皆可作為數據源。因為郵件合併説白了就是一個數據查詢和顯示的工作。這裏，我以Excel為例。

概述圖是一個Excel工作表文件“DataSource”，裏面有一個工作簿“錄取通知書”，工作簿裏面有三條數據記錄，我們的任務就是把這三條記錄按照指定的模板打印成錄取通知書。

第二步：準備模板

模板文件就是即將輸出的界面模板，這裏我以Word文檔為例。

圖二是一個模板文件“Template”，就是錄取通知書的大致樣子（大標題和序列號我就省了啊）。

圖二

第三步：郵件合併

打開模板文件template.doc，從“工具”菜單中依次選擇“信函和郵件”→“顯示郵件合併工具欄”，完畢之後工具欄上會多出一欄，就是郵件合併工具欄，如圖三，紅色矩形框中的就是郵件合併工具欄。

圖三

下面，step by step, follow me：

1.設置數據源

點擊郵件合併工具欄上“打開數據源”的按鈕（圖三中第二個），選擇“DataSource.xls”文件，單擊打開，然後會再彈出一個“選擇表格”的窗口，要求指定使用哪個工作簿，因為只有一個工作簿“錄取通知書”，直接點擊確定，完成數據源設置。如圖四。

2.插入數據域

這裏，我以插入新生姓名為例。

2.a 將光標定位到要插入數據的地方（這裏插入新生姓名，就放在文檔開頭“同學：”之前）

2.b 點擊郵件合併工具欄上“插入域”的按鈕（圖三中黃色圓圈），在彈出的窗口中選擇“姓名”，然後單擊“插入”，如圖五：

2.c 單擊關閉（MS Office這一點不知道是什麼用意，不能一次插入多個域，插入完畢又不自動關閉彈出的窗口）

圖四

重複上述操作數次，依次插入其他元素（院系、專業、學制等）。全部完成之後，模板是這個樣子的（為強調哪些數據是動態插入的，我將插入的數據域都用黃圈標出）：

3.查看合併數據

單擊郵件合併工具欄上“查看合併數據”的按鈕（圖三中“插入Word域”右邊那個按鈕），即可看到郵件合併之後的數據，工具欄上還有一些按鈕和輸入框可以查看前一條、下一條和指定的記錄。

第四步：完成合並

圖五

到此，郵件合併的工作就基本結束了，可以直接打印了，你可以選擇“合併到新文檔”（適用於只有幾十上百條記錄）來把這些信息輸出到一個Doc文檔裏面，以後直接打印這個文檔就可以了，也可以選擇“合併到打印機”（適用於成百上千條記錄），並不生成Doc文檔，而是直接打印出來。

下面是合併到新文檔之後，新文檔的效果圖：

兩條記錄之間的黑線是分頁標記。當然，如果打印成通知書還要調整版式，這個是排版的基本功，我只是演示怎麼進行郵件合併，排版的咚咚我就不贅述了。

圖六

郵件合併功能非常強大，“插入Word域”的功能可以先對數據進行處理（邏輯算術運算格式化等）然後插入，比如要打印英語證書，可以設置分數小於60打印“不及格”，60和80之間打印“及格”，80以上打印“優秀”。這些東西就由各位讀者自行挖掘了，呵呵。

郵件合併2007

圖1

鑑於使用Office2007的用户也不少，下面將介紹在2007版中郵件合併操作方法。

圖4

圖3

圖2

1、打開Word模板，依然是錄取通知書，找到郵件選項卡，按圖1所示方法打開郵件合併嚮導。

2、如圖2所示，選擇當前文檔格式為信函（根據實際需要選擇），點擊下一步，如圖3所示，選擇“使用當前模板”，點擊下一步，如圖4所示，選擇第一項“使用現有列表”，再點擊下面的“瀏覽”選取對應的數據源（我在操作的時候，數據源選取Excel2007的文件，Word提示“無法打開數據源”，如果用户出現這種情況，建議把07的Excel轉換為03的再打開）。