紙單管理

在生產製造型企業，尤其是在有着單件產值大、技術含量高、生產週期長、過程管控複雜、完全個性化等特點的裝備製造行業，提起紙單着實是一件讓執行層、管理層乃至領導層頭痛的問題。紙單是企業初期業務流轉過程中主要的信息載體，並且隨着企業規模的壯大、業務的拓展和時間的積累，紙單的種類和數量會逐漸增多，這就需要對紙單進行有效、規範的管理。紙單管理，在生產製造行業業務管理過程中，簡單來説就是對大量已記載有效信息的紙質單據所進行的一系列設計、使用、流轉、歸類存檔、統計分析等科學管理行為。

紙單管理對操作人員的要求較低，操作人員可以很方便地修改紙單上的信息數據。

紙質單據比較容易損壞，操作人員對紙單進行的頻繁修改、查閲以及外部的環境（潮濕、浸水、明火等）都非常容易造成紙單的損壞。

紙質單據非常容易受到外部環境的影響，例如：潮濕的天氣、操作人員的失誤等，這些都會造成紙單的破壞，導致信息的缺失。另外，一張紙質單據所承載的信息量過多，容易造成紙單上的信息重複和混亂。

對紙質單據的管理受限於紙面大小和操作人員的操作習慣，其信息存儲量非常有限，不利於保存大量的文字信息。

紙質單據作為記錄保存數據的載體，其目標過於明顯，容易造成商業機密的丟失。

面對龐大繁雜的各式紙單，受制於紙單本身的侷限和管理水平的影響，極易產生紙單漫天飛舞和管理困難的現象，具體表現在：

Ø 紙單設計

紙單的設計主要包括紙單字段的邏輯關聯和統一規範兩方面。以裝備製造企業的業務過程為例，一次合同訂單涉及到合同簽訂、採購、生產、運輸、銷售等環節，前後業務環節緊密關聯，一個環節出現異動，其它環節相應要做出調整，並且單個業務環節又涉及若干細化紙單。紙單設計上如果沒有很強的邏輯關聯和統一的規範，隨着紙單後面的使用和流轉，紙單的積累，管理上的問題會逐步突顯出來，屆時如再想做出改進難度就大多了。

Ø 紙單使用

紙單僅是一種單據，在使用中並沒有告訴你如何使用，做什麼，什麼時候做，在哪兒做，由誰來做，做到什麼程度等等，也就是説作業缺乏指導而易導致執行不力。同時，紙單管理對操作人員的要求不高，基本不受外部環境影響，操作人員可以很方便地修改紙單上的信息數據，乃至於紙單更改的面目全非，這對紙單的準確性、時效性等都產生不利的影響。

Ø 紙單流轉

紙單的傳遞易受外界情況的影響，且更多依賴於人員使用的情況。紙單在流轉過程中，易出現信息遺漏，數據缺失等等情況，紙單的堆砌，延後補單的現象也屢屢發生，紙單流轉速度的緩慢和不規範，很容易造成業務流轉中的堵塞，增加過程管控的難度，影響最終產品的生產交付進度。

Ø 紙單存儲

紙單存儲主要是紙單的歸類存檔，前面已經談過，紙單的種類和數量龐大繁雜，如果不能對紙單進行有效的分類歸檔，堆積如山的紙單僅僅是一堆寫有數字的無用廢紙。紙質單據又極易缺失，操作人員對紙單進行的頻繁修改、查閲以及外部的環境如潮濕、浸水、明火等，都非常容易造成紙單的損壞。

Ø 紙單統計分析

紙單過程管控原本就複雜，如何在龐大繁雜的紙單中統計彙總數據、進行分析，指導以後的生產和管理對製造企業來説也是一件極其重要的事情。每到年底，對於市場運營分析、生產運營分析等各種數據彙總，常常會讓各個部門暈頭轉向，手足無措，往往造成企業高層得到的最終報表不盡詳實，甚至信息缺失，這不僅僅是管理中的一種混亂，也是對資源的一種極大浪費。

着重注重以下幾點：

1、系統設計生產環節中各個工序之間表單的數據集；

2、蒐集並分析數據的要點及難點，在設計時重點突出；

3、表單之間保持較好的繼承性及隔離性，以區分各個工序的錄入信息的獨立性。如信息系統表單設計，基於錄入數據的重複性，可以實現“一個創建者，其他單據引用”的效果，以簡化工作人員填寫表單的工作量。

作業規範只告訴你需要做這方面的工作，卻沒有明確多久做好這項工作，提交給什麼人，由哪些人來簽字等，應在相關的管理規範中進行約束。

比如五星級酒店要求客人在進入大廳到“check in”入住之間時間為30秒完成；企業銷售部要把合同中生產內容及信息在一天之內與生產部達成溝通並傳達到位，以取得生產部部長簽字；物管部要求在採購部告知貨物到場後6小時內填寫入庫單等等之類的規定，以管理的手段，讓紙單飛得更有效率。

在表單管理過程中明確以下幾點，步步跟進，保證數據的走向穩定、準確，表單的最終利用率會大大提高：

1、表單設計之初，明確我們需要哪些數據及信息；

2、表單執行之中，明確我們需要如何管理收集到的表單和數據信息；

3、表單彙總之中，明確我們需要提取哪些數據及信息。

延展諮詢結合自身在製造企業管理諮詢中多年的實踐工作和研究分析認為，有效、規範的紙單管理必須站在企業級管理層面的高度，從自身業務流程切入，釐清內部業務流轉過程，制定標準統一的規範，在信息化高速發展的今天，輔以信息化建設的手段，逐步實現“無紙化辦公”，必將會給企業管理和經營效益上帶來顯著提升，最終實現紙單由“漫天飛舞”向“飛速流轉”的轉變。