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計算機輔助審計

(一種審計技術)

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所謂計算機輔助審計,也稱為利用計算機審計,是指審計人員在審計過程和審計管理活動中,以計算機為工具,來執行和完成某些審計程序和任務的一種新興審計技術。它並非電算化系統審計特有的一種方法,對手工系統的審計也可應用這些技術。
中文名
計算機輔助審計
別    名
利用計算機審計
含    義
審計人員審計過程和審計管理
內    容
第一個層次是指在審計業務中利用

目錄

計算機輔助審計內容

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計算機輔助審計包含兩個層次的內容。
第一個層次是指在審計業務中利用Excel、Foxpro、Word等電子表格、數據庫、字處理常規軟件中的一些功能,或審計人員自編的一些小程序,幫助審計人員計算、復算、複核、分析審計數據,主要目的是節約審計時間、提高效率、增加準確性、減輕勞動量。例如,用電子表格軟件審核工資表,復算固定資產折舊提取的正確性,複核材料成本差異科目;在項目審計中利用Word、Wps等字表處理軟件,將全部的審計工作底稿均輸入到計算機中,在編寫審計報告時僅需調用底稿文件、稍加修改即可完成;自編簡單的小程序對往來款項進行賬齡分析。另外,藉助工程預決算軟件對投資項目進行竣工決算審計也屬這類。
第二個層次是指利用專門的輔助審計軟件進行項目審計。這個層次也有兩種類型:
一是主要用於審計情況彙總。在開展行業審計時,根據審計工作方案,編制專門的審計彙總軟件,自下而上,從審計底稿開始,對審計情況進行逐級彙總。好處在於能全面、準確彙總反映審計情況,防止錯漏和人為調整上報情況,便於統一定性、統一處理。如審計署統一組織的工商銀行系統審計、國税系統審計就採用了這種方式。
二是主要用於協助審計人員對專門項目,用專門的審計方法進行比較全面、系統的審計。這是輔助審計的主流。近幾年,審計署和地方各級審計機關編制了大量的這方面的審計軟件,有不少軟件還通過了審計署的評審,在各級審計機關不同程度的投入了使用。如:預算執行審計軟件、投資審計軟件、銀行審計軟件、税務審計軟件、海關審計軟件、行政事業審計軟件等,但是,老實説真正成熟、適用的審計輔助軟件還不多。

計算機輔助審計作用

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利用計算機進行審計不僅僅是審計手段的改變,它必將帶來審計領域裏新的革命,從目前來看,利用計算機進行審計工作仍然處於探索階段,但它已展示出光明的未來。在審計的各個領域和各個階段,計算機都可以發揮巨大的作用。
1.信息統計與檢索。
充分利用計算機存貯容量大、計算速度快並具有遠程聯網能力的優點進行有關審計資料的蒐集、整理、分析與傳遞,會大大改善信息的質量和利用程度,更好地滿足審計工作的要求。通過建立各地區、各行業及各單位審計情況的檔案,以及審計常用的各種法律、制度、規定、準則等審計依據數據庫,不僅便於及時獲得有關的宏觀信息,也便於審計人員檢索使用。我國當前已開發了多個審計法規檢索系統。
2.文書處理。
工作效率。例如,利用計算機撰寫審計報告,可將初稿存於磁盤中,修改時可隨時調出,段落結構重新安排,文字刪改都可以方便迅速地完成。打印報告時,可以根據需要將重要的文字段用黑體字打印,其效果是手工文書無法比擬的。審計通知書審計計劃審計工作底稿審計文書均可採用計算機完成。
3.實施審計檢查利用計算機直接檢查、核對有關的數據,以確定數據的正確性。
一般是通過審計軟件的應用來實施的。審計軟件是根據審計的需要而設計開發的,能夠對數據進行一定的處理和分析的一組計算機程序。依據軟件適用的範圍,有通用審計軟件和專用審計軟件之分。在國外,通用審計軟件種類繁多,可以從市場上買到。我國當前也已開發出多種適用於不同行業、不同審計項目的軟件。通用審計軟件一般具有訪問文件、數據查詢、抽樣、文件合併與比較以及分析預測等功能。利用審計軟件實施審計檢查,能夠使審計人員在電算化系統審計中直接訪問以機讀形式存貯的數據,且能訪問到遠較其他方法為多的數據。如果被審計單位電算化程度較高,利用審計軟件檢查數據常可以節約審計時間、降低審計費用。同時,使用審計軟件一般不要求審計人員具有較學的計算機知識。審計軟件的出現不僅為電算化系統審計提供一條新的途徑,而且以其操作方便、功能多樣等優點大大減輕了審計人員的工作負荷,它代表着審計工作的未來。
此外,近年來,國外還將計算機用於審計決策領域,將審計工作中的經驗進行歸納總結並編入計算機程序,由計算機自動完成審核檢查,弄清事實,選擇對照標準形成審計意見的全過程。這就是所謂的審計專家系統。當然,這方面的進展的實際應用還有一定的困難,但這種探索無疑是非常有效的。

計算機輔助審計優勢

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1.計算機輔助審計在審計內容、審計時間上的優勢:
傳統的手工審計,以紙質的會計報表賬簿、憑證為對象,如進行就地審計,需要被審計單位將資料搬到審計場所;如送達審計,上述資料的提供、運送、保管都極不方便,審計單位成本高、時間長、審計效率低。採用計算機輔助審計時,被審計單位只要提供紙質報表、賬務電子數據,由審計部門利用計算機軟件進行輔助審計,對注意到的違規問題或調查事項,分析存在問題的科目,並做好記錄,然後再對照原始資料進行審計,這就極大的提高了工作效率,擴大了審計面。
2.計算機輔助審計在審計計算上的優勢:
傳統的審計工作,經常伴隨着大量重複的計算工作,並且在人工計算過程中,稍有疏忽,就會出現錯誤。計算機輔助審計,計算過程都是事先編好的程序,不容易出現錯誤,並且計算速度快、準確。
3.在審計過程中的優勢:
在傳統審計過程中,如果要查找某一類型問題時,需要在相關憑證和帳冊中一頁一頁查找,並手工記錄,容易出現遺漏的情況;如果只知道某一業務的部分內容時,在賬本中查找相關的憑證或數據,尤如大海撈針,非常麻煩。審計小組在審計過程中,一般都是分工合作,每個人面對的只是部分賬冊,這樣所審計的賬不是很完整。採用計算機輔助審計,審計人員相當於每人面對一整套賬,甚至於多年的賬,這樣的審計更全面、更細緻、更準確;同類型的問題,通過篩選,只要花幾分鐘時間,在整套賬中就能一筆不漏地查出;對於只知道某些業務的部份內容的,可以進行條件查詢,從整套賬中快速地找到相關內容的所有憑證,並作相應的記錄。
4.在編制審計工作底稿上的優勢:
作為審計工作的重心,傳統的審計工作底稿的內容都是手工填寫。利用計算機輔助審計,GRP-審易軟件中提供了一套比較完整的工作底稿,並且這些底稿是利用EXCEL表格製作的,可以自己修改編制。這些底稿中提供自動取數、自動計算的功能,可以自動地將被審計單位的賬、表中的相關數據填入到工作底稿中,大大節省了編寫時間,並且工作底稿更加規範,更加系統性。
5.在與財務軟件的銜接上的優勢:
隨着計算機技術的發展,市場上出現了多種財務軟件,如用友、新中大等,當前大多數單位都使用了財務軟件。作為審計人員,沒有時間,也沒有精力去把市場上的所有財務軟件都學會、學精。在沒有使用審計軟件時,只能依靠被審計單位提供的報表、憑證等進行審計,審計工作處於被動。現在使用了GRP-審易軟件,只要把被審計單位的財務數據導入到GRP-審易軟件中,審計人員就掌握了被審計單位的財務數據,可以更主動地開展審計工作。

計算機輔助審計方法

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方法一:操作日誌審計法
操作日誌是指對進入會計軟件中的所有操作進行實時跟蹤記錄,從而確保所有經授權或未經授權的接觸和修改活動都留有痕跡(類似於飛機的“黑閘子”),以提高計算機系統的安全性,為以後的電算化審計留下線索。其內容應包括操作人員工號、操作人員姓名、操作日期、進入時間,退出時間、使用模塊名稱、運行狀態等。操作日誌文件的作用是通過真實記錄在計算機上進行的各種操作,來保證數據的安全性、真實性、完整性;便於加強企事業單位會計電算化工作的內部監督、控制和審計;方法系統進行維護;同時也為以後的審計工作留下線索。為了進一步實現內部控制,從而進一步提高會計信息的安全性,操作日誌應包括機制操作日誌和手工操作日誌,前者是由會計軟件系統自動生成;後者則應由上機操作人員手工如實填寫。審計人員在進行審計前可以仔細閲讀操作日誌,並對其中一些特殊情況(如:反覆核、反登賬、反結賬、日誌短缺等)進行記錄,作為審計證據保管。目前有部分開展會計電算化的單位在查賬前往往會利用財務軟件中提供的反覆核、反登賬、反結賬等功能進行賬户調整,致使審計人員看到的往往不是該單位真實的賬户情況。通過操作日誌可以發現這種情況的存在,審計人員在查賬過程中,再通過一些蛛絲馬跡來加以證實。這樣就可以有效防止因人為調賬而帶來的損失,從而確保審計工作的有效性、安全性、準確性、完整性。
方法二:突擊審計法
當前,絕大多數審計工作都會在事前擬訂好審計工作方案,然後送達一份審計通知書到被審計單位,要求被審計單位提前準備各項資料。這種做法的優點是可以提高審計工作效率、降低審計成本,缺陷是被審計單位有充足的時間進行賬務調整,使得審計人員往往無法全面、準確地看到被審計單位真實的財務資料,會產生一定的審計風險,也難以確保審計工作質量。這種做法只適用於手工會計,因為在手工操作下,要大幅度調整賬簿,不是短時間內能完成的,而且往往會留下痕跡;而實現會計電算化後,會計人員可以在很短的時間內對賬簿進行大幅度調整,而且可以不留痕跡。因此,審計部門可以嘗試採用突擊審計法,審計人員在對被審單位實施審計前,不預先把審計的目的、內容和日期通知被審計單位,直接對其實施審計。審計人員在審計時可以藉助於一些輔助審計軟件將該單位的電腦原始賬務數據拷貝下來,再按事先擬訂的審計工作方案的要求,對其實施有效審計。採用這種方法可以有效防止人為調賬現象的發生。
方法三:賬外賬審計法
隨着我國企事業單位會計電算化工作的日益普及,再加上會計人員財務軟件應用水平的日益提高,由此也帶來了一個新的問題:有部分單位和部分會計人員會利用電腦做幾套賬來應付不同部門的檢查,給國家税收、財政預算、項目投資帶來了極大的危害。為了能有效防止和降低因賬外賬而導致的損失,審計人員在審計時可以採用以下幾種方法:
1.清查所有賬簿。當前在絕大多數財務軟件上都可以建立若干套賬,為此審計人員有必要將每一套賬都打開,逐套清查,以便發現它們的勾聯關係,實施有效的審計。
2.清查計算機內所有程序和數據。有些單位在同一台電腦上會裝上幾套財務軟件,他們會根據需要,將其中某一套公開應付檢查,而將其他幾套隱藏起來,審計人員在審計過程中,就有必要藉助於一些工具軟件將該電腦中的所有程序和數據都打開,逐個清查,以找出賬外賬的藏身之處。
3.清查財務部門所有計算機。部分單位財務部門會配上幾台計算機,並在不同的計算機中存放不同的賬來應付不同部門的檢查,因此,審計人員應將財務部門每一台計算機都打開,逐台清查,不留死角。
4.清查所有對外報送的財務資料。由於出於自身利益的考慮,有部分單位對外報送財務資料時會有所差異,審計人員可以到一些相關部門抽取相應資料進行對比分析,以找出其中的一些欺詐行為,確保審計工作的安全性、完整性。