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管理幅度

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管理幅度是一名領導者直接領導的下屬人員數。任何領導人員,因受其精力、知識、經濟等條件的限制,能夠有效地領導下級人數是有限度的,超過一定限度,就不能做到具體、有效的領導。一個領導者能直接有效地領導的下屬人員數,稱為有效管理幅度。決定有效管理幅度的條件主要有: (1) 處理問題的複雜程度和工作量的大小。(2) 領導者及其下屬的素質水平。(3) 標準化水平和授權程度。 [1] 
中文名
管理幅度
別    名
管理寬度
別    名
管理跨度
性    質
管理幅度問題
解    釋
領導者直接領導的下屬的數目

管理幅度指導思想

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1、管理幅度是有限的。
2、有效管理幅度不存在一種普遍適用的固定的具體人數,其大小取決於若干基本變量,也就是影響因素。
3、組織設計的任務就是找出限制管理幅度的影響因素,根據影響因素的大小,具體確定特定企業各級各類管理組織與人員的管理幅度。

管理幅度設計因素

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對企業來説,確定管理幅度需考慮以下影響因素: [2] 
1.計劃制定的完善程度。事先有良好、完整的計劃,工作人員都明確各自的目標和任務,清楚自己應從事的業務活動,則主管人員就不必花費過多的精力和時間從事指導和糾正偏差,那麼主管人員的管轄幅度就可以大一些,管理幅度大,管理層次就相對少一些;反之,計劃不明確不具體,就會限制一個管理人員的管轄範圍,管理幅度就相對較小。
2.工作任務的複雜程度。若主管人員經常面臨的任務較複雜,解決起來較困難,並對企業活動具有較大影響,則他直接管轄的人數不宜過多;反之,可增大管理幅度。
3.企業員工的經驗和知識水平。當管理人員的自身素質較強,管理經驗豐富,在不降低效率的前提下,可適當增加其工作量,加大管理幅度;同樣,下屬人員訓練有素,工作自覺性高,也可採用較大的管理幅度,讓他們在更大程度上實行自主管理,發揮創造性。
4.完成工作任務需要的協調程度。如工作任務要求各部門或一個部門內部需要協調的程度高,則應減少管理幅度,以較為高聳的結構為宜。
5.企業信息溝通渠道的狀況。當企業溝通渠道暢通,通訊手段先進,信息傳遞及時,可加大管理幅度。

管理幅度設計方法

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管理幅度大與小各有千秋,那麼,處在一定客觀環境下的企業應如何確定具體的管理幅度呢?管理幅度設計的主要方法有以下兩種。

管理幅度經驗統計

這種方法是通過對不同類型企業的管理幅度進行抽樣調查,以調查所得的統計數據為參照,再結合企業的具體情況去確定管理幅度。

管理幅度變量測定

20世紀70年代,美國Lockhead公司對管理中依據的變量管理寬度的關係進行了研究,他們驗證了若干決定管理寬度的重要變量。
變量測定法是把影響管理幅度的各種因素作為變量,採用定性分析定量分析相結合的做法來確定管理幅度的一種方法。

管理幅度影響因素

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綜合和發揚兩種基本組織形態的優點,要求確定合理的管理層次和管理幅度。由於管理層次的多少取決於管理幅度的大小,因此後者便成了矛盾的主要方面。
在具體確立組織的管理幅度和層次時,我們只需要把握以下幾個關係:
1.在被管理人員確定的情況下,管理幅度與管理層次成反比,即管理幅度越大,則管理層次越少;反過來,管理幅度越小,則管理層次越多。
2.管理者的個人能力。這裏的管理能力的綜合表達能力強,能夠迅速地把握問題的關鍵,對下屬的請示提出恰當的指導建議,並且能夠使下屬明確地理解,從而縮短與每一位下屬接觸所佔用的時間,其管理的幅度就會擴大。
3.管理幅度與管理者的水平和管理手段的先進程度有關。管理者水平高,管理手段先進,則管理幅度可大些。否則,就可小些。
4.管理幅度與被管理對象有關。下屬的工作能力的強弱對上級的管理幅度也有着直接的影響。下屬的工作能力,能夠很快的明白上級的指令,在工作中能夠獨立地處理所遇到的困難和問題,就會減少對上級的時間的佔用。而事事向上級請示、彙報,上級觸一下動一下的下級,就必然制約上級的管理幅度。所以被管理人員素質高、責任心強,能獨立勝任工作且忠於組織,則管理幅度可大些。否則,可小些。
5.不同工作內容和性質。管理者工作性質越複雜、涉及面越廣、越不規範,,對管理者的時間、精力的佔用就越多,其管理的幅度就越小。工作的同一性越高,較容易,且規範、穩定,變化小,不需要創造性,管理者碰到同類問題的概率就越大,就可以採用程序性的方法解決,管理的幅度就可以大些,反之就要小一些。
6.管理幅度與組織法規健全與否有關。對於一個法規、程序健全的組織,幅度就可大些。
7.計劃的詳盡程度。計劃是對工作的一種事先安排。如果計劃制定得十分詳盡,下級也已經透徹地瞭解且接受,管理工作就相對容易,管理的幅度就可以大一些,反之就要小一些。
8.管理環境的穩定性。管理環境穩定,組織與環境之間的適應性工作就相對簡單,新問題比較少,經常性的問題可以按照既定的程序來解決,管理幅度就可以大些;反之,環境變化快,新問題多,管理者的時間和精力就必須用來應對出現的各種問題,管理幅度就會受到限制。 [3] 

管理幅度功能

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一般來説,管理幅度越大,人與人之間的關係就越複雜。法國數學家格雷卡耐斯研究提出:管理幅度與關係數成指數函數關係,即下屬數量按等差級數增加,則關係數按幾何級數增加。這就提示我們,一個管理者如果管理的下屬太多,就會引起復雜的人際關係。因此,一方面要把幅度控制在適度的範圍,另一方面要加強部門和人員之間的溝通。
管理幅度與層次適度還要求儘量減少幅度和層次。這樣可以避免政出多門,二可以簡化辦事程序,從而提高行政效能。前面提到,管理幅度和層次有較大的彈性,但對於公共行政組織來説,還是應儘量保持相對穩定.並用法規形式固定下來,這樣才能防止機構和人員不斷膨脹、部門之間扯皮現象發生和職責不清。
任何組織都需要解決主管人員直接指揮與監督的下屬數量問題,但在同樣獲得成功的組織中,每位主管直接管轄的下屬數量卻往往是不同的。根據孔茨和奧唐奈的介紹:美國五星上將艾森豪威爾在第二次世界大戰中任盟軍歐洲部隊最高司令官時,有三名直屬下級,而這三名下屬沒有一人有多於四名下屬的;1975年,通用汽車公司的總經理有兩名執行副總經理和一個由13名副總經理組成的小組向他直接報告工作;同年一家管理較好的運輸公司的最高主管直接領導七名主要下屬……這些事實表明。努力去確定一種適用於任何組織的管理幅度是沒有意義的,也是不可能有結果的。“有效的管理幅度受到諸多因素的影響,主要有:管理者與被管理者的工作內容、工作能力、工作環境與工作條件。

管理幅度工作能力

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主管的綜合能力、理解能力、表達能力強,則可以迅速地把握問題的關鍵,就下屬的請示提出恰當的指導建議,並使下屬明確地理解,從而可以縮短與每一位下屬在接觸中佔用的時間。同樣,如果下屬具備符合要求的能力,受過良好的系統培訓,則可以在很多問題上根據自己的符合組織要求的主見去解決,從而可以減少向上司請示、佔用上司時間的頻率。這樣,管理的幅度便可適當寬些。

管理幅度工作內容

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(1)主管所處的管理層次。主管的工作在於決策和用人。處在管理系統中的不同層次,決策與用人的比重各不相同。決策的工作量越大,主管用於指導、協調下屬的時間就越少,而越接近組織的高層,主管人員的決策職能越重要,所以其管理幅度要較中層和基層管理人員小。
(2)下屬工作的相似性。下屬從事的工作內容和性質相近,則對每人工作的指導和建議也大體相同。這種情況下,同一主管對較多下屬的指揮和監督是不會有什麼困難的。
(3)計劃的完善程度。下屬如果單純地執行計劃,且計劃本身制定得詳盡周到,下屬對計劃的目的和要求明確,那麼,主管對下屬指導所需的時間就不多;相反,如果下屬不僅要執行計劃,而且要將計劃進一步分解,或計劃本身不完善,那麼,對下屬指導、解釋的工作量就會相應增加,從而減小有效管理幅度。
(4)非管理事務的多少。主管作為組織不同層次的代表,往往必須佔用相當時間去進行一些非管理性事務。這種現象對管理幅度也會產生消極的影響。

管理幅度工作條件

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(1)助手的配備情況。如果有關下屬的所有問題,不分輕重緩急,都要主管去親自處理,那麼,必然要花費他大量的時間,他能直接領導的下屬數量也會受到進一步的限制。如果給主管準備了必要的助手,由助手去和下屬進行一般的聯絡,並直接處理一些明顯的次要問題。則可以大大減少主管的工作量,增加其管理幅度。
(2)信息手段的配備情況。掌握信息是進行管理的前提是利用先進的技術去收集、處理、傳輸信息,不僅可幫助主管更早、更全面地瞭解下屬的工作情況,從而可以及時地提出忠告和建議,而且可使下屬瞭解更多的與自己工作有關的信息,從而更能自如、自主地處理分內的事務。這顯然有利於擴大主管的管理幅度。
(3)工作地點的相近性。不同下屬的工作崗位在地理上的分散,會增加下屬與主管以及下屬之間的溝通困難,從而會影響主管直屬部下的數量。

管理幅度工作環境

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組織環境穩定與否會影響組織活動內容和政策的調整頻度與幅度。環境變化越快,變化程度越大,組織中遇到的新問題越多,下屬向上級的請示就越有必要、越經常;相反,上級能用於指導下屬工作的時間和精力卻越少,因為他必需花更多的時間去關注環境的變化,考慮應變的措施。因此,環境越不穩定,各層主管人員的管理幅度越受到限制。

管理幅度應用

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管理寬度指用來反映主管人員及其所在單位的計劃工作職能的重要性、複雜性和時間要求。 在明確了決定管理寬度的變量依據之後,該公司把這些變量按困難程度分成五級,每級規定一個權數,表示影響管轄人數的重要程度。70年代,美國洛克希德導彈與航天公司(Lockhead)對管理中依據的變量與管理寬度的關係進行了研究。他們驗證了若干決定管理寬度的重要變量。這些變量主要有以下幾方面:
1.職能的相似性
指一名主管人員領導下的各部門或人員所執行的職能的異同程度。顯然,下屬職能相似程度高,則管理寬度可較大。
2.地區的鄰近性:指一位主管人員領導下的單位或個人在地理位置上的集中或分散程度。下屬較為集中的,管理寬度可較大。
3.職能的複雜性:指要完成的任務和要管理的部門的特點和工作性質的難易程度。
4.指導與控制的工作量:它包括領導一方與被領導一方的工作能力、業務熟練程度、需要訓練的工作量、授權的多少,以及需要親自關心的程度等。
5.協調的工作量:指本單位與上級單位、同級單位之間,以及與下屬各部門之間的協調配合所需花費的精力和時間。
6.計劃的工作量
總之,管理寬度問題存在於各類、各級組織之中,它是研究和具體設計組織結構時要考慮的最基本的問題。我們知道,管理寬度的確定受許多因素的影響,但這諸方面因素影響程度的不同,決定了管理寬度的彈性是很大的,並沒有一個固定的數值。因此,這就要求處於各級主管職位的主管人員應根據本單位的具體情況,隨機制宜地考慮各種影響因素,運用各種方法,來確定自己理想的管理寬度
參考資料
  • 1.    何盛明.財經大辭典:中國財政經濟出版社,1990
  • 2.    周才堂. 管理幅度設計[J]. 經營管理者, 2000(6):27-28.
  • 3.    高梁、張多中、楊龍芳.管理學基礎:中國人民大學出版社,2014