檔案管理制度

合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護自身的合法權益而採取的必要手段。通過對合同的檔案管理，可以完整保存與合同相關的證據材料，如果有糾紛一旦發生，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護單位的權益。

其主要內容包括:檔案的期限、檔案的管理部門、合同檔案的歸檔與借閲、檔案利用、檔案管理責任等。

為進一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規範化、制度化、科學化，特制定合同檔案管理制度。

合同檔案除具有一般檔案共性外，還具有以下3個獨有的特點。

突出的依據憑證性

依據憑證性，是合同檔案最突出也是重要的特點，意思是説依法訂立的合同對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權利義務的轉讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地依據合同檔案，否則，就要承擔由此產生的法律後果。由於具有這一作用，在市場經濟體制下，合同檔案是維護當事人合法權益的最直接、最有效的手段之一。這點特點需要引起廣大經營者、管理部門以及檔案工作者的重視。

形式與內容的規範性程序較高

合同要對當事人有法律的約束力，其自身必須具備法律規定的許可性，即對於合同本身是否具有法律效力，法律規定了特定的形式，不具備法律所要求的特定形式，該合同就不具有法律效力，視為無效合同。

在訴訟中，要證明一個合同法律效力的成立，就應當以法律要求的特定形式去加以證明。而在合同檔案管理工作中經常發生的“證據滅失”問題，原因正是對合同形式與內容的規範性要求不甚瞭解，以致在收集、保管過程中缺失了合同檔案的若干組成部分，造成合同檔案法律效力的部分乃至全部的喪失，導致當事人合法權益受到損害。

時效性強

時效是一個法律術語，指時間在法律上的效力。時間本身就是一種法律事實，能夠引起一定的法律後果。《合同法》《民法》等許多相關法律對在合同的要約、承諾、履行以及爭議解決各個不同階段內合同的效力以及當事人各種權力、義務的存在與消滅等均有所規定，可以説時效性特徵貫穿於合同始終。

1、合同檔案管理實行網絡管理體系，由公司合同管理組集中統一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。

2、合同管理組負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，並負責監督指導各業務分公司、各部門的合同管理工作。

3、各業務分公司、各部門應分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，並確定一名專門人員負責合同文檔管理。