知識管理：企業檔案信息化戰略之選

《知識管理:企業檔案信息化戰略之選》內容簡介：信息化是繼工業化之後生產力發展的一個全新階段，它對經濟社會的發展乃至整個人類文明產生着巨大影響。在檔案工作中，“信息化”的作用也越來越凸顯，特別是在信息化最活躍的企業，“檔案信息化”更成為擺在企業檔案部門面前的一個重要課題。為了適應形勢的要求，近年來廣東省檔案局十分重視檔案信息化建設。2005年4月，省檔案局召開了省直和中央駐粵企業檔案信息化座談會，對我省企業檔案信息化情況進行了總結，並對今後企業檔案信息化建設提出了許多意見和要求。同年12月，省檔案局又聯合省信息產業廳召開全省檔案信息化建設工作會議，分析了全省當時檔案信息化建設的狀況，按照國家和省信息化發展規劃，結合國家檔案局有關文件要求和我省檔案工作實際，提出了我省檔案信息化建設的指導思想、基本原則和發展目標，並對全省檔案信息化工作進行了全面部署。

為了貫徹會議提出的要求，加強對企業檔案信息化問題的學術研究，為我省企業檔案信息化建設提供理論指導，省檔案局監督指導處積極行動，聯合廣東省韶關鋼鐵集團公司、南方電網廣東電網公司、廣東省高速公路有限公司等企業，同時邀請其他對本課題相關內容有過一定研究的同志參與，組成“企業檔案信息化戰略研究”課題組，於2005年正式向廣東省檔案局申報課題立項，並獲得批准和資助。經過課題組全體成員幾年的努力，課題研究的主要成果——《知識管理：企業檔案信息化戰略之選》一書的稿本已基本形成。近日，課題組負責人鍾倫清同志將書稿送我.並希望我為該書寫幾句話。 ^[1] 

導論

第一章 企業檔案信息化概略

一、信息化與企業信息化

(一)信息化

(二)企業信息化

二、檔案信息化與企業檔案信息化

(一)檔案信息化

(二)企業檔案信息化

三、企業檔案信息化現狀

(一)研究現狀

(二)實踐現狀

第二章 企業檔案信息化戰略定位——知識管理

一、知識管理與企業檔案知識管理

(一)知識管理

(二)企業檔案知識管理

二、為什麼要實行企業檔案知識管理

(一)企業管理創新的客觀要求

(二)檔案管理方式轉型的必然選擇

(三)深化檔案信息開發的必要措施

三、企業檔案知識管理的基本思路

(一)企業檔案知識管理的定位

(二)企業檔案知識管理的原則

(三)企業檔案知識管理的步驟

四、企業檔案知識管理的重點內容

(一)整合企業檔案信息資源——集成管理

(二)實現企業檔案信息增值——知識服務

(三)優化企業知識資源管理——IT平台化

(四)確保知識管理持續發展——制度安全

第三章 企業檔案信息化資源建設——集體管理

一、資源建設在企業檔案信息化中的地位

(一)資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心

(二)企業檔案是企業重要的知識和信息資源

二、企業檔案資源的構成與管理現狀

(一)企業檔案資源的基本構成

(二)企業檔案資源的管理現狀

三、企業檔案信息資源的集成管理

(一)企業檔案信息資源集成管理的含義

(二)企業檔案信息資源集成管理的主要內容

(三)企業檔案信息資源集成管理的理論依據

(四)集成管理在檔案資源建設中的適用性分析

(五)企業檔案信息資源集成管理實施策略

四、資源建設的成果刑事與主體措施

(一)企業檔案信息化資源建設的成果形式

(二)企業檔案信息化資源建設的主要措施

第四章 企業檔案信息化服務——知識服務

一、檔案知識服務簡述

(一)檔案知識服務的特性

(二)檔案知識服務的原則

二、知識服務在企業檔案信息化中的適用性分析

(一)知識服務是企業檔案信息化發展的必然選擇

(二)企業檔案信息化為知識服務提供了技術條件

(三)企業數字檔案館建設為知識服務提供了平台

(四)網絡環境的檔案信息資源適用於知識服務

三、企業檔案知識服務體系目標分解

(一)建立以人為本的知識服務理念

(二)建立檔案信息共享的知識服務體系

(三)樹立體現企業文化核心的知識服務理念

(四)建立檔案知識服務專題數據庫

四、基於企業信息化的檔案知識服務體系構建

(一)檔案知識服務體系構建面臨的問題

(二)企業檔案知識服務體系建設

(三)企業檔案知識服務方式

(四)檔案知識服務體系構建對人才的需求

(五)企業檔案知識服務展望

第五章 企業檔案信息化的測評

一、企業檔案信息化測評體系的建立

(一)企業檔案信息化測評的目標

(二)企業檔案信息化指標體系的設計原則

二、企業檔案信息化指標構成方案

(一)企業檔案信息化指標

(二)企業檔案信息化指標計算方法

三、企業檔案信息化測評體系的組織和應用

(一)企業檔案信息化測評步驟

(二)企業檔案信息化測評組織流程

附錄A 企業檔案信息化案例

附錄A1 廣東省韶關鋼鐵集團有限公司檔案信息化案例

附錄A2 南方電網廣東電網公司檔案信息化案例

附錄A3 廣東廣清高速公路北段有限公司檔案信息化案例

附錄B 企業檔案信息化現狀調查

附錄B1 企業檔案信息化現狀調查問卷

附錄B2 企業檔案信息化現狀調查問卷數據分類統計

附錄B3 企業檔案信息化現狀調查問卷分析報告

參考文獻

後記

文檔即知識，這些知識的產生可以説發生在每時、每刻、每個人身上，我們可以隨手就可以記錄下來，當我們想找到他們的時候，能夠快速準確的找到。大部分管理軟件的文檔管理功能是菜單化、單獨上傳文檔、進行歸類存儲的方式，這種方式只能保存文檔本身，但不能記錄文檔的產生原因和過程，並且文檔的版本混亂。

領度企業執行與溝通平台在做文檔管理功能時，不僅僅採用菜單化模式提供上傳文檔的方式，而是在工作彙報時同步進行文檔管理，即無論因任何工作彙報中上傳的附件，都將按“項目——任務——事件”的位置編號方式自動歸檔在文檔庫中。位置編號的方式記錄了文檔的產生的完整過程：人、時間、事情，點擊文檔編號的時候不僅能夠下載到文檔，而且能查看到完整的文檔上下文關係，因此能夠保留這些知識及產生知識的過程。文檔分類管理不但可以按項目、用户、羣組進行分類，還可以加“標籤”整體管理這些文檔，形成企業知識庫。Linkwedo文檔管理具有如下特點：

在Linkwedo文檔管理系統中，呈現豐富的文檔信息：文檔名稱，文檔所有者，文檔上傳時間、文檔位置編號等信息，這些信息都是在我們日常工作彙報中上傳文檔過程中自動記錄下來。每上傳一份文檔，生成文檔編號呈現文檔的位置：通過文檔的位置（如P6-T28-E349）可以看出該文檔是在屬於哪個項目，屬於哪個任務，是屬於任務創建時上傳，還是執行任務彙報工作中上傳，清晰的將文檔進行歸檔管理。

文檔是需要嚴謹管理的，所以在每次上傳文檔的時候就可以設置文檔的查看權限，文檔的查看有五種權限：包含完全公開、項目參與人員可見、任務參與人員可見、事件參與者可見、私人文檔，設置定文檔的保密級別，以此限定文檔查看人員的範圍，有效的保護文檔。

你是否想知道你上傳的文檔是否被下載過？被哪些人下載過？在Linkwedo文檔系統中，當文檔被查看過，自動記錄下來文檔被查看次數、查看時間、查看者姓名等信息，將以上信息直觀呈現給用户，方便用户掌握文檔是否被關注過，以及被哪些用户查看過。

在Linkwedo文檔系統中，不僅可以下載文檔，查看文檔內容，還可以瞭解文檔的產生過程或所得到的評論。通過點擊位置編號，可以進入到該文檔的事件中查看到所需要了解的細節，可直接查看到文檔產生的過程，瞭解前因後果，即使文檔上傳者已經離職，也能夠根據記錄全面的還原場景，準確判斷文檔的版本。

將文檔按不同屬性分類，如按部門用户分類、按部門項目分類、按羣組分類、按時間分類，通過對文檔的分類能夠快速找到需要的文檔。

提供從全局查看文檔的數據信息，如個人所有權限查看的文檔數、個人上傳的文檔數等。

為文檔添加標籤，按標籤管理文檔，形成企業的知識庫。

支持模糊搜索功能，輸入文檔部分名稱可以搜索到文檔。