系統原理

系統是普遍存在的，它既可以應用於自然和社會事件，又可應用於大小單位組織的人際關係之中。因此，我們可以把任何一個管理對象都看成是特定的系統。組織管理者要實現管理的有效性，就必須對管理進行充分的系統分析，把握住管理的每一個要素及要素間的聯繫，實現系統化的管理。

管理的系統原理源於系統理論，它認為應將組織作為人造開放性系統來進行管理。它要求管理應從組織整體的系統性出發，按照系統特徵的要求從整體上把握系統運行的規律，對管理各方面的前提做系統的分析，進行系統的優化，並按照組織活動的效果和社會環境的變化，及時調整和控制組織系統的運行，最終實現組織目標，這就是管理系統原理的基本涵義。

系統就是若干相互聯繫、相互作用、相互依賴的要素結合而成的，具有一定的結構和功能，並處在一定環境下的有機整體。系統的整體具有不同於組成要素的新的性質和功能。具體來講，系統的各要素之間、要素與整體之間，以及整體與環境之間，存在着一定的有機聯繫，從而在系統的內部和外部形成一定的結構。可以講，要素、聯繫、結構、功能和環境是構成系統的基本條件。

要素是指構成系統的基本成分。要素和系統的關係，是部分與整體的關係，具有相對性。一個要素只有相對於由它和其他要素構成的系統而言，才是要素；而相對於構成它的組成部分而言，則是一個系統。

聯繫是指系統要素與要素、要素與系統、系統與環境之間的相互作用關係。一方面它表明系統內的要素處於不斷的運動之中。系統中任何一個要素的變化都會影響其它要素的變化，進而影響系統的發展。同時，要素的發展也要受到系統的制約，這是因為系統的發展是要素或部分存在和發展的前提。另一方面，作為一個整體的系統與它周圍的環境進行物質、能量和信息的交換，形成了從系統的輸入端到系統輸出端的物質流、能量流和信息流。總之，事物是在聯繫中運動，運動發展着聯繫。

結構是指系統內部各要素的排列組合方式。每一個系統都有自己特定的結構，它以自己的存在方式，規定了各個要素在系統中的地位與作用。結構是實現整體大於部分之和的關鍵，結構的變化制約着整體的發展變化，構成整體的要素間發生數量比例關係的變化，也會導致整體性能的改變。總之，系統的整體功能是由結構來實現的。

功能是指系統與外部環境在相互聯繫和作用的過程中所產生的效能。它體現了系統與外部環境之間的物質、能量和信息的交換關係。系統的功能取決於過程的秩序，如同要素的胡亂堆積不能形成一定的結構一樣，過程的混亂無序也無法形成一定功能。從本質上説，功能是由運動表現出來的。離開系統和要素之間及其外部環境之間的物質、能量和信息的交換過程便無從考察系統的功能。

環境是指系統與邊界之外進行物質、能量和信息交換的客觀事物或其總和。系統邊界將起到對系統的投入與產出進行過濾的作用，在邊界之外是系統的外部環境，它是系統存在、變化和發展的必要條件。雖然由於系統的作用，會給外部環境帶來某些變化，但更為重要的是，系統外部環境的性質和內容發生變化，往往會引起系統的性質和功能發生變化。因此，任何一個具體的系統都必須具有適應外部環境變化的功能，否則，將難以獲取生存與發展。

系統是客觀存在的，具有普遍性。從系統組成要素的性質來看，可以劃分為自然系統和人造系統。自然系統是由自然物組成的，它的特點是自然形成的，如生態系統、星際系統等；人造系統是人們出於某種目的而製造的系統，如生產系統、交通系統、商業系統、管理系統等。還有從系統與環境的聯繫程度來看，可以劃分為封閉系統和開放系統；從系統的狀態與時間的關係來看，可以劃分為靜態系統和動態系統等等。無論是何種分類的系統，它們都具有以下幾個共同的特徵：

系統的整體性又稱為系統性，通常理解為“整體大於部分之和”，這就是説，系統的功能不等於要素功能的簡單相加，而是往往要大於各個部分功能的總和。它表明要素在有機地組織成為系統時，這個系統已具有其構成要素本身所沒有的新質，其整體功能也不等於所組成要素各自的單個功能的總和。如：將建築上用鋼筋、石頭、水泥和黃沙混合起來，可以支撐高樓大廈，產生的力和作的功，比單獨存在時不知要大多少倍。

根據整體性的這一特點，我們在研究任何一個對象的時候，不能僅研究宏觀上的整體，也不能僅研究各個孤立的要素，而是應該瞭解整體是由那些要素組成的以及在宏觀上構成整體的功能。這就是説，人們在認識和改造系統時，必須從整體出發，從組成系統的各要素間的相互關係中探求系統整體的本質和規律，把握住系統的整體效應。

例如，教育管理者在分析課堂教學系統時，在找到教師和學生這兩大要素之後，必須從教師和學生、學生和學生之間的關係入手，並且還要注意到這些關係不是一成不變的。教育管理者只有把這些關係和關係的改變考慮在內，才能從整體上把握住課堂教學的性質和規律。因此，全方位地分析多個變量因素及其內在聯繫，使局部服從整體，使整體效果為最優，這應成為每一個管理者分析問題和解決問題的出發點。

任何較為複雜的系統都有一定的層次結構，其中低一級的要素是它所屬的高一級系統的有機組成部分。系統與要素、系統與環境是相對的，就自然界而言，從宇宙大系統到基本粒子系統，存在着若干層次，各層次之間又相互交叉，相互作用。從社會生活來看，公共領域和非公共領域是社會生活的兩大基本領域，以此可以把現代社會的管理劃分為公共管理和企業管理兩大類型。而在公共管理和企業管理之下，還可劃分為許多不同層次的管理子系統，這樣逐層都有着系統與要素的關係。一般而言，系統的運動能否有效，效率高低，很大程度上取決於能否分清層次。因此，研究系統的層次性對於實行有效管理具有重要的意義。當我們面臨一個複雜系統時，首先，應搞清它的系統等級，明確在哪個層次上研究該系統。其次，運用分析和綜合的方法，根據系統的實際情況把系統分為若干個層次，然後把系統的各個部分、各個方面和各種因素聯繫起來，考察系統的整體結構和功能。在此基礎上，進一步明確層次間的任務、職責和權利範圍，使各層次能夠有機地協調起來。

所謂目的性，是指系統在一定的環境下，必須具有達到最終狀態的特性，它貫穿於系統發展的全過程，並集中體現了系統發展的總傾向和趨勢。一般而言，系統的目的性與整體性是緊密聯繫在一起的，若干要素的集合，就是為了實現一定的目的，可以講，沒有目的就沒有要素的集合。因此，人們在實踐活動中首先必須確定系統應該達到的目的，以明確系統可能達到什麼樣的最終狀態，以便依據這個最終狀態來研究系統的現狀與發展。其次，實行反饋調節，使系統的發展順利導向目的。例如，企業就是以營利為目的而進行生產和服務的經濟組織，在市場經濟下，企業的生命力在於其經濟效益，因此，經濟效益的最大化是企業組織追逐的根本目標。由於經濟效益是通過企業盈利來實現和衡量的，管理者必須運用反饋控制的方法，使企業的其他目標能夠順利地服務和服從於這一總目標。

任何系統都存在於一定的環境之中，都要和環境有現實的聯繫。所謂適應性，就是指系統隨環境的改變而改變其結構和功能的能力。系統在適應性方面涉及到三種不同的情況：

第一，系統原有穩定狀態被破壞後，逐漸過渡到一個新的穩定狀態，即依靠系統本身的穩定性來適應環境的改變。如：當計劃經濟體制向市場經濟體制轉變時，無論是營利性組織，還是非營利性組織，都必須從“大而全”的封閉狀態中走出來，以適應新的經濟環境。

第二，當系統穩態被破壞後，靠系統內部或人為提供的一個特殊機制，抗拒環境的干擾，修補被破壞的因素，致使系統回到原來的穩定狀態。像大學組織在傳統上是有能力阻擋外界力量（象牙之塔）並將它們的工作環境限制在一定範圍的因素之內的。大學組織作為生命有機體一樣向前進化，它所面臨的困境是如何在適應社會的改變中保持大學的內在發育邏輯。大學組織要保持學術發展的完整性，必須具有修復功能的機制，以超穩定的形態來表明大學組織的適應性。

第三，系統由於突然的、強大的干擾，穩態結構迅速被破壞，一個新的穩定形態迅速形成。

在實際工作中運用系統原理研究、管理問題，應做到以下四點：

1．對管理的對象進行系統的分析，包括對系統要素、結構、功能、集合、聯繫、歷史等方面的分析。管理的決策和措施就是建立在系統分析基礎之上。

2．根據系統的目的性特徵，要堅持一個系統只有一個目的，其子系統要圍繞這個目的形成合力，統籌運動。

3．根據系統的整體性特徵，必須樹立全局觀點，不要孤立地看問題，局部利益服從整體利益，處理好國家、單位和個人的關係，克服本位主義及自給自足的小生產思想。

4．根據系統的層次性特徵，各個系統都應建立合理的層次結構，上一層次只管下一層次，下一層次只對上一層次負責。要求領導只做本級領導崗位職責的事，各層做好各層的事，職責分明，各司其職，各負其責。

該原則是指任何企業管理系統的正常運轉，不僅要受到系統本身條件的限制和制約，還要受到其他有關係統的影響和制約，並隨着時間、地點以及人們的不同努力程度而發生變化。

該原則的基本要求是充分發揮各要素的潛力，提高企業的整體功能，即首先要從整體功能和整體目標出發，對管理對象有一個全面的瞭解和謀劃；其次，要在整體規劃下實行明確的、必要的分工或分解；最後，在分工或分解的基礎上，建立內部橫向聯繫或協作，使系統協調配合、綜合平衡地運行。

它指的是成功的高效的管理，離不開靈敏、準確、迅速的反饋。

該原則是指在任何一個管理系統內部，管理手段、管理過程等必須構成一個連續封閉的迴路，才能形成有效的管理活動。該原則的基本精神是企業系統內各種管理機構之間，各種管理制度、方法之間，必須具有相互制約的管理，管理才能有效。