立卷

一、立卷歸檔是本機關工作的需要。

二、立卷歸檔是社會發展的需要。做好公文立卷歸檔工作既是現行機關工作的需要，為機關工作服務，又是為黨和國家積累歷史資料，為科學研究、歷史研究服務，也是維護國家和社會歷史真實面貌的重要事業。《中華人民共和國檔案法》規定：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按規定，定期向本單位檔案機構或者檔案人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。”“機關、團體、企事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案。”

按照一定原則和方法，將已處理完畢的、有保存價值的零散文件進行系統整理並組成案卷的一項業務工作。它是文書處理程序的終點與歸宿，也是檔案館對收集和積存的零散歷史文件進行整理歸檔的一項內容。範圍：凡已辦理完畢但仍具有一定查考保存價值的本機關收發文件、電報、機關內部文件、各種記錄、表冊以及反映本機關工作的照片、錄音、錄像、影片等均需立卷。重複文件或不具有保存和查考價值的文件不必立卷。原則：保持文件之間的歷史聯繫，區分文件的不同保存價值，便於保管和利用。文件之間的聯繫主要表現是文件的來源（作者）、內容、時間和形式等方面。各種文件的保存價值因在本機關工作中所起的作用不同而不同，其保存期限也有區別，須將永久、長期、短期保存的文件分別立卷。便於保管和利用是立卷的目的和要求，也是優選立卷方法和操作處理的出發點。

立卷的方法一般是按文件的作者、名稱、所涉及的問題、時間、地點、人物以及收發文機關等特徵歸納組卷，可按其中之一種特徵組卷，也可幾種特徵結合使用。在現行機關，一般先將文件分為不同的系列，對不同類型的文件採用不同的立卷方法。如：①綜合性文件（報告、計劃、總結），可按作者立卷，或結合時間和地區等特徵立卷。②會議文件，基本上按文件的作者立卷。大型會議的文件可一會數卷，一般會議的文件可一會一卷，同一內容的幾個會議文件可合立一卷。③專題文件，可按問題結合作者來組卷，適當分級。④案件材料，通常按問題立卷。一個案件的材料應該放在一起，根據文件的聯繫、數量和保管期限，立成一卷或數卷。一般機關（司法機關除外）中的案件，如果案件材料數量很少，可將同類案件合併立卷。這類文件不分級，不分作者。⑤國民經濟計劃、統計報表、名冊、簡報，可按文件名稱立卷。⑥羣眾來信，可按問題或按地區等特徵立數卷。

立卷的組織程序，首先在立卷前制訂具體計劃，擬製本年度文件分類歸卷的條目，稱為立卷類目。它是以條款形式寫成的，每個條款包括一組文件的作者、問題與名稱，後面註明保管期限。條款的名稱就是預擬的案卷標題。其次做好平時歸卷，已收集的文件，隨時或定期按立卷類目所列有關條款歸入卷夾。最後，年終全面檢查調整，然後確定組卷。組成案卷後，對卷內文件進行系統化和案卷的技術加工，包括：卷內文件的系統排列、編寫卷內文件的頁號、填寫卷內文件目錄和卷末備考表、裝訂成卷、填寫案卷封面。