當前文件

有些文件格式被設計用於存儲特殊的數據，例如：圖像文件中的JPEG文件格式僅用於存儲靜態的圖像，而GIF ^[1]  既可以存儲靜態圖像，也可以存儲簡單動畫；Quicktime格式則可以存儲多種不同的媒體類型。文本類的文件有：text文件一般僅存儲簡單沒有格式的ASCII或Unicode的文本；HTML文件則可以存儲帶有格式的文本；PDF格式則可以存儲內容豐富的，圖文並茂的文本。 同一個文件格式，用不同的程序處理可能產生截然不同的結果。例如Word文件，用MicrosoftWord觀看的時候，可以看到文本的內容，而以無格式方式在音樂播放軟件中播放，產生的則是噪聲。一種文件格式對某些軟件會產生有意義的結果，對另一些軟件來看，就像是毫無用途的數字垃圾。

許多文件格式都有公開的、不同程度規範或者建議的格式。這些規範或者建議描述了數據如何編碼，如何排列。有時也規定了是否需要特定的電腦程序讀取或處理。有兩種情況下，文件格式沒有公開。第一種情況是：開發者將文件格式視作商業秘密不願公開；第二種情況是：開發者不願或花去很少的時間用於規範文檔。

需要注意的是，使用不公開的文件格式可能會帶來額外的成本。要了解這類文件格式或者需要通過對獲得的文件進行逆向工程，或者通過向開發者付費來獲得文件的格式。第二種方式中往往還需要與開發者簽訂不擴散協議。不論怎樣兩種方式都是費時，費錢的。

用擴展名識別文件格式的方式最先在數字設備公司的CP/M操作系統被採用。而後又被DOS和Windows操作系統採用。擴展名是指文件名中，最後一個點（.）號後的字母序列。例如，HTML文件通過.htm或.html擴展名識別；GIF圖形文件用.gif擴展名識別。在早期的FAT文件系統中，擴展名限制只能是三個字符，因此儘管現在絕大多數的操作系統已不再有此限制，許多文件格式至今仍然採用三個字符作擴展名。因為沒有一個正式的擴展名命名標準，所以，有些文件格式可能會採用相同的擴展名，出現這樣的情況就會使操作系統錯誤地識別文件格式，同時也給用户造成困惑。

擴展名方式的一個特點是，更改文件擴展名會導致系統誤判文件格式。例如，將filename.html簡單改名為filename.txt會使系統誤將HTML文件識別為純文本格式。儘管一些熟練的用户可以利用這個特點，但普通用户很容易在改名時發生錯誤，而使得文件變得無法使用。因此，現代的有些操作系統管理程序，例如WindowsExplorer加入了限制向用户顯示文件擴展名的功能。