機關檔案工作條例

（1983年4月28日 中共中央辦公廳、國務院辦公廳發佈）

第一條　根據中共中央、國務院有關檔案工作的決定和指示，為加強各級黨、政、軍機關和人民團體（以下統稱機關）檔案的科學管理，更好地為機關工作服務，特制訂本條例。

第二條　機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。

第三條　各機關在工作活動中形成的全部檔案均由本機關檔案部門集中統一管理。

第四條　機關檔案部門的基本任務是：

（一）對本機關文書部門或業務部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監督；

（二）負責管理本機關的全部檔案，積極提供利用，為機關各項工作服務，併為黨和國家積累檔案史料；

（三）中央和地方專業主管機關的檔案部門，應根據本專業的管理體制，負責對本系統和直屬單位的檔案工作進行指導、監督與檢查。

第五條　機關檔案部門必須貫徹執行黨和國家的保密、保衞制度，確保檔案和檔案機密的安全。

第六條　機關必須建立檔案工作，成立相應的檔案工作機構。不需要建立檔案機構的機關，應配備專職或兼職的檔案人員。機關檔案部門受辦公廳（室）領導。

第七條　各級機關檔案部門的業務工作受同級和上級檔案業務管理機關的指導、監督與檢查。

對駐在地方的上級直屬單位的檔案工作，實行以專業主管機關為主、地方檔案管理機關為輔的管理體制。

第八條　各機關應為檔案部門配備政治上可靠、具有高中或高中以上文化水平和一定專業知識、能夠勝任工作的相應數量的幹部。

第九條　檔案幹部要努力學習馬克思列寧主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，認真執行黨和國家的方針、政策，熱愛檔案事業，刻苦鑽研業務，努力提高政治思想、科學文化和檔案業務水平，以保證工作任務的順利完成。

第十條　檔案幹部應相對穩定。對有業務職稱的檔案幹部，在調離檔案部門時，應徵得授予職稱的檔案業務管理機關的同意。（編者注：因評定業務職稱已改為專業職務聘任制，此條已不適用）

第十一條　機關應建立、健全文件材料的歸檔制度。凡機關工作活動中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團以及人事、保衞、財會等工作中形成的文件材料），均由文書部門或業務部門進行整理、立卷，並定期向檔案部門歸檔。機關領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料應及時交有關部門整理、立卷。

第十二條　機關檔案部門接收的檔案，應符合下列要求：

（一）應歸檔的文件材料齊全、完整；

（二）文件和電報按其內容的聯繫，合併整理、立卷；

（三）歸檔的文件材料，保持它們之間的歷史聯繫，區分保存價值，分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便於保管和利用。

第十三條　機關文書部門或業務部門一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據移交目錄清點核對，並履行簽字手續。

第十四條　一個機關在工作活動中形成的全部檔案，應在文書或業務部門立卷的基礎上，按照一定的要求進行分類、加工整理和保管。

第十五條　機關檔案部門應建立檔案的統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計，並按照規定向檔案業務管理機關報送檔案工作基本情況統計表。

第十六條　機關檔案部門應根據國家的有關規定，編制本機關或本專業系統的《檔案材料保管期限表》，經機關領導人批准後執行，並報同級檔案業務管理機關備案。

第十七條　機關應定期對已超過保管期限的檔案進行鑑定。鑑定檔案必須在機關辦公廳（室）主任的主持下，由檔案部門和有關業務部門組成鑑定小組共同進行。鑑定工作結束後，應提出工作報告，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經機關領導人批准後銷燬。

第十八條　機關銷燬檔案，應指定兩人負責監銷，防止檔案遺失和泄密。監銷人要在銷燬清冊上簽字。

第十九條　機關的檔案庫房應該堅固，併力求逐步做到有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高温等設施。要定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質的檔案應及時修補、複製或作其他技術處理。

第二十條　機關檔案部門應根據工作需要，編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案文件彙集和各種參考資料，積極主動地開展檔案的利用工作，為機關各項工作服務，並注意掌握檔案的利用效果。

第二十一條　機關檔案部門應建立檔案的借閲制度，根據檔案的機密程度，確定不同的利用範圍，規定不同的審批手續。

機關檔案部門保管的檔案，是現行檔案，主要供本機關和上級主管機關使用，不屬於開放範圍。對外提供利用需經上級主管機關批准。

第二十二條　省級以上黨、政領導機關的重要檔案，根據需要和可能可多保存一套重份或複印件，以保證檔案的安全和方便利用。

第二十三條　機關應根據需要和可能，採用先進技術設備，逐步實現檔案管理的科學化、現代化。

第二十四條　檔案保管人員調動工作時，應在離職前辦好交接手續。

第二十五條　省級以上機關應將永久保存的檔案在本機關保存二十年左右；省轄市（州、盟）和縣級以下機關應將永久、長期保存的檔案在本機關保存十年左右，連同案卷目錄（一式三份）和有關的檢索工具、參考資料，一併向有關的檔案館移交。一個機關的全部檔案是不可分割的整體，應統一向一個檔案館移交。

第二十六條　機關撤銷或合併必須將本機關的全部檔案進行認真整理，妥善保管，不得分散，並按下列辦法進行處理：

（一）撤銷機關的檔案，應向有關的檔案館進行移交或由有關主管機關代管；

（二）機關撤銷，業務分別劃歸幾個機關的，其檔案材料不得分散，可由其中一個機關代管或向有關的檔案館移交；

（三）一個機關併入另一個機關或幾個機關合併為一個新的機關，其檔案材料應移交給合併後的機關代管或向有關的檔案館移交；

（四）一個機關內一部分業務或者一個部門劃給另一個機關接收，其檔案材料不得帶入接收機關，如果接收機關需要利用，可以借閲或者複製；

（五）機關撤銷或者合併時，沒有處理完畢的文件材料，可以移交給新的機關繼續處理，並作為新的機關的檔案加以保存；

（六）一個機關改變了領導關係，在其工作活動中形成的全部檔案仍屬原來的全宗，實行集中統一管理。

第二十七條　各種臨時工作機構撤銷時，其檔案應向有關的主管機關或檔案館移交。

第二十八條　機關可根據本條例規定的原則，結合本機關的具體情況，制定具體實施辦法。

第二十九條　企業、事業單位的檔案工作應參照本條例執行，其中科學技術檔案工作應按《科學技術檔案工作條例》辦理。

第三十條　本條例自發布之日起施行。 ^[1] 

《機關檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）第六條規定：“機關必須建立檔案工作，成立相應的檔案工作機構。不需要建立檔案機構的機關，應配備專職或兼職的檔案人員。機關檔案部門受辦公廳(室) 領導。”第十七條規定：“機關應定期對已超過保管期限的檔案進行鑑定。鑑定檔案必須在機關辦公廳(室)主任的主持下，由檔案部門和有關業務部門組成鑑定小組共同進行。”按照《條例》要求，機關應當成立由辦公廳（室）領導的檔案工作機構，並組成鑑定小組開展檔案期滿鑑定、銷燬工作。

從實踐中看，機關檔案工作組織機構方面主要存在如下幾個問題：

一是缺乏頂層協調機制。檔案信息化、解密劃控等工作單靠檔案部門甚至辦公廳（室）無法實施，需要各部門相互配合、分工協作。

二是機構要求存在盲區。《條例》規定不需要建立檔案機構的機關應配備專職或兼職的檔案人員，但對此情況下檔案人員所在機構沒有作出要求。由此產生的問題之一是《中華人民共和國檔案法》及《條例》規定的、由機構承擔的權責無法承載；問題之二是由於沒有明確機構，檔案工作職責無所依附，檔案工作職責很難有效履行。

三是缺少檔案工作網絡。機關檔案工作是文書工作的自然延續，涉及機關每個部門、每位工作人員，因而需要形成合理有效的工作機制，由相關人員組成機關檔案工作網絡，開展日常檔案工作。

由此，《規定》要求建立檔案工作協調機制、確定機關檔案部門、組成檔案工作網絡，形成了較為合理的決策、管理、執行三級組織架構。其中，檔案工作協調機制由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳（室）（或承擔該職能的其他綜合辦事機構）及相關部門負責人組成，負責協調處理本機關、本系統檔案工作重大事務和重要事項；機關檔案部門有兩種形式：一是由機關按照《中華人民共和國檔案法》及《條例》等設立檔案工作機構，二是不具備設立條件的機關，應當指定檔案工作負責部門，且檔案工作負責部門的名稱應當反映檔案工作屬性，比如檔案機要處、信息檔案處等；檔案工作網絡以機關檔案部門為中心，由專職檔案工作人員和機關文書或業務部門指定人員組成。

需要指出的是，檔案工作協調機制、檔案工作網絡是從實踐中總結出來的、行之有效的經驗做法，也是應對新形勢下機關檔案工作新挑戰、新要求的重要舉措，機關檔案工作可以由此拓展到機關各個部門、各個崗位，迴歸機關檔案工作的本意。不過，檔案工作協調機制、檔案工作網絡是對工作機制的描述，並非實體意義上的機構形式，因而需要各機關在檔案管理的基本制度中予以明確，並根據實際情況採取適當的實現方式。比如，檔案工作協調機制可以以領導小組、聯席會議等多種形式開展。此外，對於鑑定小組的設置，《規定》延續了《條例》的做法，並要求鑑定小組應當在檔案工作協調機制下開展工作。

《規定》對辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數量較少的多個機關的檔案機構設置，提出了建設性要求。規定經同級檔案行政管理部門同意，“可以成立聯合檔案工作機構，對相應機關的檔案進行集中管理”，為文件中心、聯合檔案室等機構設置等提供了有效依據。

同組織機構問題一樣，檔案工作人員配備等問題也是長期以來制約機關檔案工作發展的重要難題。為此，《規定》從人員配備、職業要求、崗位職責、權益保護等方面對檔案工作人員提出了要求。

第一，在人員配備方面。《規定》要求，機關應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，承擔機關檔案業務工作。對於縣級或形成檔案數量較少的機關，可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數量的專（兼）職檔案工作人員。同以往習慣於以檔案數量對應檔案工作人員不同，《規定》提出按照工作量對檔案工作人員進行匹配，希望引導檔案工作人員全面開展收集、整理、保管、鑑定、開發、移交等各項工作，同時各顯其能，在檔案信息化、檔案深度開發等方面積極努力，取得成績，使檔案工作人員配備與檔案工作成效形成良性循環，逐步解決檔案工作人員短缺問題。為配合檔案工作人員工作，《規定》提出機關文書或業務部門應當指定人員，承擔相應部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。

第二，在職業要求方面。《規定》要求檔案工作人員應當政治可靠、遵紀守法、忠於職守，具備勝任崗位要求的工作能力。同時，特別強調“檔案工作人員應當為機關正式在編人員”，“具備檔案管理、信息管理等相關知識背景，並定期參加業務培訓。不具備前述知識背景的檔案工作人員，應當經過相關專業知識和技能培訓”。這為檔案工作人員設置了基本的身份和專業要求。設置身份要求是為了保證檔案工作人員能在機關制度等正常約束下開展工作，切實保障檔案安全。設置專業要求則是順應檔案工作專業化、信息化的發展趨勢，讓具備專業背景或專業知識的檔案工作人員從事專業的檔案工作，並要求通過培訓保證檔案工作人員的專業知識不斷更新、專業技能不斷強化。需要説明的是，為使檔案人才培養更加符合成長規律，《規定》沒有對檔案工作人員的流動提出限制要求。

第三，在崗位職責方面。檔案工作人員的崗位職責貫穿於檔案管理的各個流程，《規定》主要在第四章進行了明確。在本章中，《規定》特別強調“檔案工作人員調離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續”，保證檔案工作職責的履行有始有終、銜接有序，避免出現因為人員工作調整造成崗位職責無法有效履行的情況。

第四，在權益保護方面。《規定》在第四章、第六章提出，“機關應當為檔案工作人員配備勞動保護用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質損害健康”，並且要求檔案工作人員“從事專（兼）職檔案工作滿15年的”，由縣級以上檔案行政管理部門單獨或聯合有關部門，或由本單位給予表彰獎勵。以此為檔案工作人員開展檔案工作提供了基本勞動保障，並以表彰的形式予以鼓勵。

《規定》明確了機關檔案工作的8項基本任務，即遵章建制、規劃實施、監督指導、檔案管理、信息化建設、檔案移交、培訓宣教和獎懲建議。

同《中華人民共和國檔案法實施辦法》及《條例》相比，《規定》對基本任務進行了豐富、優化。主要體現在：一是增加基本制度備案要求。提出機關要將“規範本單位、本系統檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案”，將檔案行政管理部門監督、指導和檢查前置，保證機關檔案基本制度符合法律法規和方針政策規定。檔案管理的基本制度指的是各機關制定的、規定本單位或本系統檔案工作體制機制、機構人員、職責分工，以及基礎設施、檔案管理、信息化建設等基本內容的綜合性規範。二是優化監督指導職責。《規定》將監督和指導範圍由文件材料的歸檔工作拓展到“形成、積累和歸檔工作”，同時將監督和指導對象明確為“機關各種文件材料”，強化前端控制，從源頭提高檔案資源質量，提升檔案管理水平。需要指出的是，專業主管機關對本系統和直屬單位的監督、指導職責是對“統一領導、分級管理”體制的補充，並且不具備普遍適用意義，因此相關內容在管理體制中予以規定，並未作為基本任務。三是創設年度報告制度。《規定》明確要求機關應“接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查，執行年度報告制度”， 保證檔案行政管理部門更好地履行對機關的監督、指導和檢查職責，解決監督指導週期長、覆蓋面不足等問題。年度報告制度是指機關按照《規定》要求每年度向同級檔案行政管理部門和具備本系統監督、指導權限的上級主管機關報送上一年度執行檔案法律法規以及《規定》情況的一項制度。報告情況應當包括且不限於：檔案工作基本情況、基礎設施建設情況、檔案管理基本情況、檔案信息化建設情況等。此外，《規定》還增加了協助做好信息公開工作、統籌協調檔案信息化工作、組織開展檔案交流培訓和宣傳教育、對部門或個人提出獎懲建議等基本任務。

按照《規定》精神，上述基本任務應當主要由機關自主完成，政府購買服務方式只能輔助完成基本任務中特定的輔助性工作，主要考慮一是防範檔案外包服務可能帶來的檔案管理安全風險，二是避免過度外包服務給檔案機構、人員、庫房的設置和配備等帶來不利影響，進而影響檔案工作的長遠發展。

由此，《規定》要求按照嚴格範圍、嚴格監管、嚴格標準的“三個嚴格”理念開展機關檔案業務社會化服務，即要求“嚴格限定社會化服務範圍”，將社會化服務限於檔案整理、傳統載體檔案數字化、紙質檔案數字複製件全文識別、電子檔案管理技術支持等輔助性工作；要求“嚴格審核服務供方的信息安全保障能力和業務資質，並接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查”；要求“社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規範》（DA/T 68）規定”。對未納入《規定》社會化服務範圍的其他工作，應當遵循“法無授權不可為”原則，如果沒有進一步的明確要求，一律不得外包。 ^[2]