版式文檔的特點是版面固定、不跑版，即所見即所得（What you see is what you get,），使電子文檔在使用過程中，呈現效果不因軟硬件環境、操作者的變化而變化，在版式、版面、字體、字號等方面與紙質文件保持完全一致。版式文檔格式的特點使它成為電子文檔發佈、數字化信息傳播和存檔的理想文檔格式。越來越多的電子圖書、產品説明、公司文告、網絡資料、電子郵件開始使用版式文檔，在國外，Adobe公司的PDF版式文檔格式已成為數字化信息事實上的一個工業標準。版式軟件是指用於操作版式文檔的系列軟件。