檔案室

大中型機關一般都設有檔案機構，管理本單位形成的檔案，但機構的名稱不盡相同。在歐美一些國家稱登記室，如德國人J.von 拉明根著的《登記室及其機構和管理》(1571)、德國的早期檔案刊物《檔案館學和登記室學》(1806)、美國人T.R.謝倫伯格著的《現代檔案—原則與技術》(1956)，都使用了登記室的概念。國際檔案理事會組織編纂的 《檔案術語詞典》 (1984)收錄了“登記室”(registry)詞條，定義為：“機關、團體、組織中負責形成、管理和保存現行案卷、文件和半現行文件的部門。” 蘇聯在各部和其他各主管部門 、組織、企業，在中央和地方蘇維埃與工會委員會、合作社聯合組織及其他社會組織中，都建立有檔案室，統稱機關檔案室。在中國，宋代各級國家機關普遍設立架閣庫，金、元、明、清均沿襲宋制，亦設架閣庫，具有機關檔案室的性質。中華民國時期開始把管理本機關檔案的機構稱為檔案室。當代中國在大多數機關、團體、企業、事業單位中都設有檔案室。

1、檔案室是機關的內部組織機構；

2、檔案室是保存檔案的過渡性機構；

3、檔案室的主要任務是服務於本機關，檔案室檔案的來源侷限於本機關，館藏檔案構成具有單一性。 ^[3] 

主要表現在兩個方面：

一方面，檔案室是機關內具有參謀和諮詢作用的部門，它是機關工作的助手，為機關管理和機關職能活動提供必要的檔案信息支持。

另一方面，檔案室是全國檔案工作的基礎。機關檔案室是國家檔案不斷補充的源泉，國家檔案的完整程度和連續積累，首先決定於檔案室；在全國檔案工作的組織體系中，檔案室是檔案形成後首先提供利用，並且大量發揮現實作用的陣地；檔案室是先期保管具有長遠價值檔案的過渡性機構，它為檔案館工作創造條件。 ^[3] 

檔案室在各單位中的地位，既不是凌駕於各業務部門之上的特殊地位，也不是處在可有可無的低微地位，而是處在單位辦公室（秘書科）內的與各業務部門有密切聯繫的地位。有的檔案室是獨立的職能部門，處在與各業務部門同等的地位。但是，它不同於直接從事物質生產的部門，而是為生產部門提供條件的後勤部門；它不同於履行單位主要職能的部門，而是為職能部門服務的輔助部門；它不同於直接創造精神財富的部門，而是精神財富的儲存保管部門。因此，不能把檔案室的地位提得過高，也不能把檔案室的地位放得過低。過高了，不符合實際情況；過低了，不利於檔案工作的開展。要正確認識檔案室工作是單位各項工作中不可缺少的環節，把檔案室放在適當的應有的地位上。 ^[4] 

檔案室工作，是為了集中統一管理單位在工作活動中形成的全部檔案而建立起來的一項專門業務。《檔案法》、《機關檔案工作條例》和《機關檔案工作業務建設規範》，對檔案室的任務都作了明確規定，其基本任務有五個方面：

1、貫徹執行黨和國家檔案工作的法律、法規和方針政策，建立健全檔案工作的各項規章制度。檔案室是國家檔案事業的基層組織，必須遵守黨和國家關於檔案工作的法律、法規和方針政策，依法從事本單位的檔案工作，這是做好檔案室工作的基本前提。同時，為了貫徹執行檔案工作法律、法規和方針政策，檔案室還應該採取一系列有效的措施，建立健全本單位檔案工作的規章制度，使本單位的檔案工作有章可循，從而將本單位的檔案工作納入國家檔案事業法治建設的軌道，這是開展檔案室工作的基本保證。

2、對本單位各部門形成的文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作監督和指導。檔案室的檔案，來源於本單位文書部門和業務部門，案卷質量的高低，與文書部門和業務部門有直接關係。為使本單位文書部門和業務部門的文件材料的形成、積累、歸檔工作符合檔案工作的要求，檔案室應對本單位各部門形成的文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進行監督指導，以保證歸檔案卷的質量，這是國家賦予檔案室的權力。

3、集中統一管理本單位各種門類和載體的檔案，積極提供利用。檔案室應該是集中統一管理本單位全部檔案的信息中心。因此，要創造良好的基礎和物質條件，確保檔案的完整與安全。管理是手段，利用是目的。檔案室工作的根本目的，就是充分發揮檔案的作用，為單位領導決策和各項工作服務。檔案室工作是否有效，是從利用工作表現出來的。利用工作的好壞，直接影響檔案室的發展，影響單位工作效益的提高。如果檔案室只起“一把鎖”的作用，就得不到領導和業務人員的重視與支持。檔案室要根據本單位工作利用檔案的特點，編制各種檢索工具和參考資料，開展各種利用工作，變被動服務為主動服務。

4、對所屬單位的檔案工作進行監督和指導。按照檔案工作統一領導、分級管理的原則，各專業主管機關的檔案部門，除管理好本單位的檔案外，還應負責對所屬單位和本專業的檔案工作進行監督和指導。

5、依法向檔案館移交檔案。《檔案法》第十一條明確規定“機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案。”檔案室保存的檔案，一方面，它是本單位形成的，對本單位有用，要在本單位保存；另一方面，它又是國家的，對國家各項工作有用，又需要移交給國家檔案館保存，在更大的範圍為社會各方面當前和長遠的需要服務。按照《機關檔案工作條例規定》，“省級以上機關應將永久保存的檔案在本機關保存二十年左右；省轄市（州、盟）和縣級以下機關應將永久、長期保存的檔案在本機關保存十年左右，連同目錄數據庫軟盤、案卷目錄（一式三份）和有關的檢索工具、參考資料，一併向有關的檔案館移交。一個機關的全部檔案是不可分割的整體，應統一向一個檔案館移交。” 檔案室不僅要按照移交範圍向檔案館移交檔案，而且移交的檔案要符合一定的質量要求。在移交前，要根據檔案館接收檔案的要求，進行以下方面的工作：

①根據國家檔案局制訂的檔案保管期限表，對本單位保存的應該移交的檔案進行鑑定，確定移交範圍；

②對應移交的檔案進行質量檢查，對不符合要求的案卷進行必要的加工調整；

③對發現遺缺未歸檔的文件材料要進行收齊補充；

④對案卷內字跡褪色洇化的材料要進行登記修復；

⑤修改或重新編制檢索工具和有關的參考資料。

準備工作做好後，經過檔案館驗收，認為合格，雙方辦理交接手續。

6、辦理領導交辦的其它有關的檔案業務工作。 ^[5] 

我國檔案室的數量大、分佈廣、類型複雜。

普通檔案室通常也稱機關檔案室、文書檔案室，它主要負責管理機關的黨、政、工、團文書檔案。這種檔案在全國數量最多、設置最為普遍。黨政機關、團體、學校等單位的檔案室都屬於這一類。

科技檔案室是指保管科技檔案（一般也管理科技資料）的專門檔案機構。在工廠、設計院、科學技術研究院等單位一般都設有科技檔案室。科技檔案室主要是為本單位生產和科研服務，同時，在確保國家機密技術信息安全的前提下，也應即時組織科技檔案情報的交流，對外實行有償服務，為技術轉讓提供檔案資料。

專門管理影片、錄音帶、錄像帶、唱片、照片等特殊載體的檔案室。在電影製片廠、電視製作中心、新聞攝影部門、圖片社、唱片公司、廣播電台等部門，一般都設有管理某些或某一種類音像檔案的檔案室。

機關人事部門設立的專門管理職工的履歷自傳、考核、獎懲、任免、職稱、學位、工資、級別、離休、退休、退職等個人材料的檔案室。由於人事檔案自身的特殊性，一般與其他各類檔案分開管理。

指企業事業單位建立的綜合性檔案保管機構，統管本單位形成的各種類型的檔案。綜合檔案室是企事業單位檔案機構設置的一個發展趨勢，它有利於加強本單位檔案工作的統一管理，便於綜合開發和利用檔案信息資源，也符合機構精簡原則。

同一地區，特別是在同一市鎮內的一些機關聯合起來設立一個檔案機構，負責保存和管理這些機關形成的檔案，這種機構通常就是聯合檔案室，或稱為檔案服務中心。

一些大型企業、事業單位建立的統一管理檔案、圖書、情報、資料的機構，實行信息資源一體化管理，為本單位綜合利用信息服務。 ^[1]